Projeler ve İş Dünyası Arasındaki Farklar

Gerçekten bir proje üzerinde çalışıyor musunuz? Yoksa işinizin günlük operasyonlarının bir parçası mı yapıyorsunuz?

Ekip üyeleriyle konuştuğumda sık sık bana, bir proje üzerinde çalışıp çalışmadıklarından veya sadece normal işlevi gibi bir iş yapmalarından emin olmadıklarını söylüyorlar. Her iki rol bir organizasyonda gereklidir ve eşit derecede geçerlidir, ancak genel olarak organizasyonda nereye uyduğunu daha iyi görebilmek için ne üzerinde çalıştığınızı anlamanıza yardımcı olabilir.

Farkı temizleyelim; böylece bir projenin ve iş dünyasının bir parçası olan her zamanki gibi şeylerden emin olabilirsiniz. Proje çalışması ve iş arasında her zamanki gibi beş ana farklılık vardır. BAU olarak kısaltılır 'işi her zamanki gibi görürsünüz.

1. Projeler İşletmeyi Değiştirir; BAU Değiştirmeyi Tanımladı

İlk olarak, değişikliğin nasıl ele alındığı konusunda bir fark var.

İşletmede olduğu gibi her zamanki gibi faaliyetler. Işıkları sürekli açık tutuyorlar. Müşterilere hizmet ederler ve hedeflere ulaşırlar. BAU ekipleri, mevcut iş süreçlerinin ne zaman işe yaramadığını ve artık amacına uymadığını bilecek ilk kişilerdir. Bu olduğunda, değişim ihtiyacını belirleyen kişiler BAU ekipleridir.

Bir yönetici, stratejik bir incelemenin bir parçası olarak, bu bölüm veya işletme birimi için hedeflerine ulaşması için yapılması gereken değişiklikleri önerebilir. Veya, bir departmandaki parlak bir kıvılcım, bir çalışan öneri planı aracılığıyla değişiklik önerisi ortaya koyabilir.

Yelpazenin diğer ucunda, kıdemli bir yönetici tarafından, bölünmenin yıl boyunca hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olmak için gerekli değişiklikleri yapmak için hazırlanmış tam bir iş vakasına sahip olabilirsiniz.

Sadece iş süreçlerini kolaylaştırmak değil. BAU rollerinde çalışan kişiler, düzenleyici çerçevedeki değişikliklerden dolayı veya organizasyon için rekabetçi durumun bir parçası olarak değişimin şart olduğunu da görebilirler.

Cephe çalışanları strateji sunmak için çalışıyorlar ve oraya gitmek için neyin farklı olmasını istediklerini biliyorlar.

Projeler, bu değişikliği gerçekleştirmek için bir mekanizma. Projeler, proje yönetimini kullanarak BAU işlevleri arasında değişiklik sağlar. Proje yönetiminin ne gibi ilerlediğini açıklığa kavuşturacağız. Proje organizasyonu, BAU ekiplerinin belirlediği değişikliği sağlamak için çalışır. Bu, normalde bir iş vakası ve üst yönetim onaylaması olan bir proje onay sürecinden geçtikten sonra gerçekleşir.

Bu, bir proje rolündeki kişilerin herhangi bir zamanda iş uygulamasında iyileştirmeler önermediğini söylemek değil, ancak proje rolünün bir parçası olarak değil, bir çalışan rolünde yapıyor olacaklardır.

Projenin sonunda da 'iş değiştirme, işletmeyi yürütme' olarak özetleneceğiniz bu bölünme de dikkat çekicidir.Bir projenin uyguladığı değişiklik, bir çıktı sağlamaktır. Bu yeni bir yazılım parçası, bir bina, yeni bir servis veya başka bir şey olabilir. BAU ekibi, bu konuyu ele almakla ve iş avantajları sağlamak için onu en iyi şekilde kullanmakla yükümlüdür. Başka bir deyişle, proje faydalar elde etme imkânı sağlıyor ve BAU operasyonları bu yeteneği aslında faydaları elde etmek için kullanıyor.

