Çalışanların Geri Ödeme Hesap Planları Hakkında

Hesap verebilir bir plan, bir çalışan geri ödeme düzenlemesine veya çalışanlarını IRS düzenlemelerine uygun işletme giderleri için geri ödeme yöntemidir.

İşletmenizin hesap verebilir bir planı varsa, bazı işletme giderlerinin geri ödenmesi çalışan için vergilendirilmez. İşyeri geri ödeme planınız, hesap verebilir bir plan için IRS gerekliliklerine uymuyorsa, bu geri ödemeler çalışana vergilendirilir ve federal gelir vergileri ve bordro vergilerinin bu ödemelerde kesilmesi gerekir.

Ayrıca, siz işveren olarak bu ödemeleri çalışanın W-2 formunda bildirmelisiniz.

Hesap verebilir planlar, bir dizi farklı çalışanın giderleri için geri ödeme de içerebilir:

• Yemek ve eğlence dahil olmak üzere çalışanların seyahat masrafları,
• Alet ve ekipman satın alımı ve
• Çalışan ev ofis giderleri.

Hesap verebilir plan aynı zamanda çalışanların aşırı miktarda geri ödemeleri (izin verilen miktarın üzerinde olanları) işverene geri vermelerini gerektiren bir prosedür içermelidir. Bir işveren hesap verebilir bir plan oluşturup kurduğunda, çalışanların seyahat masraflarının vergiye tabi gelir olarak değerlendirilmesi gerekmez.

İzin Verilebilir Plan Gerekleri

IRS tarafından "hesap verebilir bir plan" olarak değerlendirilmek için, düzenlemeniz aşağıdakilerin TÜMÜ'nü içermelidir:

1. Masraflar işletme bağlantısı olmalıdır; diğer bir deyişle, bir çalışan olarak hizmet ederken ödenmiş veya tahakkuk etmiş olmalılar.
2. Çalışanın, bu masrafların makul bir süre içinde işverene yeterli derecede hesaplaması gerekir. Çalışanlara, bu masraflar hakkında masraf için tarih, saat, yer, tutar ve iş amacı da dahil olmak üzere size ayrıntılı bilgi vermelerini istemekle yükümlüsünüz.
3. Koşullara bağlı olarak makul ve belirli bir süre içinde çalışana 999'dan fazla geri ödeme talep etmeniz gerekir Bu şartların üçü karşılanmazsa, plan şu şartla belirlenir: IRS sorumlu değildir ve işiniz tarafından çalışana ödediğiniz masraflar çalışana vergilendirilir.

Fazla Geri Ödeme

Fazla geri ödeme, geri ödenebilir miktardan daha yüksektir. Çalışan makul bir süre içinde fazla geri ödeme yapmazsa, bu fazla miktarlar çalışana vergilendirilir. En yaygın durum, bir çalışana bir gezi için ayrılmadan önce bir avans verdiği ve seyahat sırasında giderleri ilerletilen tutarın altında olan bir durumdur.

Aşırı geri ödemelerin iadesi için makul bir süre, örneğin, IRS tarafından belirlenir:

Masrafın yapıldığı andan itibaren 30 gün içinde alınan bir avans

Çalışan masrafların yeterli bir hesabını hazırlar ödenmiş veya tahakkuk ettikten sonraki 60 gün içinde.

• Çalışan, ödediği veya uğradıktan sonraki 120 gün içerisinde herhangi bir fazladan geri ödemeyi iade eder.
• Çalışana, bekleyen gelişmeler için geri dönüş veya yeterli muhasebe talebinde bulunan bir beyan (en az üç ayda bir) verilir ve beyan, bildirimi aldıktan sonraki 120 gün içinde yerine getirir.
• IRS'ye Hesap Verebilir Bir Planın Sunulması
• Hayır, IRS'e yazılı bir plan gönderilmesine gerek yoktur. Ancak çalışanlara masraflar için geri ödeme gereksinimlerini tanımladığınızı ispatlayabilmelisiniz. IRS'ye, hesap verebilir bir planın ne olduğunu anladığınızı ve işinizi gereksinimlerinize göre uyguladığınızı göstermek için yazılı bir şeye ihtiyacınız olacaktır.

İlk önce, bu gereksinimleri yazılı olarak, çalışan politikası ve prosedür el kitabının parçası olarak koymalısın.

İkinci olarak, masrafların geri ödenmesinden dolayı çalışanlarla yapılan tüm işlemleri belgelemelisiniz, hesap verebilir planın tüm gereklerinin yerine getirildiğini gösteren kayıtlar tutunuz.

Hesap Verme Planı Etkisi ve İş Vergisi

Bu masrafların hesaplı bir plan dahilinde olup olmadığı doğrudan bu masrafları iş vergisi beyannamenize düşme olanağını etkilemez. Ancak, bu masrafların işletme ile ilişkili olduğunu kanıtlamak için halen yeterli dokümantasyon sağlamalısınız.

Örneğin, seyahat masrafları için, giderinizi iş vergi beyannamenizdeki uygun hattan düşebilirsiniz. Örneğin, yemekler ve eğlence masrafları için Çizelge C'nin 24b satırını kullanın (tek mülk sahipleri veya tek üyeli LLC'ler için).