Personel Dosyalarına Genel Bakış ve Örnek Dosya İlkesi

Bir personel dosyası, bir işverenin kaydettiği, bir işçiyle olan tüm istihdam ilişkisinin geçmişi ve statüsünü belgeleyen belgedir. İşveren, bu istihdam belgelerini üç sebeple bir personel dosyasında tutar.

İşveren, bilgiye herhangi bir nedenle erişmeniz gerektiğinde kullanışlı ve doğru bilgi sahibi olmak istemektedir. Acil kontaklardaki değişiklikler, çalışanların adresleri, performans değerlendirmelerinin takibi, disiplin mektupları, çalışanların tanınması ve istihdam başvuru materyalleri, işverenin çabucak erişebilmesini isteyeceği bilgi türlerine örnektir.

İşveren, çalışanların seçimi, performansı, iş geçmişi, tazminat gerekçesi ve dahili tanıtım uygulamaları gibi personelle ilgili dokümanları sadece bir kaç adında saklamak zorundadır.
EEOC iddiası, bir dava ya da bir çalışan için yükseltme ya da terfi yoksunluğunu haklı kılma ihtiyacı, işverenin bu tür bir çalışan belgelerini topladığını ve muhafaza etmesini gerektirir.
Bazı çalışanların kayıtları federal veya eyalet hükümetleri tarafından işverenlere tutulmaları gereklidir. Çalışan bilgilerini bir personel dosyasında düzenlemek, erişim ve yasal uyumluluk ve hazır olma açısından anlamlıdır.

Personel Dosyalarının Türleri

Bir işveren, genel olarak, iş kullanımı, çalışanların gizliliği, tıbbi gizlilik ve yasal uygunluk konularında birkaç tür personel dosyası bulundurmaktadır. Bir işverenin kaç dosyayı saklamak zorunda olduğunu gösteren herhangi bir yasadan habersizim.

Bununla birlikte, pek çok kanun vardır ve personel dosyalarının içeriğini yöneten ve bu bilgilere erişimi olan çalışanların gizliliği için en iyi personel uygulamaları bulunmaktadır.

Bunlar, ABD'deki çoğu işverenin uyguladığı personel dosyalarıdır. (Dünya genelinde yasalar ve uygulamalar farklılık gösterebilir.)

Personel Dosyası: Bu, istihdam ilişkisinin geçmişini içeren ana çalışan dosyasıdır.
Bordro Dosyası: Maaş ve yardımlarla ilgili tüm bordro konularında ayrı bir dosya tutmak istiyorsunuz.
Çalışan Tıbbi Dosyası: 1996 Yılı Federal Sağlık Sigortası Taşınabilirliği ve Hesap Verebilirlik Yasası (HIPAA), işverenlerin çalışan tıbbi kayıtları gizli tutmalarını şart koşmaktadır.
I-9 Çalışan Formları: Bu formları çeşitli denetim altına almaya yetkili olan devlet memurlarının istemediğinizden dolayı (çalışan başına değil) I-9 formları için ayrı bir dosya bulundurmanız gerekir Ana, gizli çalışan personel dosyalarınıza bakarak, koşulların bir kısmını.

Personel Dosyalarına Çalışanlara Erişim

Çalışanlar, İnsan Kaynakları personelinin rehberliğinde ve gözetiminde çalışan personel dosyalarına erişime izin verilir.Çalışan personel dosyaları, onları korumak ve korumakla yükümlü olan işverenin malı olarak kabul edilir.

Örnek Personel Dosyası İlkesi

Aşağıda, şirketinizde kullanılmak üzere örnek bir personel dosyası politikası bulunmaktadır. Önerilen ve her dosyaya kimlere erişmesi gereken çeşitli dosyaları tartışır.

Örnek Politika

Şirket, her çalışan için üç işçi dosyası tutar.

(Şirketinizin Adı) çalışan her çalışanı için personel dosyası tutulur. Bu personel dosyaları gizli belgeleri içerir ve İnsan Kaynakları personeli tarafından yönetilir ve sürdürülür.

Bu dosyaya erişim, İK personeli ile sınırlıdır ve her çalışanın yöneticisinin, kendi dosyasını çalışanların çalışma performansıyla ilgili belgelerle koruduğunu varsaymaktadır.

Bir personel dosyasındaki tipik belgeler arasında, istihdam başvurusu, bir aile acil durum iletişim formu, belgelenmiş disiplin eylemi geçmişi, bir özgeçmiş, çalışan el kitabı ve işverenin imzaladığı kapalı sayfalar, güncel kişisel bilgiler ve iş başvuruları bulunmaktadır.

Tüm personel dosyaları aynı belgeleri içermez, ancak her bir personel dosyası aynı belgeler içermektedir.

Bordro dosyaları da muhafaza edilir; bordro dosyaları, çalışanların işlerinin, bölümlerinin, tazminat değişikliklerinin vb. geçmişlerini içerir. Bordro dosyasına erişim, uygun muhasebe ve İK personeliyle sınırlıdır.

çalışan tıbbi dosya da muhafaza edilir. Tıbbî dosyanın içeriği, İnsan Kaynakları görevlisi ve dosyalarında kayıtları saklanan çalışanın dışında hiç kimseye açık değildir. Şirketinizin İsiminde), tıbbi dosyalar en yüksek derecede güvenli depolama ve gizlilik hakkına sahiptir.

Bir çalışan, normal çalışma saatleri boyunca bir İnsan Kaynakları personeline başvurarak kendi personel dosyasını görüntüleyebilir. Hiçbir çalışan herhangi bir belgeyi kendi personel dosyasından değiştiremez veya kaldıramaz; bu dosyayı bir İK personelinin bulunduğu kişinin gözünde görmek gerekir.

Ayrıca bilinir: çalışan dosyaları, çalışan kayıtları, insan kaynakları dosyaları, dokümantasyon

Sorumluluk Reddi - Lütfen Dikkat:

Susan Heathfield, doğru, sağduyu sahibi, etik İnsan Kaynakları yönetimi, işveren sunmak için her türlü çabayı göstermektedir , işyeri tavsiyesi ve bu web sitesinde yer alan ve bu web sitesinden bağlantı verilen ancak bir avukat değildir ve sitede yer alan içeriğin, makul olmakla birlikte, doğruluk ve yasallık bakımından garanti edilemez ve hukuki tavsiye olarak yorumlanması gerekmez. .

Bu site, dünya çapında bir izleyici kitlesine ve istihdam yasalarına ve düzenlemelerine eyaletten ülkeye ve ülkeden ülkeye değişiklik gösteriyor, bu nedenle site, işyeriniz için hepsinde kesin olarak karar veremez. Herhangi bir şüpheye düştüğünüzde, hukuki yorumunuzun ve kararlarınızın doğru olduğundan emin olmak için her zaman Devlet, Federal veya Uluslararası hükümet kaynaklarının avukatlığını veya yardımını isteyin. Bu sitedeki bilgiler yalnızca yönlendirme, fikir ve yardım içindir.