Personel Dosya Erişim Politikası ve Örneklere Bağlantılar

Tüm İnsan Kaynakları departmanları kapsamlı kayıt tutuyor. Yasa, İK'nin birçoğunu belirli zaman dilimlerinde tutmasını gerektirir. Çalışanlar bu kayıtların var olduğunun çok iyi farkındadırlar (ve bazıları dosyanın şirketten şirkete onları izlediği izlenimi altındadır, ancak bu doğru değildir).

Çalışanlar bu kayıtların bulunduğunu biliyorlar çünkü dosyanın içerdiği bilgiyi görmek için zaman zaman bunları görmek isteyeceklerdir.

Çalışanı nasıl sağlayacağınıza (ve eski çalışanın erişimine) karar verirken, işiniz için geçerli olan yasaları aklınızda bulundurun.

Birçok devlette, bir şirketin dosyanın belirli bölümlerini mevcut ve eski çalışanlara sunması gereken yasalar vardır. Politikanızın tüm yasalara uygunluğundan emin olmak için avukatınıza danışın.

Federal yasalar, örneğin Engelli Amerikalılar Yasası ile ilgili kayıtların personel kayıtlarından ayrı tutulmasını zorunlu kılar. Şirketiniz HIPAA'ya tabiyse, tıbbi kayıtlarınızın da buna uygun olduğundan emin olun.

Çalışanlara dosyalarında görmelerine izin verdiğiniz şeyde büyük bir boşluk olabilir. Ancak unutmayın ki bir çalışanın, başvuru çekleri gibi belirli bilgilere erişemeyeceğini belirlerseniz de, bu bilgiler bir dava durumunda keşfedilebilir.

Bu nedenle, personelinize şeyleri doğru bir şekilde kaydetmelerini ve yasayla daima takip etmelerini söyleyin. Çalışanların kayıtları şaka esnasında espriler ya da açıklamalar için uygun değildir.

Bunlar bir mahkemede iyi gitmez.

Genel bir kural olarak, kayıtlara bir gözetmen bulundurmak, prosedürlerin izlenmesini ve tutarlı olmasını sağlar. Biri insanların kayıtlarını masalarına almasına izin veren bir İK yöneticisinin olmasını istemiyorsanız, bir başkası da erişimi reddediyorsunuz.

Herkesin tek bir kaynaktan geçmesini istemek, işleri tutarlı ve yasal tutmaya yardımcı olur.

Kayıtlar, kayıt tutma ve erişim yasaları zor. Güncel kalmanızdan emin olun.

Aşağıdaki politika işiniz için iyi bir başlangıçtır, ancak eyalet ve yerel yasalarınızın değişiklik gösterebileceğini unutmayın.

Örnek Çalışan Kayıtları Erişim Politikası

Tüm çalışanlar, eski çalışanlar ve çalışan temsilcileri, insan kaynakları personeline önceden bildirimde bulunarak, personel dosyalarının belirli içeriğini görebilirler. Çalışanın uygulama, terfi, disiplin işlemi ve transfer gibi nitelikleri ile ilgili belgeler görüntülenebilir. Ayrıca, çalışan politika imzalama formlarını ve eğitim kayıtlarını inceleyebilir.

Çalışanın 'u gözden geçiremeyeceği belgeler, referanslar veya referans çekler, yönetim tarafından yapılan soruşturmaların kayıtları, tıbbi kayıtlar, adli işlemle ilgili belgeler, başka bir çalışanın gizliliğini ihlal eden herhangi bir belge ve çalışanların planlanması için kullanılan belgeler.

Usul

Personel dosyasının izin verilen içeriğini gözden geçirmek isteyen bir çalışan, 24 saat önceden haber vermek koşuluyla (hafta sonları hariç) İnsan Kaynakları ile iletişime geçmelidir. Eski çalışanlar veya İnsan Kaynakları çalışanlarına bilinmeyen kişiler, personel dosyasına erişmek için kimlik belgesi ve / veya izin belgesi sunmalıdır.

Çalışanlar personel dosyalarını bir İnsan Kaynakları çalışanları gözetiminde gözden geçirmelidirler.

Çalışanlar, personel dosyasının herhangi bir bölümünü ofisten çıkarmayabilir.

Çalışan, dosyanın veya dosyanın bazı bölümlerinin fotokopilerini isteyebilir. Sebep içinde, İnsan Kaynakları personeli kişi tarafından fotokopi çekilecektir. Geniş kopyalama için çalışanın fotokopilerini ödemesi gerekecektir.

Çalışan, personel dosyasındaki bir belgeden memnun değilse, İnsan Kaynakları çalışanının huzurunda çalışanın bir açıklama veya açıklama yazıp tartışmalı belgeye iliştirmesi mümkündür. Hiçbir koşulda, İK personeli ya da çalışanın asıl belgeyi değiştirmesi söz konusu değildir.

Çalışan ayrıca bir belgenin personel dosyasından kaldırılmasını isteyebilir. İnsan Kaynakları personeli tarafından kabul edilirse belge kaldırılabilir.

İnsan Kaynakları personelinin görüşleri alınmazsa, konu Şirket Açık Kapı Politikasında öngörülen şekilde temyiz edilebilir.