Kolay E-posta Yönetimi Meşgul Ev İşyeri Sahipleri için

E-posta, ev işinizi pazarlamak, müşterilerle iletişim halinde kalmak ve müşteri hizmetleri sunmak için harika, uygun fiyatlı bir yol sunar; Ancak, aynı zamanda sıkıcı ve boşa harcanabilir. Sanal asistanı işe almadığınız sürece, zamanında yanıt vermenizi, ancak bütün gün cevaplamamanızı sağlayan e-postaları yönetmenin bir yolunu bulmanız gerekir. İşte e-postalarınızı yönetmek için ipuçları.

1) Alınan e-postanın miktarını azaltın.

Gelen kutunuzda görünen e-posta miktarını sınırlamanın birkaç yolu vardır.

Birincisi, bir SSS sayfası ile web sitenizde aldığınız en yaygın soruları yanıtlıyor. Bu sayfada, siz soru yazıp yanıtlayabilirsiniz. Kişi sayfanızda kendisine başvuran kişilere, önce sorularına cevap verip vermediğini kontrol ettiklerini söyleyin. Web sitenizde mümkün olduğunca fazla bilgi sağlayarak, ziyaretçileriniz size e-posta göndermeden cevaplarını alabilir.

Alınan e-postayı azaltmanın ikinci yolu okumadığınız listelerden çıkmaktır. Haber bültenlerini ve diğer işletme güncellemelerini silmek veya sıralamakta ancak bunları okumadığınızı fark ederseniz, şimdi aboneliğinizin iptal edilmesinin zamanı geldi. Bir blog ile güncel kalmak istiyorsanız daha iyi bir seçenek, gelen kutunuzu doldurmadan tüm yeni postaları yakalayıp listeleyen bir besleme okuyucu kullanmaktır.

Üçüncü yol, e-postalarınızı spam yoluyla engellemek ve istenmeyen e-postaları durdurmak için "yıkamak "tır. MailWasher, spam, istenmeyen e-postalar ve kimlik avı dolandırıcılık dolandırıcılıklarını engellemeye yardımcı olan ücretsiz ve profesyonel sürümleri sunar.

2) Sahip olduğunuz e-posta hesaplarının sayısını sınırlayın.

Bazı ev işyeri sahipleri, müşteri hizmetleri ve teknik yardım için e-postaları sıralamasına ve yönetmesine yardımcı olacağını düşünerek birden fazla hesap oluştururlar. Ancak, bir sanal asistanınız olmadığı sürece, birden fazla hesap yalnızca daha fazla iş oluşturur. Bu işin amacı, bir veya daha fazla e-posta hesabını yönetmektir.

Sonuçta, yalnızca iki hesaba ihtiyacınız vardır; biri kişisel, diğeri iş için.

3) Her gün e-postayı kontrol etme sayısını sınırlayın.

E-postayı kontrol etmek iyi huylu bir etkinlik gibi gözüküyor ancak sosyal medyanın hemen arkasındaki en büyük zaman ayırıcılardan biri. E-postalar hızlı ve anında olduğu için, sürekli kullanmanız gereken bir fikir var, ancak bu doğru değil. Müşterilerinizi veya müşterilerinizi asanlarını çok uzun süre bırakmak istemiyorsanız, geldiğinde anında e-postaya yanıt vermenize gerek yoktur. Bunun yerine, günde iki veya üç kez e-postayı kontrol edin. Kontrol ettiğinizde, o zaman gelen kutunuzdaki her şeyle uğraşmayı taahhüt edersiniz.

4) E-posta ile uğraşma ve sıralama için bir sistem geliştirin.

Çoğu e-posta programı, e-postaları sıralayabileceğiniz klasörler oluşturmanıza izin verir. Örneğin, "yapılacaklar", "makbuzlar", "okunacak" vb. Için klasörler oluşturabilirsiniz.İçeri gelen her e-postaya uygun bir şekilde yanıt verilmiş ve / veya sıralanmıştır. Benim gibi görsel birisiyseniz, birden fazla gelen kutusu oluşturmak için Google'ın Gmail programını kullanabilirsiniz. E-posta ana gelen kutusuna geldiğinde "yapılacak", "yanıtlayacak", "okunacak" ve "istemci bilgisi" gelen kutularına göre sıralayın. Tüm bu özel gelen kutuları Gmail sayfasında farklı bölümlerde görünür. Gmail'in bir diğer avantajı, e-postaları etiketlemek için makbuzlar gibi etiketler kullanma olanağı olmasıdır.

5) Silin, silin, silin.

Gereksiz e-postaların çoğunu alırsanız, en kısa sürede silin. E-posta programınıza indirmeden önce istenmeyen postaları silmek için web tabanlı bir e-posta kullanmayı düşünün. Web tabanlı e-posta kullanıyorsanız, önce çöpü tarayın, kontrol edin ve silin. Bu, yalnızca yanıt vermeniz gereken öğeleri bırakır. Tek bir gönderenden e-posta türlerini veya çok sayıda e-postayı silmekte olduğunuzu tespit ederseniz, aldığınız e-postanın azaltılmasıyla ilgili 1 numaralı makaleye bakın.

6) Gelen kutunuzu boşaltın.

Bu düşündüğünden çok daha zor. Ve bir kere boşaldıysanız, boş bırakmak eşit derecede zorlayıcıdır. Başlangıçta, bu görev çok zor olacak çünkü şansınız çok fazla e-postanız ve sıralama veya silmek için her bir parçayı geçmek zaman alıyor. Bir seçenek, sizinle çok irtibatlı olan yerlerden gelen e-postaları bulmak için arama işlevini kullanmaktır. Örneğin, abone olduğunuz bir bülten varsa adı veya e-posta adresiyle bülteninizi arayın.

Bülten e-postalarının listesini aldıktan sonra, hepsini seçip "okunacak" veya "bülten" klasörünüze dosyalamayla toplu olarak başa çıkabilirsiniz. Veya gelen kutunuzdaki tüm öğeleri seçip "dosyalanacak" adlı bir klasöre kopyalayarak dolandırıcılık yapabilirsiniz. Bu, gelen kutunuzdaki her bir e-postayı dosyalamak zorunda kalmadan boşaltır; ancak e-postayı da kaybetmediniz. Gelen kutunuz boşaldıktan sonra, işlemeyi planladığınız belirlenen saatte gelen her e-postayı yönetmeyi taahhüt edin.