Planlama Şirket Toplantısı

Tebrikler! Şirketiniz, şirketin her düzeyinden seçilen bir grup çalışan için bir toplantı düzenleyecektir. CEO size, etkinlik için Proje Yöneticisinin sorumluluğunu verdi. Bu ipuçları ve örnek proje planı, Proje Yöneticisinin bir şirket toplantısı veya benzer şekilde karmaşık bir proje için proje planı oluşturmaya yaklaşımının bir yolunu gösterir.

Projeyi Önceden Planla

İlk adımınız planı planlamaktır.

Etkinliği paydaşlarla tartışarak başlayın. Eğer bu geçen yıl yapılıyorsa, doğru olan ne oldu? Ne yanlış gitti? Projeyi kim yönetti ve bu sene tuzaklardan kaçınmanıza yardımcı olabilir mi? CEO, projeyi size devrettiği için olaydan ne istiyor? Olay ne zaman olacak? Nerede? Bütçe nedir?

Elinizden geldiğince fazla bilgi toplayın. Bu, proje planını oluşturduğunuz iskelet olacaktır.

Ekibi Kurma

Bu projeyi başarıya ulaştıracak diğer kaynaklar nelerdir? Bu etkinliği başarıya ulaştırmanıza yardımcı olabilecek diğer bölümlerde insanlar var mı? Yardım almak için ne yapmanız gerekiyor? Sadece patronlarından resmi onay almayı isteyebilir misin yoksa ona ihtiyacın var mı? Onlardan ne kadar zaman lazımsın? Sağlamaları gereken belirli yetenekler nelerdir? İstediğiniz kişi mevcut değilse başka biri bu beceriyi sağlayabilir mi?

Bu şirket çapında bir toplantı olduğundan, İK nasıl yardımcı olabilir?

Tesisler Departmanından yardıma mı ihtiyacınız var? Peki ya Pazarlama Departmanı? O bölgede yardıma mı ihtiyacınız var?

Gündemi Planla

Toplantıın ne kadar süreceğini bildikten sonra, zaman bloklarını doldurmaya başlıyorsunuz. Açılış konuşmacısına ihtiyacınız var mı? Kim olacak Katılımcıları bir arada tutacak mısınız yoksa programın bir parçası için bunları daha küçük gruplara ayıracağınızdan emin misiniz?

Kaç tane konuşmacıya ihtiyacınız olacak? Küçük seanslarda kime giderseniz kimler tesis edecek?

Etkinlik bir günden fazla sürecek mi? Günü nasıl kapatacaksın? İkinci Gün'de tekrar nasıl açılacaksın?

Nasıl sona erecektin? Kapanış konuşmasına ihtiyacın var mı? Otele bakarsanız, otel dışından kontrol eden kişilerin lojisiyle nasıl başa çıkacaksınız?

Uzayı Bul

Kaç kişinin geldiğini öğrenin. Ardından, ihtiyacınız olan alanın büyüklüğünü belirleyin. Olay nerede düzenlenecek? Şirket ofisinde yer var mı yoksa daha geniş bir alana mı ihtiyacınız var? CEO, toplantıyı site dışı yapmak istiyor mu? Böylece insanlar konsantre olabilir veya masrafları en aza indirgemek için ofiste tutulmasını ister mi?

Bölgenizdeki hangi özellikler sizin ihtiyacınız olan alanı sağlayabilir? Havaalanına yakın bir otel, şehir dışından gelen insanlar için seyahat süresini en aza indirgemek için iyi bir seçim midir, yoksa daha sessiz olacak bir şey mi bulmalısınız?

Tesisleri için farklı mekanların ücreti nedir? Ne içeriyorlar ve neyi satın almanız ve getirmeniz gerekiyor? Sizinle birlikte çalışmak için bir birey atayacak mı? Dışardan malzeme ve insanlara ilişkin politikaları nedir?

Çekin Kapalı

En azından bu soruların çoğuna cevaplar alarak, proje planını bir araya getirebilirsiniz.

Unutmayın, burada gösterdiğimiz şey, proje görevleri listesidir, sadece iş arıza yapısı (WBS). Görevler veya zaman çizelgeleri arasındaki bağımlılıklardan hiçbirini içermez. Bunlar daha sonra eklenecekti.

Örnek Şirket Toplantısı Proje Planı

Bir Projeyi Planlamak İçin Örnek Proje Yönetiminin Temel Araçlarını kullanarak, planlama sürecinde proje planlama ve proje yönetimi becerilerini kullanma düşüncesini tartıştık. İşte bir proje planı iş arıza yapısı (WBS), bir şirket toplantısını planlamak için bir projeyi nasıl arayabilir:

1.

