Savunmacı Çalışanlara Geri Bildirimde Nasıl Olunur

Geri bildirim, işyeri performansını güçlendirmek için yöneticinin araç setindeki en güçlü araçlardan biridir.

• Olumlu geribildirim, yüksek performansı teşvik eden davranışların belirlenmesi ve güçlendirilmesine odaklanmaktadır.
• Yapıcı geri bildirim (genellikle negatif geri bildirim olarak algılanır), yüksek performansı düşüren davranış değişikliklerini belirleme ve bunları teşvik etme üzerine odaklanmıştır.

Etkili geribildirim, davranışa özgü (olumsuz veya olumlu) ve mümkün olduğunca olaya yakın olarak teslim edilmiştir.

Motive edilmiş profesyoneller hem olumlu hem de yapıcı geri beslemeleri takdir ederken, yöneticiler genellikle olumsuz sayılan şeyleri sunmakta rahatsız olurlar. Anketler ve araştırma çalışmalarında, yapıcı geribildirim vermekle mücadele eden yöneticiler, sevilmeyeceği konusunda endişe duyuyorlar ya da eleştiri sunarak bir olay yaratmaktan korkuyorlar.

Bu makalede özetlenen önerileri takip edip uygulayarak, yönetici olumsuz geribildirim sunma korkusunu alabilir ve konuşmayı yapıcı bir olaya dönüştürebilir.

Negatif Geri Bildirimde Bulunmanıza Yardımcı Olmanız İçin 10 İpucu:

1. Duygularınızı kontrol altında tutun. Kızgın veya üzgün olduğunuzda başkasının eylemlerini eleştirmek istemezsiniz. Sıcaklıklar sıcaksa, işlerin soğuması için zaman ayırın. Etkili yapıcı geribildirim, gözlemlenen olaya mümkün olduğunca yaklaşırken, durum ısınırsa, ertesi gün için bir toplantı planlamak iyi olur.

2. Ekip üyesi önüne asla negatif geri bildirim göndermeyin. Özel bir yer bulun. Toplantıyı ofisinizde yapın veya geri bildirim tartışmanız için bir konferans odası programlayın.

3. Gözlenen davranışa odaklanın, kişiyi değil. Yapıcı geri bildirimin amacı, yüksek performansı düşüren davranışları ortadan kaldırmaktır. Şahsen saldırıya uğradığını algılarsa, savunmayı hızla devredecek ve anlamlı bir tartışma fırsatı kaybolacaktır.
4. Özgül olarak yapın. Etkili geri bildirim özeldir. "John, bunu kesinlikle şaşkına çevirmeyi" öneriyor, doğru olabilir, ancak John'a yanlış yaptığı hakkında bilgi vermez. Aynı şey, Mary'ye çok sık çalışması için geç kaldığını söylediği için de geçerli. Bunun yerine, çok spesifik davranışı tanımlayın ve davranışın ticari etkilerini belirleyin. Mesela: "Mary, vardiya için geç olduğun zaman, bir önceki vardiyadan birini bekletmemizi gerektiriyor, bu, fazla mesai ödemek zorunda kalıyor, meslektaşını rahatsız ediyor ve eğer yapmazlarsa kaliteyi düşürebilir anladığınız işi anlıyor musunuz? "
5. Zamanında olun. Yıllık performans gözden geçirme konusundaki olumsuz geri bildirim yorumlarından oluşan uzun bir liste aldıysanız, bu girdinin gerçeğinden çok sonra ne kadar değersiz olduğunu anlarsınız.Her türden geri bildirim, etkinlikten sonra mümkün olan en kısa sürede verilmelidir.
6. Sakin olun . Ne kadar üzgün olduğunuza bakılmaksızın, duygularınızı kontrol etmeyi asla kaybetmez. Yukarıda değinildiği gibi, duygularınızı toplamak için zamana ihtiyacınız varsa, tartışmayı birkaç saat veya en fazla bir gün erteleyin. Geri bildirim niyetinin iyileşmeyi teşvik etmek ve bu olumlu tutumla tartışmaya yaklaşmak olduğunu hatırlatın.
7. Kişiye olan inancınızı tekrar teyit edin . Bu, üçüncü adımın takviye edilmesini güçlendiriyor; ancak burada onlara bir kişi ve yetenekleri konusunda hala inançlı olduğunuzu söylüyorsunuz; bunlar sadece değişimlerini istedikleri performans. "Siz iyi bir müşteri hizmetleri temsilcisiniz" gibi bir şey söyleyin, bu nedenle müşterilere daha fazla sabreden olma ihtiyacını gördüğünüzden eminim.
8. Konuşmayı bırakın ve diğer partiyi 'lık tavırda bulunmaya davet edin. Şahsa, hangi belirli, son yapılanmaların uygun olmadığını ve neden konuşmayı bıraktıklarını söyledikten sonra. Diğer kişiye ifadelerinize yanıt verme ve açıklama sorularını sorma şansı verin.
9. Karşılıklı olarak kabul edilebilir bir eylem planını tanımlayın ve kabul edin. Çalışan için gelecekteki performansın uygunluğuna katılıyorum. Çalışanın yapmaya başlamasına ihtiyaç duyan belirli şeyler varsa ya da yapmayı bırakması gerekiyorsa, açıkça tanımlanmış olduklarından emin olun. Yapmanız gereken bir şey varsa, belki de çalışan için ek eğitim, bunu da kabul edin.
10. Takip için zaman oluşturun. Eylemleri ve iyileştirmeyi gözden geçirmek için net bir tarih ve saat ayarlamak, geri bildirim sürecinin önemli bir parçasıdır. Hesap verebilirliği sağlar ve performans iyileştirme olasılığını geliştirir.

Ve unutmayın ki, yapıcı geri bildirim gönderdikten sonra bir karar ve takip planı üzerinde anlaşmaya varıldıktan sonra, işle devam edin. Bir hata yapmış oldukları için çalışanlara kötü niyetli davranmayınız. Onların üzerine başka bir hata yapabileceklerinden korkmayın. Tüm çalışanları yaptığınız gibi performanslarını takip edin, ancak takıntı yapmayın.

Düzenleyen: Art Petty