Toplantı Tutanakları Neler Oluyor ve Kim Kayıt Ediyor?

Toplantı tutanakları, katılımcıları ve katılımcıları toplantıda ne olup bittiğini ve ne olduğu hakkında bilgilendirmek için kullanılan yazılı veya kayıtlı belgelerdir. Toplantı tutanakları genel olarak toplantının süresince alınır veya kaydedilir; böylece katılımcılar toplantı sırasında neler olduğunu belgeleyebilir.

Dakika genellikle şunları içerir:

• katılımcıların isimleri,
• gündem maddeleri,
• katılımcılar tarafından verilen kararlar,

• katılımcılar tarafından taahhüt edilen takip faaliyetleri, taahhütlerin tamamlanması için
• vade tarihleri ​​ve
• gelecekteki inceleme veya tarih için belgelenmeye değer diğer olaylar veya tartışmalar.

Örnek toplantı tutanakları, toplantı sırasında alınan kararlara ve katılımcılar tarafından verilen taahhütlere odaklanmaktadır. Taahhütlere vade tarihleri ​​ve toplantı katılımcıları tarafından paylaşılan bir anlayış için gerekli diğer ayrıntılar eşlik eder.

Tutanakları Tarihsel Bir Belge Olarak Tanıyalım

Tarihsel bir belge olarak, bir kararın alınmasına yol açan kilit fikirlerin veya tartışmaların belgelendirilmesi için de yararlıdır. Örneğin, daha sonra bir takım üyesi "ne zaman bu hedefi seçtiğimizi düşündük" diye sorduğunda sorularını cevaplıyordu.

Etkili toplantı tutanakları ekibin tartıştığı beş alternatifi ve mevcut olan diğer yollarla seçilmesinin temel nedenini ortaya koyuyor.

Tipik iş toplantıları için etkili toplantı tutanakları her tartışmayı kaydettirmek zorunda değildir.

Ayrıca, kimin ne dediğini belirtmek zorunda değiller de. Ayrıca, her katılımcının neyi detaylı olarak söylediği belgelenmelidir. Verilen örnekte etkili bir nota alan kişi, her kelimeyi yazmak yerine tartışmayı özetler.

(Bu kuralın, yasal işlem, mahkeme duruşmaları vb. Durumlarda yapılan diğer toplantı türleri için farklı olduğunu kabul edin.

Bu tutanaklar sohbetin ve bildirilerin tam bir kaydını gerektirir.) Fakat tipik işyeri toplantısı yok.

Toplantı Tutanağı ne zaman ve nasıl paylaşılacağı

Toplantı tutanakları toplantı sonunda katılımcılara elektronik ortamda dağıtılması idealdir. Bunu yaparak, katılımcılar taahhütlerini ve sürelerini derhal bildirirler. Bu mümkün değilse (örneğin, not alan kişi hataları temizlemek isterse), not alan kişi toplantı saatlerini toplantıdan 24 saat içinde dağıtır.

Tutanaklar, ekip üyelerinin toplantı sırasında yaptıkları taahhütlerin hatırlatıcısı olarak kullanılır. Katılımcıların toplantı taahhütlerini takvimlerine aktarmalarına ve listeler yapmalarına yardımcı olurlar. Bir sonraki toplantıdan önce katılımcılara ulaşması gereken herhangi bir maddenin hatırlatıcısı olarak kullanılırlar.

(Toplantılardaki en önemli sorunlardan birini ortadan kaldırabilir, böylece katılımcılar toplantıyı etkileşimde bulunmak yerine okumaya harcamak için genel olarak bilgi aktarırlar.) Sonuç olarak, bir toplantı noktasında etkileşim değil midir? Başka herhangi bir şey için, e-posta ve Yammer gibi araçları bulursunuz.

İnsanlara doğru olup olmadıklarını ve sonraki adımları kontrol edebilmeleri için bir sonraki toplantının başlangıcında önceki toplantılarınızın tutanaklarını gözden geçirmek isteyeceksiniz.

Toplantı tutanakları, tutanakların uygun bir şekilde yazıldığı ve zamanında dağıtıldığı başarılı toplantılara etkili bir katkıda bulunur. Bir takım iş başarısını destekleyen güçlü normlar oluşturduysa, bu özellikle geçerlidir.

