Genellikle Sıkıcı Bir Çalışma Toplantısı Nasıl Yapılır Daha Heyecanlı Toplantı

Toplantılar işin kaçınılmaz bir parçasıdır. Bilgi paylaşıyorsunuz, fikir beyin fırtınası yapıyor, çözüm üretiyor ve süreçler ve sistemler yaratıyorsunuz. Sorun şu ki, bu toplantıların çoğu acı verici derecede sıkıcı oluyor, yani katılan insanların beynleri düzeltilmiş durumda.

İnsanlar dikkat etmiyorsa ve odaklanmıyorsa, toplantı sadece herkesin vakit kaybıdır. Sıkıcı toplantıları, bir şeyler gerçekleştirmek için daha heyecanlı kılacaklarını nasıl yapabilirsiniz?

İşte 5 pratik ipucu:

1. Ban SmartPhones

Evet, bu, insanlara toplantıya gelmeden önce çocuklarını kurtların sahasına atmalarını söylemek gibidir. İnsanlar, telefonlarına sahip olmaları gerektiğinde ısrar edecekler; sonuçta bir acil durum meydana gelebilir. Evet. Üç ayda bir planlama toplantısında dünya sona erebilir, ancak olası değildir.

Günümüz teknolojisindeki sorun, önünüzde olmayan şeylere odaklanmanıza izin veriyor - toplantı. Komik olan şey, eğer insanlar toplantılarınız sırasında insanlarla yüz yüze görüştükleri zaman başkasına mesaj atacaklardı. Telefonlar masalarda kalıyor.

Telefon olmadan, toplantı sırasında iki şey olur. Halen devam etmek zorunda kalırsınız ve kesintiler diğer katılımcılar ile iletişim halinde kalır. Bu neden önemlidir? Meslektaşlarınızı tanıdığınızda toplantılarınızın daha ilginç olduğunu göreceksiniz.

Onları nasıl tanıyorsun? Onlarla konuşarak.

Telefonun olduğunda ne yapıyorsun? Yeni insanlarla konuşmuyorsun.

2. Hazırlayın, hazırlayın, hazırlayın

Başkanın veya yöneticinin geç saatlerde geleceği, gündemi olmadığı ve kanatlandığı bir toplantı sıkıcı ve sıkıcıdır. İyi hazırlanmış bir toplantı büyüleyici olabilir ve ilgi çekici olabilir. Lider bir plan ve bir amaca sahip olduğunda, toplantı daha ilginç olacaktır.

Hiçbir yön veya hedef yoksa, toplantı ilginç olmayacak.

Hazırlık işleminin diğer bir kısmı kendi becerilerini geliştiriyor. Üretken ve etkileşimli olan toplantılara gittiniz ve ilerleyip harika şeyler başarabileceğiniz gibi hissettin. Ve uykuya dalarsanız kimsenin sizi özleyemeyeceğinden ve önemli şeyleri kaçırmazsanız emin olduğunuz toplantılara katıldınız. Aradaki fark toplantıyı yapan kişidir.

Toplantılarınız sıkıcıysa aynaya bir göz atın. İyileştirmenin bir yolunu bulun. Resmi bir ders alabilirsin (İnsan Kaynakları departmanı size önerilerde bulunabilir), toplantı becerileri ile takdir eden bir iş arkadaşından geribildirim isteyebilir veya çevrimiçi bir ders alabilirsin. Sizin için bir çok yardım mevcuttur ve olağan sıkıcı toplantılarınızı daha heyecanlı hale getirmek istediğinizde çekim yapmak için bir sürü şey ücretsizdir.

3. Herkes Katılıyor

Neden herkes katılmalıdır? Eh, çünkü katılım gerekli değilse, bu konunun tümünü e-posta ile halledebilirsiniz. Cidden mi. Bilgiyi iletmek için bir grup getirmeniz gerektiğinde çok az zamanınız var.