2. Riskleri Yöneten Projeler; BAU riski hafifletir

İş dünyasında her zamanki gibi etkili olabilmek için, BAU ekiplerinin tüm operasyonel riskleri azaltmaya çalıştıklarını göreceksiniz. Daha iyi kurumsal istikrar ve tekrarlanabilir süreçler için belirsizliği ele almak iyi bir şeydir.

Eşsiz ve belirsiz olmaları gereği projeler, bir risk unsuru gerektirir. Şirket, sadece bir proje yaparak bilinmeyenin içine bir miktar sıçrama yapıyor, çünkü değişiklik getiriyor ve daha önce olmayan bir şey sunuyor.

Bu nedenle, proje ekipleri, riske organizasyonun BAU tarafına farklı bir şekilde yaklaşırlar. Proje yöneticileri, en iyi sonuçları almak için hem olumlu hem de olumsuz riskleri yönetmeye çalışırlar. Buna, risk olasılığını sınırlamaya çalışmak için hafifletmeyi de içerebilir, ancak diğer risk yönetimi stratejilerini de içerir.

Bir projede riski tamamen ortadan kaldıracak gibi görünmüyor, ancak bunu BAU çalışmalarınız için iyi operasyonel nedenlerden ötürü yapmanız mümkün olabilir.

3. Projeler Zamana Bağlıdır; BAU Devam Ediyor

Projeler bir başlangıç, bir orta ve bir sona sahiptir. Bu proje yaşam döngüsüdür. Aslında bir projenin en belirleyici özelliği tamamladığıdır. Proje yöneticisi ve proje ekibi bu süre zarfında proje üzerinde çalışıyor. Ardından ekip, teslimat sırasında dağıtılır ve sonunda da kapatılır.

BAU durmaz. Elbette, bir işlevi artık kapatmanız gerekiyorsa, bir işlevi kapatabilir veya bir işlemi durdurabilirsiniz - bunun bir proje olarak yönetilmesi de mümkündür! . Bir BAU işlevi, öngörülebilir bir bitiş tarihi olmayan süregelen işi üretir.

4. Projeler Büyük Olabilir; BAU Genellikle Can not Be

Projeler büyük harfle kullanılabilir ve çoğunlukla BAU olamaz - devam eden işiniz için normal çalışma şeklindeki işletme masraflarına güvenirsiniz. Başka bir deyişle, projelerin ve diğer görevlerin muhasebe muameleleri farklıdır.

Proje finansmanı genellikle bir varlığın hizmete sokulmasıyla, yani maliyetlerin aktifleştirilebileceği anlamına gelir. Bazı durumlarda, dünyadaki yeriniz ve yerel muhasebe düzenlemelerinize bağlı olarak, proje maliyetlerini hatta aşabilirsiniz.

BAU maliyetleri normalde opex (işletme harcamaları) olarak kabul edilir ve şirketin kâr ve zarar hesaplarında izlenir.

Proje finansmanı ve işletme finansmanı genel olarak çok uzmanlaşmış bir alan olduğundan, kuruluşunuzda neyin neye mal edileceği ve edilmemesi konusunda herhangi bir karar vermeden önce Finans uzmanlarınızdan tavsiyeler almanın her zaman en iyisi. Muhasebe kuralları, ülkeden ülkeye, hatta organizasyondan, bireysel işletmelerin belirli süreçleri ve işleri yapma yöntemlerine sahip olduğu organizasyona göre farklılık gösterir.

Şüpheniz varsa, daima kontrol edin!

5. Projeler Çapraz Fonksiyonel Takımlar İçerir; BAU İşlevsel Ekipleri İçeriyor

Sonunda, proje ekiplerinin yapısında büyük bir fark var. Projeler, belirli bir çıktı elde etmek için bir araya getirilen çok disiplinli uzman ekiplerini dahil etme eğilimindedir. Bir proje ekibini nasıl motive edeceğini bilmek önemlidir, çünkü bazen projeler hedef herkese bildirilmeden başlar. İnsanlar üzerinde çalıştıklarına dair net bir anlayışa sahip değillerse, en iyi çalışmalarını yapmazlar.

