Olayları Planlarken Kaçınılması Gereken Hatalar

Hatalar iş hayatında ve kişisel hayatımızda düzenli olarak yapılır. Büyüyoruz ve öğreniyoruz. Ancak bazı hatalar pahalıdır. Bu beş yaygın olay planlama hatasından kaçınmak için gerekli adımları atın ve bir hata yaparsanız aynı hatayı ikinci kez yapmadığınızdan emin olun.

Başlarken Erken Yeterlik

Erteleme düşmanınızdır. Bu, önlemek istediğiniz en yaygın olay planlama hatalarından biridir.

Olay planlama sürecini erken başlamazsa hattın aşağısında bir dizi sorun olabilir. Bir randevu seçilir seçilmez ve olayın genel bir kapsamı ve bütçesi vardır, işe başlayın. Oteller ve diğer mekânlar önceden rezervasyon yaptırın, böylece mümkün olan en kısa sürede güvenli olabilirsiniz. Bunu yapmakta başarısız olursanız, mekan seçiminizi sınırlayacak ve ne yazık ki, mevcut olan her hangi bir yerden ayrılmış olacaksınız. Misafir konuşmacılar ve canlı eğlence, gerçek etkinlik tarihinden önce rezervasyon yaptırır. Etkinlik tarihiniz güvende olduğunda araştırma yapın ve seçtiğiniz icracıya karar verirken derhal bir sözleşme imzalayın.

Kendinizi bir olay planlama kontrol listesiyle organize etmek, hemen halledilmesi gereken bir diğer görevdir. Etkinlik planlama sürecindeki tüm adımları haritalamak, ne zaman tamamlanması gerektiğini belirlemek ve her biri için bir zaman çizelgesi hazırlamak suretiyle, başlamak ve sizi takip altında tutmak için değerli bir kılavuza sahip olursunuz.

Çok geç başlamak, en yaygın olay planlama hatalarından biridir.

Rakip Olaylar İçin Kontrol Edilmiyor

Olayınızı yalnızca öğrenmek için zamanlamış muydunuz - planlama süreci başladıktan ve etkinlik tarihinin ayarlanmasından sonra - aynı günde başka bir yarışmanın yaşandığını mı? Kalabalığı yalnızca bir etkinlik çekecektir, bu nedenle şansınızı kullanmayın ve davet edilenlerin etkinliğinizi alacağı parmaklarınızı çaprazlayın.

Durumdan tamamen kaçının.

Durum incelemenizi yapın ve olay çatışmalarını geç olmadan önce kontrol edin. Endüstri toplantılarına (hem büyük hem küçüklere), bayramlara yakınlığa, önemli spor etkinliklerine ve yerel topluluğa bakarak etkinliğe gidecek olanlara hasar verebilecek programlara bakın. Etkinliğiniz için bir randevu belirledikten sonra, konuklarınızı konuşturun. "Tarihi Kaydet" bildirimleri ve "Yaklaşan Olaylar" listeleri, ilgilendikleri kişilere takviminizde etkinliğinizi işaretleme fırsatı verir.

Satıcıların Onaylanmaması

İmzalı bir satıcı sözleşmesi yasal olarak bağlayıcı bir sözleşmedir ve sunacakları servislerden satıcıyı sorumlu tutmak için size yazılı bir şey sunar. Bununla birlikte, satıcının bir gösterim olmadığını fark ettiğinizde etkinlik sırasında sizin için hiçbir şey yapmaz. Eldeki olay sözleşmesi, aç misafirlerinize yiyecek sunmayacak veya masa ve sandalyeleri boş bir balo salonuna teslim etmeyecek.Her bir satıcıyla bir kez değil iki kez doğrulayın. Evet, iki kez . Şartları kabul ettiğiniz anda imzalanmış sözleşmenizi aldıysanız onaylayın. Olaydan önce bir kez daha onaylayın. Bu, yiyecek dağıtımı veya dekor hakkında ayrıntılarla ilgili konuşmanız değil; bu, etkinliğinizin hala takviminde olduğundan emin olmak için yapılan bir izlemedir.