Evet, toplu işten çıkarmalar ya da bir yöneticinin tüm gruba konuşması durumunda daha iyi geçecek tam bir şirket yeniden yapılanması gibi bazı şeyler var, ancak çoğu durumda toplantılar daima etkileşimli olmalı.

Etkileşimli ne? Bu, toplantı amacına bağlı. Beyin fırtınası yapıyorsa herkes konuşsun. Biri konuşmazsa, o kişiyi arayın. Introvertler bu tür toplantılardan hoşlanmıyabilir; toplantıları introvertler için spot koyarak yüksek baskı oluşturmamalısınız.

Ancak toplantı kültürünün herkesin bu beyin fırtınası oturumlarına katıldığından emin olması gerekir ve katılımlarının önceden gerekli olduğunu bilmeliler.

Planlama toplantısı, ya da bir hedef belirleme toplantısı ya da üç ayda bir yapılan bir rapor toplantısı ise, soru sormak ya da yorum yapmak için zaman gerekecektir. Atmosferi katılımı teşvik etmek gerekir, ancak birkaç sınırla (aşağıya bakın).

4. Herhangi birinin Hakim Etmesine İzin Vermeyin

Toplantıya liderlik ediyorsanız, en çok konuşmanız gereken doğal birşeydir.

Sizden sonra, başka birinin konuşmaya hâkim olmasını istemiyorsunuz. Bu toplantıyı sıkıcı hale getirebilir. Yorumları yönlendirmeyi ve bölgede uzman olduğunu bildiğiniz kişileri, zorlayıcı bir konuşmacı yaymak için aramayı unutmayın.

Örneğin, Jane dördüncü yorumda bulunmuş ve beşinci sınıfa geçmeye karar verince, mümkün olduğunca güzel kestiğini söyleyerek, "Teşekkürler Jane, konumunuzu biliyoruz. Karen'in ne dediğini duymak isterim. Jim ve Bob henüz konuşma şansı bulamadılar.

Bazen bir toplantı olmadan önce, ofisinizdeki Janes'le konuşmanız gerekir; bu toplantılar, bir grup olarak bir araya gelmenin fikirlerini herkesle paylaşması ve hakimiyeti altına alması durumunda toplantı olmayacaktır. başarılı. Veya toplantının hemen ardından da iyi çalışır, çünkü gerekirse taze örnekler elde edersiniz.

Bilgi ve deneyimlerini bir araya getiren bir toplantıya katılmak için vakit ayırmış olan insanlar görüşlerini konuşma ve paylaşma şansını hak ediyor. Lider olarak, toplantıyı baltalayan davranışları kontrol etmeyi öğrenebilirsiniz.

5. Hareketli Kalemleri Yapın

Hiçbir eyleme son vermeyen bir toplantı sadece zaman kaybıydı. Bu bir bilgi dökümü, bu durumda bir toplantı ilerlemenin en iyi yolu değildi. İlginç ve heyecan verici bir toplantı, insanların yapabileceği ve yapması gereken şeylerle biter; bireysel hedeflerini veya şirketin hedeflerini veya ideal olarak ikisini birden ilerletmek için. İnsanlar bir sonraki adımlarının ne olduğunu bilerek uzaklaşmazlarsa toplantı başarısız oldu.

İşlem yapılabilir öğelere ek olarak bir takip gerekiyor. Bu, ikinci bir toplantıda ya da bireysel olarak gerçekleşebilir ancak gerçekleşmesi gerekir. Eylem kalemlerinin hepsinin gösteri için olduğunu bildikleri takdirde insanlar eğlenceler.

Toplantılar heyecan için Disneyland'a yapılan gezilerin yerine geçmeyecek, ancak onları daha heyecanlı ve ilginç ve üretken hale getirebilirsiniz. Bu beş değişikliği yapın ve katıldığınız insanlar için olağan sıkıcı toplantılarınızı daha heyecan verici hale getireceksiniz. Ve bu, kuruluşunuzun başarısı için iyi bir şey.