Başarılı Etkinlik Planlayıcılarının Organize Olma Durumu

İster kurumsal bir etkinlik planlayıcısı veya idari bir kişi olun, etkinlik planlamanın temelleri, güçlü kurumsal, iletişim ve doküman becerilerine sahip olmanızı gerektirir. Deneyim seviyeniz ne olursa olsun, misafirperverlik meraklıları bile, biraz yaratıcılık ve yol boyunca çok fazla organizasyonla şaşırtıcı bir iş etkinliği gerçekleştirebilir. Ancak, etkinlik planlamasına gelince, özellikle de kitaplarında birden fazla etkinliğe sahip olan meşgul etkinlik planlamacılarında, organize olmak, çoğu kişinin farketmesinden daha büyük bir engel olabilir.

Etkinlik Planlamacıları Nasıl Düzenlenir Yapılırlar?

Organizasyon, birçok etkinlik planlayıcısının başarıya ulaşmada çok önemli anahtarlardan biridir. Örgütsel becerileri ustalıkla kullanmanın daha az stres oluşturmasına neden olabilir, aynı zamanda yaratıcılığınızı bir olay planlayıcısı olarak geliştirebilir ve daha büyük resmi görmenizi ve ayrıntıların üzerinde sağlam bir işleve sahip olduğunuzu bilerek kutunun dışında düşünmenizi sağlar. Başarılı etkinlik planlayıcılarının düzenli olarak kalmasının birkaç yolu vardır.

Etkinlik Bağlayıcıları Yaratma

Etkinlik ve etkinlik planlaması bağlayıcıları oluşturmak, muhtemelen seminer, konferans, iç eğitimler, yönetici toplantıları ve her tür etkinlik planlaması için organize olmanın en etkili yoludur. Birçok etkinlik planlayıcısı daha elektronik ve dijital düzenleme araçlarına yönelirken, fiziksel bağlayıcılar en önemli etkinlik ve program ayrıntıları için yer olabilir. Belirli belgelerin, notların ve diğer ayrıntıların basılı kopyalarının tutulması, bir olayın ömrü boyunca hayat kurtarıcı olabilir.

İdeal olarak, her olay ve / veya program kendi bağlayıcısına sahip olmalıdır. Etkinliğinizin karmaşıklığına bağlı olarak bağlayıcı, aşağıdakileri içeren birkaç bölüm içerebilir:

• Yol programı / Gündem
• Anahtar Kişiler
• Katılımcılar
• İletişim
• Sözleşmeler
• Ziyafet Olay Emirleri
• Eğlence
• Konaklama / Oda Listesi
• Geliş / Gidenler
• Etkinlikler
• Hediyeler
• Bütçe
• Muhtelif

Etkinlik planlama bağlayıcısı düzenli olarak güncellendiğinde, iç meslektaşlarınızla kolayca bilgi paylaşacaksınız ve müşterilere, hazırlamak için size zaman tanımaz olsa bile.

Etkinlik Planlama Yazılımını veya Çevrimiçi Doküman Depolamadan Yararlanın

Etkinlik bağlayıcılarınıza, her etkinliğin en önemli ayrıntılarını basılı olarak dahil etmeleri gerekirken, referans notlarınız, fikirleriniz ve yazışmaların geri kalan kısmı da organize edilmeli ve birlikte. Günümüzde, birçok etkinlik planlayıcı, etkinlik planlama ve yönetim yazılımını kullanıyor ancak daha pek çoğu, çevrimiçi dosya depolama seçeneklerini organize tutmak istiyor.

Google Drive ve Dropbox gibi çevrimiçi araçlar e-tablolardan faturalara kadar her türlü elektronik belge için organize bir yer sağlayabilir. Bu araçlar, dokümanları çevrimiçi dosyalara ve klasörlere yüklemenize, saklamanıza ve organize etmenize olanak tanır; burada, her yerden kolayca erişilebilir.Dokümanları dizüstü bilgisayarınızda, akıllı telefonunuzda veya tabletinizde açabilirsiniz. Ayrıca, bu dosyaları e-postalara kolayca ekleyebilir veya belgeyi meslektaşları, satıcıları ve müşterileri ile paylaşabilirsiniz. Her zaman hareket halindeyken etkinlik planlamacılar için mükemmel bir organizasyon çözümü olabilir.

Organizasyonun Sonu Çizgisi

Sonunda, belgelerinizi, notlarınızı ve yazışmalarınızı nasıl düzenlediğiniz size kalmıştır.

Her etkinlik planlayıcısı kendileri ve etkinlikleri için farklı bir sisteme sahiptir. En önemli faktör her zaman erişilebilirlik ve bilginin hazırlığı olmalıdır. Bu nedenle, kullandığınız sistemi kullandığınızdan emin olun, aradığınız bilgiyi hızlı ve kolay bir şekilde bulun.