Olay sağlayıcıları birden çok etkinliği kitaplar ve evrak çalışmalarınızın karıştırılarak kaybolması veya şirketteki başkaları tarafından yanlışlıkla sorgulanması çok kolaydır. Dolayısıyla, check-in işlemlerini gerçekleştirmek için onlara dönerek dönmekten vazgeçmeyin ve etkinliğinizin ve sağlanacak tarih, saat ve hizmetlerle ilgili ayrıntıların aslında zamanlamaları üzerinde olduğunu teyit edin. Ve söz konusu satıcı sözleşmesini hazır bulundurun.

"B Planı" na Sahip Değil

Herhangi bir olay için, ancak açık havada yapılacak etkinlikler için bir ihtimal planına sahip olmak şarttır. Hava koşulları önceden tahmin edilemez ve bir kasırga, şiddetli rüzgar tavsiye veya ucube dolu fırtına olayınızı iptal etmekle tehdit ederse yedek bir plana sahip olun. Yağmur tarihleri, alternatif etkinlik yerleri ve değiştirilmiş aktivite programları, açık hava etkinliğinizin veya bir bölümünün içeride taşınması durumunda tüm seçeneklerdir.

Hava belirsizlikleri için hazırlık yapılmasına ek olarak, diğer sıradışı durumlar da zamanından önce ele alınabilir. Elektrik kesintileri, yerinde bir jeneratör bulundurarak azaltılabilir. Taşma parkuru başka önceden belirlenmiş bir yere taşınabilir. Otel odalarında bulunabilirlikle ilgili sorunlar, otel blokunuzda birkaç ek oda rezerve tutularak çözülebilir. Olayınızın özelliklerini göz önünde bulundurun ve ortaya çıkan sorunlara daha duyarlı alanları düşünün. Önceden planlama yaparak ve alternatif senaryolar geliştirerek, en pahalı maliyet planlama hatalarından birini önleyebilirsiniz.

Yeterli Yardım Almama

Etkinlik görevlileri işe gelince, daha iyidir. Size daha fazla masraf getirecektir, ancak etkinliğiniz kaydedilebilir. Resim: otopark görevlileri çılgınca ayak uydurmaya çalışırken bir otopark girmek için bekleyen otomobil yedeğini. Bir sunucu olarak bir içki sipariş etmek için bekleyen sinirli konuklar, talebe ayak uydurmak için uğraşıyor. Olay kayıt işçileri, çok sayıda misafir tarafından rahatsız edilerek, yorgun yolcuların check-in yapmak için çok uzun süre bekledikleri kalıyordu. Fikri siz verdiniz. Yoğun zamanlarda yardımcı olmak, ihtiyaç duyan alanlara ek hizmet sunmak, ortaya çıkan sorunları çözmek için ekstra etkinlik personelinin bulunması veya gelip gelen konukların sorularla misafirperver bir varlığı olması, etkinliğinizi iyi bir etkinlikten muhteşem bir etkinliğe yükseltebiliyor.

Etkinlik görevlisini işe alırken, planladığınız etkinlik türünde çalışan tecrübeli çalışanlara bakın. Yalnızca profesyonel, tavsiye personel kiralayın. Onların etkinliğiniz hakkında neler olduğunu, katılacak konukları, beklentilerinizi ve iletişim noktalarının bir soru ya da sorunu olması gerektiğini eğitin. Etkinlik personeli - harici bir satıcı tarafından sağlansa bile - sizi ve etkinlik planlama işinizi temsil eder.Etkinlik ekibi ile olumsuz bir karşılaşma hem misafirin hem de müşterinin anısına yaşanacak ve en iyi planlanmış olayları bile ekşitebilir.