Profesyonel Out Ofisi Sesli Mesaj Oluşturma

Yaz! Aileniz ve arkadaşlarınızla kaliteli zaman geçirmenin ve tatile gideme zamanı. Bu, sesli mesajların ve e-postaların ofis dışı durumunu yansıtacak şekilde değiştirilmesi gerektiği anlamına gelir. Müşterilere ve meslektaşlarımıza işten ayrıldığımızı bildirmek için profesyonel bir sesli mesajın ve Ofisi Olmayan E-posta otomatik yanıtının oluşturulması önemlidir.

Daha da önemlisi, iş yerindeki biriyle nasıl iletişim kuracağınız konusunda bilgi vermek gerekir.

Müşterinin uzak durması ve sizinle nasıl iletişime geçeceğini bilmemesi çok sinir bozucu olurdu. Pozisyonunuzun satış, servis veya hatta ürün geliştirmesinde olup olmadığı önemli değildir. Tüm müşteri görüşmeleri önemlidir ve profesyonel bir şekilde katılması gerekir.

E-posta ile sizinle iletişim kurmaya çalışan müşterilerin ve meslektaşların e-posta uyarısı içeriği, arayanlara selam verecek sesli mesaj içeriğiyle tutarlı olmalıdır. Outlook 2010 kullanıyorsanız ve bir Microsoft Exchange sunucusu üzerinden bağlandıysanız, önce File (Dosya) sekmesine tıklayın, ardından Automatic Replies (Otomatik Yanıtlar) simgesini tıklatın.

Bu, daha sonra, dışarıdayken bir e-posta gönderen herkese gönderilen geçici bir e-postanın oluşturulma sürecine başlar. Bu geçici iletiyi etkinleştirdiğiniz için otomatik yanıt gönderildi. Bu e-postanın oluşturulmasıyla ilgili adım adım bir adım listesi şu adresten izlenebilir: Outlook Exchange

için Office dışı e-posta Bir Microsoft Exchange sunucusu aracılığıyla bağlı değilseniz, işlem biraz farklıdır, çünkü "Otomatik Yanıtlar" Bu türdeki e-posta hesaplarında simgesi. Exchange olmayan kullanıcılar için aynı e-postayı oluşturmak için adım adım bir rehber şurada görülebilir: Diğerleri için yetersiz

Bir sonraki adım, ofisteyken sizden e-postalar gönderen herkese gönderilecek e-postanın içeriğini oluşturmaktır. Bu e-postada, ne kadar süre ofisten dışarı çıkacağınızı, yokluğunuz sırasında (uygunsa) nasıl ulaşabileceğinizi ve işyerinizde sizinle temas kuracak kişinin sizinle iletişim kurmaktan uzakta olmasını istemiyorsanız sizinle nasıl iletişim kurulabileceğini anlatmalısınız. ofis.

Örnek:

Merhaba,

E-postanız için teşekkür ederiz. Şu anda ofisteyim ve Pazartesi, Aralık 1'de geri döneceğim. Bu süre zarfında e-postaya sınırlı erişime sahip olacağım, dolayısıyla cevabım belki biraz gecikti. Anında yardıma ihtiyacınız varsa, lütfen yardımcım Barbara Colson'a bir e-posta gönderin. E-posta adresi bcolson @ xyz'dir. com.

Mutlu Bayramlar!

Shahira

Microsoft, şablonları ve burada bulunan diğer örnekleri sunar: Ofis Dışı Şablonlar ve örnekler.Ofise döndüğünüzde bu geçici iletiyi kapatmayı unutmayın; aksi halde ofise döndükten sonra sizi e-postayla gönderen herkes aynı mesajı almaya devam edecektir.

Giden e-postayı oluşturduğunuza göre, arayanlarınızın tümünü karşılıyor, benzer, tutarlı bir giden sesli mesaj hazırlamak kolaydır. E-postadaki aynı kelimeleri kullanın, yokluğunuzda kiminle iletişime geçileceğini ve ne zaman geri döndüğünüzü belirtin.

Sesli mesaj için e-posta adresinin değil, kişinin telefon numarasının verilmesi gerekir.

Örnek:

Merhaba,

Shahira Raineri'nin masasına ulaştınız. Lütfen bu mesajın tamamını dinleyin. 5 Ocak Pazartesi gününe kadar görevim dışında olacağım. Anında yardıma ihtiyacınız olursa lütfen asistanım Barb Colson'u arayınız. Telefonunun numarası 212-555-xxxx.

Geri döndüğümde sizinle konuşmayı sabırsızlıkla bekliyorum. Teşekkürler.