7 E-posta Hızlı Verimlilik Artırmada Yönetim İpuçları

Küçük işletmeler sahipleri için en sık karşılaşılan zorluklardan biri, yeterince zaman gibi görünmeyen şeylerde çok şey kazanma ihtiyacını dengelemektir. Sıklıkla fazla planlanmış bir gruptayız ve çoğumuz elimizdeki zamanın ekstra zamanından veya en azından daha üretken kullanımından yararlanabilir.

Zaman yönetimi söz konusu olduğunda, zamanın daha üretken şekilde nasıl kullanılacağını bulmak çoğu kez zor bir iştir. Başlamak için iyi bir yer e-posta yönetimidir; Bu, birçok küçük işletme sahipleri için zaman katilleri listesinin başında gelen bir alandır.

E-posta devam eden bir iletişim şekli olduğundan ve gelen akış üzerinde tam bir kontrole sahip olmadığımız için, aldığımız, organize ettiğimiz, cevapladığımız ve hatta nasıl yanıtladığımızda verimliliğimizi artırmamız üzerinde çalışmamız gerekiyor e-posta hakkında düşün. Aşağıdaki ipuçları, e-postalarınızı uzak tutmak yerine üretkenliği destekleyecek bir şekilde yönetmek için bir sistem oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

1. Bildirimleri kapat.

E-posta, gece gündüzün her saatinde gelir; bu nedenle, gelen iletilerin akışının gününüze nasıl uyduğunu denetlemeniz çok önemlidir. Zamanlamanıza sürekli dikkat dağılmalarını ve bozulmalarını önlemek ve sizin için uygun olduğunda postaları kontrol etmek için hem bilgisayarınızdan hem de akıllı telefonunuzdaki yeni ileti bildirimlerini kapatın.

2. Gelen kutunuzu nasıl kullanacağınıza karar verin.

E-posta gelen kutunuzu yönetmek konusunda birçok farklı felsefe vardır. Gelen kutunuzu bir çağırma aracı olarak kullanabilirsiniz, onu yalnızca yüksek öncelikli iletilere sınırlayın veya onu bir çalışan görev listesi yapın.

Anahtar, gelen kutunuz için bir amaç belirleyip onunla sopa yapmaktır.

3. E-posta beyaz listeleri ve kara listeler oluşturun.

Çoğu e-posta istemcisi ve e-posta sağlayıcıları, kullanıcıların spam adreslerini düşündüğünüz şeyleri kara listeye alma veya engelleme esnasında bu iletilerin geçmesini sağlamak için güvenli adreslerin listelerini yapmalarına izin verir. Gelen e-postalarınızı temiz tutmak için bu listeleri sık sık güncellemek için zaman ayırın.

4. Bir zamanlayıcı ve toplu işlem ayarlayın.

Bazı küçük işletme sahipleri, yalnızca e-postayla gün içinde ceplerine sahip olmaktan fayda sağlıyor. Bu sizin için işe yarıyorsa, mesajlara cevap vermek, işlem öğelerini görev listenize taşımak, önemsiz şeyleri silmek ve dikkatinizin neye ihtiyaç duyduğu hakkında bir bakışta bir fikir edinmek için belirli bir süreyi bir kenara koyun.

5. Süreci otomatikleştirmek için kuralları kullanın.

E-posta yönetim sürecini daha da verimli hale getirmek için, e-posta istemcinizde mesajlarınızı sıralamak, işaretlemek, taşımak ve düzenlemek için kullanılan kuralları kullanın. E-postalarınızı kullanma şeklinizi destekleyen kurallar oluşturmak biraz zaman alacaktır ancak bunları oluşturduktan sonra e-posta işleme sürenizin önemli bir bölümünü kısabilirsiniz.

6. Akıllı telefonunuzdan başlayın.

Pek çok küçük işletme sahipleri akıllı telefonlara sahipler, böylece ofisteyken bile temas halinde ve iş başında kalabilirler.Cep telefonunuzdan sık sık e-postalarınızı kontrol ederseniz, cep telefonunuzdayken iletileri okuyup başlatmaya başlayarak önemli miktarda zaman kazanabilirsiniz. İstenmeyen önemsiz dosyaları ve mesajları kaydetmek zorunda olmadığınız mesajları silmek için bir alışkanlık haline getirseniz bile, ofise döndüğünüzde verimli bir gelen kutusuna sahip olmanızın avantajlarından yararlanabilirsiniz.

7. Okumuyorsanız, aboneliği iptal edin!

E-posta bültenleri ve diğer e-posta pazarlama mesajları, ilgilendiğiniz müşterilere, iş arkadaşlarınıza, iş ortaklarına ve diğer işletmelere bağlı kalmanın mükemmel bir yolu olabilir, ancak bu mesajlar hızla yıpranabilir.

Çeşitli konularda belirli bir tekrar eden posta okumadıysanız, aboneliğinizi durdurun. E-posta bültenlerini ve diğer otomatik iletileri, yalnızca düzenli olarak okuduğunuz kişilere sınırlamak, gelen kutunuzdaki topluluğu azaltmanın kolay bir yolu olabilir.

Küçük işletmelerinizde daha üretken olmanıza yardımcı olacak daha fazla araç için 101 üretkenlik uygulaması listesini keşfedin.