1. Projeyi Önceden Planla
2. Bütçeyi belirleyin
3. Proje hedefleri belirlemek için CEO ile görüşün
4. İpuçları için önceki Proje Yöneticisine (PM) başvurun
5. Paydaş listesinin belirlenmesi
6. Girişim için paydaşlarla iletişim kurun.
7. Olay için tercih edilen tarihi oluşturun
8. Kaç tane hoparlör / sunum yapan kişiye ihtiyaç duyulduğunu belirleme
9. Kaç destek görevlisine ihtiyaç olduğunu belirleme
10. Kaç çalışanın bulunacağını belirleme

Olay için muhtemel yerleri listele > 2. Proje Ekibini Oluşturun

1. Pazarlamadan temsilci alın
2. İK'den temsilciyi alın
3. Satın alma birine yardım edecek birini atayacak mı diye bakınız
4. Susan'dan tüm konuşmacıların ayrıntılarını işlemesini isteyin
5. Temsilciliklerden > Proje ekibi başlangıç ​​toplantısını çizin
6. 3. Gündemi Geliştirin

3a Plan Birinci Gün

Başlangıç ​​saatini ayarlayın

1. Zamanı ayarlayın, kayıt için yer ve personel ayarlayın
2. Sabah oturum süresini ayarlayın
3. Konuşmaların uzunluğunu ayarlayın
4. Konuşmacı sayısını hesaplayın Sabah oturumu için gerekli
5. Çağıran konuşmacılar
6. Sabah ortasında mola (saat ve uzunluk) planlayın
7. Mola esnasında konferans salonunun yenilenmesini ayarlayın (su, çöp vs.)
8. Plan öğle molası (zaman, uzunluk
9. Öğleden sonraki konuşmayı planla (uzunluk, konuşmacı sayısı)
10. Öğleden sonraki konuşmacıları topluyor
11. Plan günü bir kapanış (zaman, kim, uzunluk)
12. 3b Plan İki Gün > Başlangıç ​​saatini ayarla

Sabah oturum uzunluğunu ayarla

1. Sabah oturumu için gerekli hoparlör sayısını hesapla
2. Çağıran hoparlörleri
3. Sabah ortası sonu (saat ve uzunluk) planla
4. Konferans salonunun yenilenmesini düzenleme
5. öğleden sonra oturumunu planla (uzunluk, konuşmacı sayısı)
6. Öğleden sonraki konuşmacıları toplama
7. PlanKapanış Konuşma (saat, kim, uzunluk)
8. Otel ile check-out zamanlamasını ayarlayın
9. 4.
10. Katılımcı sayısını belirleyin
11. Plan oturma düzenlemesi (satırlar vs. tablolar)

Gerekli alanı hesaplayın

1. Bu alan miktarı ile mevcut olan yerleri araştırın (maliyetler, yer, hizmetler dahil) > Her günkü konuşmacı sayısını ve toplamı 999'a düşürün. Gerekli destek personelinin sayısını ve türünü belirleyin.
2. Katılımcıların / konuşmacıların / personellerin kaç odaya ihtiyaç duyacaklarını bulun
3. Kullanılabilir konumlarla masrafları ve tarihleri ​​görüşün
4. Sözleşmeyi imzala Seçilen yere
5. sahip 5.Olayı tanıtın
6. Olay yeri olan tüm ayrıntıları tamamlayın> Katılımcılara bildirim yapıldığından emin olun
7. Tüm konuşmacılara konu ve sunum zaman / günlerini bildirin
8. Görevler ve vardiyalarla ilgili tüm destek personeline bildirin
9. RSVP'leri alın Katılımcılardan

Yedek katılımcılara gerektiği gibi bildirin

1. 6. Takipçileri
2. Tüm konuşmacılardan taslak konuşmalar alın
3. Son konuşmaları gözden geçirin
4. Tüm katılımcılar, konuşmacılar ve personel için isim etiketleri alın
5. Katılımcılar için herhangi bir malzeme ve hediye satın alın
6. Etkinlik yeriyle onaylayın> 7. İnceleme ve Oran

Tüm katılımcılara memnuniyet anketi gönderin

1. Tüm konuşmacılara inceleme anketi gönder
2. Tüm konuşmacı ve çalışanlara teşekkürler
3. Proje ekibi ile kapatma toplantısını tutun
4. Ayrıntılı Planlama > Yukarıdaki proje planı iş dökümü yapısı (WBS), bir şirket toplantısının planlanması için bir örnek göstermektedir. Bu sadece bir taslak. Proje ekibi halen bu öğeler üzerinde çalışmalı ve birçoğunu genişletmelidir. Buna ek olarak, her görev için gereken zamana, görevlerin göreli önemine ve görevler arasındaki ilişkiler / bağımlılıklara göre çalışmalıdırlar.