Tatil Ofisini Kapatma Yönergeleri

Bu kontrol listesini izlemek gibi bir tatil sebebiyle veya başka sebeplerden dolayı ofisinizi geçici olarak kapatmak sizin için kolay. Müşterileriniz, tedarikçileriniz ve çalışanlarınız, planladığınız iş / ofis kapanışını iyi bildirecek ve döndüğünüzde öfkeli müşterilerden ve hoşgörüsüz çalışanlardan uzak durabilirsiniz. Ayrıca, biraz para kazanabilirsiniz. Müşteriler, işinizin kapalı olduğu süreyi bildiklerinden övgüler alarak, işinizdeyken sizden bir yanıt almayı beklemekten hayal kırıklığına uğramayacaklardır.

Ofis Tatil Kapanışı: Çalışanlara, Müşterilere ve Satıcılara Bildir

Öncelikle iki ila dört hafta öncesinde şirketinizdeki kilit paydaşları bilgilendirin. Çalışanlar, maaşlarında bir eklenti kullanarak bilgilendirilebilir / hatırlatılabilir. Müşteriler web sitenizde ve telefon sisteminizdeki otomatik görevli mesajı aracılığıyla bilgilendirilebilir. Satıcılar (özellikle tekrarlanan teslimat programlarına sahip olanlar) e-posta veya normal posta ile bilgilendirilebilir.

Güvenlik Personeline / Servise Bildir

Güvenlik kişisel veya güvenlik servisinize, kapanış tarihlerini bildiren bir not gönderin. Acil durum irtibat listenizin kilit çalışan telefon numaraları ile güncel olduğundan emin olun.

Otomatik Görevli Değiştirme Kutlamasını Değiştir

Ofisinizin kapalı olduğunu yansıtması için otomatik görevli tebrikinizi telefon sisteminizde programlayın. Ofisten ne zaman tekrar açılması gerektiğini belirttiğinizden emin olun. Acil servisler (örn., Isıtma ve soğutma, sıhhi tesisat, vb.) Sağladıysanız, kapanış sırasında, arayanlara telesekreter servisinize veya cep telefonunuza nasıl ulaşacaklarını söyleyin.

Telesekreter Hizmetini Bildirme

Telesekreter servisini kullanıyorsanız, ofisinin kapatılacağı tarihleri ​​bildirdiğinizden emin olun ve kişi listenizin çalışanların telefon numaralarıyla güncel olduğundan emin olun. Bu çağrılacak.

Sesli Posta Selamlamalarını Değiştirin ve Otomatik Yanıt E-postaları Oluşturun

Telefon sisteminiz harici çağrıların doğrudan çalışanlarınızın çalışma masalarına gelmesine izin veriyorsa, o zaman geçici olarak veya "İşyeri Dışı" sesli posta selamlamasını kullandığınızdan emin olmanız gerekir arayan kişiye ofiste olmadığını bildirebilir.

Çalışanlar ayrıca, ne zaman geri döneceğini ve ofis tatil için kapatıldığı sırada derhal yardıma ihtiyaç duymaları durumunda ne yapacaklarını çağrıya bildirmelidir. Ek olarak, bir ofis dışında e-posta otomatik cevaplama oluşturduğunuzdan emin olun.

Termostatı Azaltın

Kapanış sırasında ofis termostatını geri koyarak (veya yeniden programlayarak) biraz enerji ve paradan tasarruf edin.

Servers Backup

Kritik bilgisayarlarınız ve sunucularınız varsa, yedekleme döngüsünün kapanmadan önce ve sonra düzgün çalıştığından emin olun.Tatilin kapanmasının bitmesini beklemek yerine, başlangıçtaki yedeklemenizi erken bir pikap için planlayarak bir felakete maruz kalmanızı azaltın.

Ofis Ekipmanlarını Kapatma

• Masaüstü Işıkları
• Fotokopi Makineleri
• Hesap Makineleri
• Tepegöz Işıkları
• Parçalayıcılar

Kapatma Bilgisayar ve Çevre Birimleri

• Bilgisayar
• Monitör
• Tarayıcı < Yazıcı
• Kapatmayın

Faks makineleri

• Telefon Sistemi
• Sunucu Bilgisayarlar
• Tropikal Balık Tankları için Isıtıcılar / Işıklar