Projeniz için Yürüttüğü Desteği Almak İçin Beş İpucu

Proje Yöneticileri zor bir işle uğraşmaktadır. Rollerinin doğası gereği, yeni girişimler izlemek ve başarmak için etkili bir ekip kurma sorumluluğunu üstleniyorlar. Projeler, geçici ve benzersiz girişimlerin yanı sıra günlük operasyonların rutini de dahil olmak üzere bir şirkette yapılan tüm çalışmaları kapsadığından her proje yeni bir maceradır.

Gerçeklerin içinde, projelerin nasıl yenilik yaptığımızı ekleyelim; strateji ve organizasyonumuzun altyapısı ve yeteneklerini nasıl geliştirdiğimiz konusunda üst düzey liderlerin firmanın proje yöneticilerini desteklemek için ellerinden gelen her şeyi yapmaları gerektiği açıktır.

Projenin başarısını teşvik eden en önemli faktörlerden biri, etkin, angaje bir yönetici sponsorunun bulunmasıdır. Bu pozisyon, uzun zamandır endüstri çalışmalarında proje başarısı ile ilişkilendirilmiş olsa da, sponsorlukla ilgili gerçek uygulamaları açıklayan literatürün gözden geçirilmesi, organizasyonlarımızdaki sponsor rolünün varlığını ve uygulamalarını kurumsallaştırmak için uzun bir yol olduğumuzu önermektedir. Biraz bağlam uygundur. İlk olarak, sponsorun birincil sorumluluklarını gözden geçirelim.

Bir Projenin Yürütme Sponsorunun Birincil Sorumlulukları:

• Bir projenin sonucundan sorumlu olacaksınız. (Bu husus, sık sık proje yöneticisi ile paylaşılan bir sorumluluk olarak tanımlanmaktadır.)
• Projeyi onaylayın ve proje yöneticisi ve çekirdek ekip üyeleri üzerinde yetki verin.
• Kaynak ve görünürlük için proje ekibine destek olun.
• Hesap verebilirlik ve şeffaflık da dahil olmak üzere etkin takım değerlerinin varlığını ve desteklenmesini sağlayın.

• Ekibi olağandışı zorluklara karşı destekleyin.
• Proje yöneticisine koçluk yapın.
• Proje ekibini örgütsel girişim karşısında savunun.

Yürütme Sponsor Şekil Değildiğinde Neler Oluyor:

Destekleyici bir yönetici sponsorunun yokluğunda, yukarıdaki sorumlulukların hepsi, çoğunlukla bant genişliği ve politik ağırlığa sahip olmayan aşırı yüklenmiş proje yöneticisine düşüyor Bu görevleri yerine getirmek.

Etkili bir sponsorun olmayışı, başarısızlık, zamana karşı en düşük performans, maliyet ve kalite hedefleri ve artan ekip kargaşası da dahil olmak üzere ancak bunlarla sınırlı olmayan proje sorunları riskini artırmaktadır.

Basitçe belirtmek gerekirse, etkin bir yönetici sponsorunun varlığı, en önemli geçici ve özgün girişimlerimizi başarılı bir sonuca getirmenin karmaşık bir çalışması için olumlu bir fark yaratıcıdır. Rolün bariz önemi göz önüne alındığında, çoğu kuruluşun yürütme sponsorlarıyla yaptıkları çalışmaları ciddiye aldığını varsaymak mantıklı olabilir. Ne yazık ki, gerçek dünyada harcanan zaman biraz aksini gerektiriyor.

Kuruluşlarımızın Yürütme Sponsorunun Rolünü Nasıl Alırdığına Bir Bakış

Proje yönetiminde lisansüstü yönetim öğretim görevlisi olarak, büyük bir metropol alanındaki öğrencilerin işverenlerinin proje yönetimi uygulamaları hakkında düzenli olarak bilgi biriktirme şansına sahibim. . Fortune 100 şirketlerinden, küçük, girişimci girişimlere ve kâr amacı gütmeyen kuruluşlara kadar, temsil edilen kuruluşlar ekonomimizin bir kesitidir. Proje yönetimi uygulamalarının iyi belirlendiği bu çağda çoğu firmanın yürütme sponsorunun rolü konusunda olgun uygulamaları sergileyeceğini beklemek makul olsa da, gerçekte tam tersi durumdadır: .