Proje ekipleri belirli roller üstlenen kişilerden oluşur. Bunlar iş unvanları değil, projenin içinde farklı sorumluluklar taşıyan pozisyonlardır. Bir proje ekibindeki başlıca roller şunlardır:

• Proje Sponsoru
• Proje Yöneticisi
• Kıdemli Tedarikçi (işi yapmaktan sorumlu olan ve BT gibi bir iç ekip veya bir dış yüklenici veya satıcı olabilir organizasyon) > Müşteri (Bu, farklı bir departman müdürü gibi bir iç müşteri olabilir veya bir müşteri hizmetleri organizasyonunda projeyi teslim ettiğiniz müşteriye aittir)
• Konu Uzmanları Uzmanları (kişi süresi boyunca takıma getirilir projenin bir bölümünü veya projenin başarısına katkıda bulunmak için uzmanlıklarını kullanan bir kısmını).
• Bir proje ekibindeki roller hakkında daha fazla bilgi edinin.

Öte yandan, BAU çalışması işlevsel ekipler tarafından yönetiliyor. Bunlar kendi başına uzmanlardır, ancak bir bölüm olarak gruplandırılmışlardır ve normalde proje ekiplerinden ziyade diğer bölümlere daha az fonksiyonlar arası örtüşme ile örtüşürler.

Normalde ne üzerinde çalışacakları ve takımın hedefleri çok açıktır. Bölümün şirkette oynadığı rol için net hedefler ve bir vizyona sahip olacaklar. Bir örnek, müşteriden ürününüzle ilgili aramaları ve e-postaları ele alan daha geniş bir müşteri hizmetleri bölümünün parçası olarak çalışan bir müşteri hizmetleri ekibi olacaktır.

Bu karmaşık: örtüşme var. Örneğin, müşteri çağrı merkezindeki bir ekip lideri kendi alanlarında uzman bir kişidir. Bir çalışma paketi ve müşterinin iletişimiyle alakalı bir projenin bir bölümünü sunma ile ilgili kaynakları yönetmek için bir proje ekibine gönderilebilirler. Ancak proje çalışmalarında, Müşteri Hizmetleri Ekibi Lideri değil, Konu Uzmanı'nın uzmanı rolünü üstleniyorlar. Bir proje ekibi üyesi olarak, proje bütçesinin kendi bölümünden sorumlu olacaklar ve son hedefleri gerçekleştirmek için işin nasıl yürütülmekte olduğu konusunda yüksek bir takdir yetkisine sahip olacaklardır. BAU rollerinde bu olmayabilirler.

BAU ve Projeler Arasındaki Çatışma

Proje çalışması ve BAU çalışmaları birbirleriyle güzelce oturabilir, ancak çoğu zaman bir gerginlik yoktur. Bu, projeler statükoyu değiştirmeye çalıştığı için olur. Statüko oldukça iyi çalışıyor ve insanlar çoğunlukla değişimden hoşlanmıyorlar, bu yüzden orada her zaman biraz gerginlik olacak.

İkincisi, insanlara proje ekibinize katılmalarını istediğinde, bir sadakat çatışması yaşayabilirler.Onların ilk sorumlulukları günlük görevleriniz veya projeleriniz için mi? Açık hedefler ve yönetim tarafından projeye güçlü bir bağlılık burada yardımcı olabilir ve aynı zamanda iletişim hatları açık tutmak böylece şirket ve ekip önceliklerinin ne olduğunu bilmelerini sağlarlar.

Üçüncüsü, işletmeyi sürekli çalıştırmak öncelik taşır. Bu, finansman kesintisini, temel kaynakların BAU rollerine geri döndüğünü ve zamanlamanın geciktiğini gören proje ekipleri için bir sonuç doğurmaktadır çünkü kuruluşun günlük operasyonlarını sürdürmek için yapılacak iş odaklanmaya başlamıştır.

Proje yöneticileri bu durumdan öfkelenebilir ancak her zaman böyle olmalı ve olmalı. Bu arada şirket büstü gitti ve inşa ettiğiniz ürünü kullanmak için kimse kalmadığında mükemmel bir proje sunmanın hiçbir anlamı yok!

Bu yönergeleri göz önünde bulundurarak, projelerde veya BAU'da ya da her ikisinde birden çalışmakta olup olmadığınızı görmek kolay olmalıdır.