Outsourcing İçin Bir Plan Nasıl Geliştirileceğini Öğrenin

Medyada dış kaynak kullanımı ile ilgili çok sayıda tartışma karmaşık gözüküyor ancak gerçekten oldukça basit. Evlerimizde bile, birçok görevi "dış kaynakta" gerçekleştiririz: Pişirme, çimenlerimizin bakımı ve çocuk bakımı, sadece birkaç isim. Zaman, odaklanma veya kendi başımıza yapacak becerilere sahip olmadığımızda, bunu yapabilecek birini ararız ve ödeyebileceğimiz bir fiyatla işi yapacak birini ararız. Şirketler kararlarını daha fazla faktör ve karar alıcılar içermesine rağmen, aynı şekilde çalışırlar.

Dış Kaynak Planı Geliştirme Süreci

Ancak aileler farklı kararlar verirken şirketler dışa bağımlılık konusunda şaşırtıcı derecede farklı kararlar verebilirler. Tüm firmalar için geçerli bir şablon yok, ancak tüm firmaların göz önüne almaları gereken bir süreç var:

Gerçekleşme

Geçmişte pek çok şirket dış kaynak kullanımını bile bilmiyor olabilir. Bugün, dış kaynak kullanımını biliyorlar, ancak kaç tane dış kaynak kullanımı (ve dış kaynak kullanımı gibi) programların yürüdüğünü bilmiyor olabilirler: Kopyalama merkezleri, posta odaları, tesis yönetimi, BT ve hatta bir kurumsal hukuk bölümünün parçaları. Dış kaynak kullanımı her sorunu çözmeyebilir, ancak önceki nesil sözleşmeleri öğrenmek yeni projeleri belirleyecek ve değerli bilgiler sağlayacaktır.

Hedef Ayarı

Bir dış kaynak programı oluşturmada başarılı olabilmek için, genel şirket maliyetlerini yüzde beş azaltmak, tek bir konumun verimliliğine odaklanmak gibi belirli hedefleri tanımlamanız gerekir. Bir iş biriminde gerçekleştirilen işlevlere bakmak.

Hedeflerin muazzam detaylara ihtiyacı yok. Dışarıdan tedarik deneyiminiz arttıkça, tanımlar değişecektir.

Katılım

Plana girdi sağlamak, varsayımları doğrulamak ve uzman yargısı sağlamak için birçok uzmanlık alanından katılımcılara ihtiyacınız var. Genel plandan spesifik projelere geçtiğinizde, bu işlemi tekrarlar ve daha belirli bilgiye sahip alt gruplar oluşturursunuz.

Identification

Artık bilgi tanımak ve yorumlamak için hedefleriniz ve uzmanlarınız olduğuna göre, şimdi dış kaynak programınız için belirli projeleri belirleme zamanı geldi. Her firma farklı kriterler geliştirir ve finansal veya operasyonel analiz kadar kültür tarafından yönlendirilir ancak bakmanız gereken ortak ölçütler vardır:

• Önceki kararlar: Şirketiniz, muhtemelen, geçici işçiler veya hizmet sözleşmeleri gibi çalışanlar. Ayrıntılar için Satın Alma ve PMO'nuzla (Proje Yönetim Ofisi) birlikte çalışın. Bu listedeki konuları nasıl ele aldıklarını görün ve öğrenilen dersleri derleyin.
• Uzmanlık: Yeterli uzmanlık olmadan işlevlerinizi mi yerine getiriyor musunuz, yoksa yöneticileri korumakta sorunlarınız mı var?Mevcut yönetimin bu sorunları çözmek için bir planı var mı? Değilse, bu iyi bir dış kaynak projesi olabilir.
• Kalite: Bir işlevin doğru becerilere ve tecrübeli yöneticilere sahip olmasına rağmen, ihtiyacınız olan hizmet seviyesine erişemeyebilirsiniz. Yönetici müşteri anketleri yapıyor mu? Müşteriler ürün veya hizmetler hakkında ne diyorlar? Kalitedeki bir boşluk ya da müşteri hizmetlerine olan ilginin eksikliği, dış kaynak kullanımı için başka bir bayraktır.
• Maliyet: Son derece yüksek kaliteli bir hizmet mutlaka iyi bir değer değildir. Maliyetleriniz rakiplerle nasıl kıyaslanıyor? İşlev aylık raporlar üretiyor mu: Birim maliyetleri, işletme maliyeti, çok yıllı maliyet eğilimleri? Bu işlev bu raporları üretemezse, dış kaynaklı bir hizmet operasyonlarınızda daha fazla şeffaflık sağlayabilir.
• Ölçek: Tüm firmanızı incelediğinizde, birçok beklenmedik keşfi yapacaksınız. Odaklanmaya devam edin! Bir büyük proje dış kaynak kullanımı için daha küçük projelerden daha iyi bir adadır. Bu tek büyük proje, daha az idari ve yönetim kaynağı gerektirir. Kapsamlı bir liste tutun, ancak yalnızca ilk dalga projenizde büyük bir etki yaratmaktan daha aday seçin.
• Güvenlik: Artık potansiyel projeler hakkında iyi bir fikriniz var. Onları güvenlik standartlarına göre filtrelemenin zamanı geldi. Güvenlik, karmaşık ve tartışmalı bir konudur. Farklı endüstriler için farklı standartlar geçerlidir ve bazı şirketler rakiplerinden daha fazla güvenlik bilincindedir. İç ve endüstri standartlarını anlayın ve böylece dış kaynak projelerini sınırlayın. Tartışmalarınızda yasal, BT, kurumsal güvenlik, uyumluluk (uygulanırsa) ve herhangi bir "risk" departmanı ekleyin.
• Önceliklendirme: Yukarıdaki her öğe (ve belki diğer özellikleri) atılmalı ve daha sonra her projeye toplam "dış kaynak kullanımı değeri" atanmalıdır. Kuşkusuz, puanları doğruysa ve diğer özellikleri dikkate almak gerekirse hangi özelliklerin en önemli olduğu konusunda çok tartışmalar yapılacaktır. Bu süreç aylarca ya da yıllar sürerse şaşırmayın.
• İletişim: Potansiyel projelere öncelik verdikten sonra, bir sürü toplantı düzenlediniz ve bir sürü kişiyle konuştunuz demektir. Bu tartışmaların dış kaynak kullanımı için hedeflediğiniz bölümlerdeki halka açık bilgiler olmasını bekleyin. Bu tartışmaların daima çalışanlarınıza, çoğunlukla gerçek zamanlı olarak alacağını varsayalım. Dikkatle düşünülmüş kurumsal iletişim hazır olmalı ve hazırlanmalıdır. Söylentilerin gerçeklerden daha iyi bir bilgi kaynağı haline gelmesine asla izin vermeyin.

Dışarıdan Hizmet Planınızın Uygulanması

Bu sürecin sonunda, ilk dış kaynak planınıza sahip olacaksınız. Bu planı uygularken, çok daha fazla adım vardır: Verileri teyit etme, belirli projeler için alt komiteler oluşturma, satıcıları belirleme, pilotlar çalıştırma, sözleşmeler verme vb. Bununla birlikte, planınızı geliştirmek size ilk ve en önemli adımları sağlar.