Örgütler Toplantı Tutanaklarını Nasıl Kullanıyor?

Bir toplantı başarısında kritik olan, not kaydeden ya da kaydedici, katılımcıların, tarihin ve toplantıda neyin gerçekleştiğini öğrenmesi gereken çalışanlar için toplantıyı belgelemektedir. Toplantı tutanağı bulunmazsa, toplantıda başarı umutları azalır.

Toplantı tutanağını alan çalışan genellikle ekibin bir üyesidir ve toplantıya katılırken notlar alır. Hukuka veya hükümete bağlı işlemler, etkiler veya duruşmalar, gerekli kurumsal yönetim kurulu toplantıları veya üyelik davaları gibi gerekliliklere sahip olan toplantılarda, katılımcı olmayan bir kişi resmi tutanakları alır ve davaları sıklıkla kaydeder.

Tutanakları kaydeden çalışan, doğru kayıt yapmak için ayrıntılar için kulağına sahip olmalıdır. Çalışanın ayrıca, dakikaları kaydetmek için toplantıya katılmak için etkin şekilde çok görevli olması gerekir.

Bazı toplantılarda, aynı görevli her toplantıda tutanağı alır. Diğerlerinde, dakikalık görev rolü, çalışandan çalışana geçirilir. Toplantı liderliği gibi, not alanın rolü, liderlik, iletişim ve etkili toplantı liderliği becerileri geliştirir.

Toplantı Tutanağının Gereklilikleri Nelerdir Not Tutucu?

Kaydedici veya nota alanının gereksinimleri şunları içerir:

• Bir toplantıda yapılan kararları, taahhütleri ve önemli tartışma noktalarını doğru bir şekilde kaydedin.
• Toplantı üyelerinin yapmayı taahhüt ettiği eylem unsurlarını, üyelerin yapmayı taahhüt ettiği son tarih ile birlikte kaydedin. Eylem öğelerinin bir adı vardır, ancak genel tartışma, neyin enformel işyeri toplantılarında kim olduğunu söylediğini belirtmemektedir.
• Toplantının sonunda başlıca kararları, görevleri veya gönüllü taahhütleri ve eylem kalemlerini gözden geçirin, böylece katılımcılar toplantıdan ayrılmadan önce olayları ve taahhütleri gözden geçirebilir ve kabul edebilirler.
• Toplantı lideri, not alınanın bir toplantı sırasında tartışmayı düzenli olarak özetlemesini isteyebilir.
• Devam eden bir dizi toplantıda, not alan kişi, bir sonraki toplantının başında toplantı tutanaklarını gözden geçirmek için bir dakikanızı ayırır. Katılmakta olan çalışanlar tutanakla katılmadıkları herhangi bir şeyi ekleyebilir veya düzeltebilir.
• Toplantı tutanağının bir kopyasını toplantıdan sonraki 24 saat içinde dağıtmak, kolaylaştırıcıların toplantıyı yıllarca önerdiğini gösteriyor.Ancak şimdi kaydedici, tutanağı bir dizüstü bilgisayar veya iPad gibi elektronik bir cihazda buldu. Bu nedenle, not tutan, toplantı notlarını, yazım hatalarını, grameri ve netliği hızlı bir şekilde gözden geçirdikten sonra dağıtmalıdır; sıklıkla toplantıda veya dakika içinde.

Kaydedici, toplantının sonuçlarının katılımcılar tarafından iletilmesini ve yerine getirilmesini sağlamak için toplantının olması gereken bir role sahiptir. Notlar olmadan, katılımcılar diğer katılımcıların belleğine güvenmelidir. Garantili, bu iyi bir plan değil.

Toplantı sahibinin dokümantasyonunun, çalışanların performansını arttırmak için gerekli olduğu gibi, bir toplantıya ilişkin belgelerin dokümantasyonu bir toplantının başarısı için gereklidir.

Toplantı Tutanaklarına İlişkin

• Öğle yemeği için toplantı ve selamla öğle yemeği için
• Grup Normlarını Geliştirin
• Takım Normları Örneği