MBA öğrencilerini yürüttüğüm sponsorluktan firmalara yaptıkları rolü hakkında yıllık resmi olmayan anket çalışmamızın birkaç bilim dışı bulgusu:

• Ortalama olarak, öğrencilerin yüzde elli- den fazlası firmalarının resmi uygulamaları olmadığını belirttiler yürütme sponsorluğu etrafında.
• Sponsorun rolü ve sorumlulukları için resmi bir eğitim veya standardize edilmiş tanıma sahip firma yoktur.
• Henüz bir öğrenci firmanın kendi yönetici sponsorlarına eğitim vermediğini rapor etmemiştir.
• Projenin başarısı için sponsorun hesap verebilirliği konusunda az tutarlı bir anlaşma var.
• Öğrenciler sponsorlarındaki performans ve destekten memnun olduklarını söyleyerek firmalarındaki proje yöneticileri ile röportaj yaparken, ankete katılanların çoğunluğu hayal kırıklığını dile getirdi.

Endüstri dernekleri ve özel danışmanlık şirketlerinden alınan daha resmi araştırmaların gözden geçirilmesi, öğrencilerin girdilerin genel geçerliliğini güçlendirir.

Ve yürütme sponsorluğunun mevcut durumu iyileştirme için yer bırakabilirken, proje yöneticilerinin girişimleriyle ilerlemeye devam etmekten başka seçeneği yoktur. Bununla birlikte, proje yöneticilerinin çok ihtiyaç duyulan yürütme desteğini almak için atabilecekleri bazı adımlar vardır.

Projeniz için İdari Destek Almak İçin Beş İpucu:

1. Sponsoru alın. Projeniz firmanız için doğrudan müşteriler için veya dolaylı olarak müşterileri desteklemek için daha etkin ve etkili iç faaliyetler yürüterek stratejik etkilere sahipse sponsoru almalısınız. Projenin önemini güçlendirmek ve yardım istemek için doğrudan müdürünüz ya da Proje Yönetim Ofisi başkanınızla birlikte çalışın. Destekleyicinin yukarıda tanımlanan rolü ve sorumluluklarını vurgulayın ve proje başarısı ile etkin sponsorluk ilişkisini ortaya çıkaran endüstri araştırmalarına işaret edin.
2. Sponsorunuzu eğitin. Rolü stratejik olarak vurgulayın, taktiksel veya isimsiz olarak vurgulayın. Çoğu yöneticiler, sorumlulukları için resmi bir eğitim ya da bağlam bulunmayan bir sponsor rolü üstlenirler. Bir yönetici yetiştirmenin biraz garip bir rolündeyken, bu kişilerin çoğu bağlamınızı ve rehberliğinizi takdir edecektir. Yönetici sponsorunuza katılırken hesap verebilirlik, değerlerin güçlendirilmesi ve ekibin korunması konuları birincil odaklanmalıdır.
3. Sponsorunuzu aktif olarak katılıp dahil edin. En iyi proje yöneticisi / yönetici sponsoru ilişkileri son derece etkileşimli. İki tarafın proje faaliyetlerini güncellemek ve acil durumları işaretlemek ve cevap vermek için net bir iletişim protokolü oluşturması önem taşır. Proje yöneticisi, yönetici sponsoru, gerçek ilgiyi göstermek ve ekip başarıları için organizasyona aktif bir amigo yönlendirici olarak görev yapmak için duruma veya takım toplantılarına zaman zaman katılmaya teşvik etmelidir.
4. Sponsorunuzdan koçluk desteği isteyin. Performansınıza yapıcı ve olumlu geribildirim ve koçluk öneren gözlemlediğinizden daha fazla deneyime sahip bir kişinin bulunması her zaman yararlıdır. Sponsorunuz, iyileştirmek için sürücünüzdeki bu girdiyi memnuniyetle karşılıyor olmanızı ve onu aldığında onu zarifçe kabul edin.
5. Büyük yayınlar için sponsoru dikkatli kullanın . Sponsorunuzu taktiksel konularda fazla fazla görmemeye ya da davranmamaya özen gösterin. Sponsorunuzun en iyi ve en iyi kullanımı, güvenli kaynaklara yardımcı olmak içindir; proje ekibinin sözcüsü olarak daha geniş yönetim grubuna hizmet ederek ve takımın temel değerlerini güçlendirmenize yardımcı olur. Proje yöneticisinin sponsoru ekip faaliyetlerine çekmeyi düşündüğü zaman saygı göstermesi gereken dengeleyici bir hareket var.

Şimdi Nihai Çerçeve:

Yönetici sponsorunun rolü, proje girişimleri için başarının bulmaca konusundaki en önemli parçalarından biridir. Başarılı proje yöneticileri bu rolün ne kadar önemli olduğunu anlar ve doğru seviyede ve yoğunlukta yönetici desteği kazanmak için çalışırlar. Sponsorun rolü yok ya da belirsizse, sizi, ekibinizi ve firmanızı başarı için desteklemek için yönetici sponsorlarınızı işe almak ve eğitmek için kendinize bırakın.