Basitleştirilmesi ve İK Hizmet Teslim

İnsan Kaynakları liderleri hem kişisel hem mesleki hayatlarında çalışanlarına önemli bir destek ve rahatlık kaynağıdır. İK bir hizmet işletmesidir ve bu hizmet, çalışanlara kariyerlerinde ilerleme ve çalışanların ve denetçilerinin sorunlarını çözmeye yardımcı olur.

İnsan Kaynakları, evlilik, doğum ve ciddi hastalıklarla mücadele de dahil olmak üzere yaşamlarındaki en önemli ve önemli olaylardan bazılarını desteklemektedir.

Ama çok sık, örneğin, tekrar tekrar aynı soruları yanıtlayan veya basit işlemleri tamamlama gibi rutin idari hizmetler, İK zaman büyük kısmını tüketebilir.

İdari İş Yükünü Azaltın

Bu idari iş yükünü azaltmanın anahtarı, çalışanların daha fazla kendine yeterli olmalarını ve daha sıradan görevleri otomatikleştirmelerini sağlamaktır. Bir hizmet yönetimi yaklaşımının uygulanması bu noktada yardımcı olabilir. Hizmet yönetimi, rutin idari hizmetlerin sunumunu basitleştirerek yüksek değerli etkinliklere odaklanmak için zamanı boşa çıkarır.

Tipik bir İK organizasyonu muhtemelen çalışanların verilerini ve ücretle ilgili faaliyetleri yönetmek için sistemleri vardır. Bununla birlikte, muhtemelen çalışanların sorularını ve talepleri yerine getiren otomatik bir sistemi yoktur.

Bir çalışanın Jüri görevine celp aldığında neler olduğunu düşünün: şansı şirket halen fiziksel evrak veya işten uzak kez çalışanın isteği ile başa çıkmak için e-postaların bir dize dayanır vardır.

Çalışanlar arasındaki etkileşimler genellikle e-postalar ve e-tablolar kullanılarak izlendiğinden, çalışanların istekleri genellikle gözden kaçırılır veya göz ardı edilir. Daha sonra hatalar olur ve İK için daha fazla hayal kırıklığı ve ilave iş yaratır.

E-posta ile, bir talebin duraklatılıp kaldırılmadığını görmek veya süreç darboğazlarını tespit etmek ve ortadan kaldırmak için kolay bir yol yoktur.

Benzer şekilde, çalışanların ihtiyaçlarını analiz etmek ve cevaplamak zordur - örneğin, sıkça talep edilen bilgileri saptamak ve bunun çevrimiçi olmasını sağlamak.

Manuel idari işlemler çalışanları rahatsız eder ve İK ekipleri için büyük bir tahliye oluşturur. Yakın tarihli bir araştırmaya göre, İK çalışanlarının haftada ortalama 12 saat rutin çalışanların görüşmeleri ve e-postaları konusunda harcadıkları görülüyor.

Çalışanların İhtiyaçlarını Karşılamak İçin Hizmet Yönetimi Yaklaşımı

Hizmet yönetimi yaklaşımı, bu sıkıcı ve zaman alan süreçleri ortadan kaldırır. E-postanın yerini almaz, yalnızca İK'nin çalışanlarla nasıl etkileşime girdiğini değiştirir.

Hizmet yönetimi, idari asistanın ve proje yöneticisinin mükemmel kombinasyonu olarak düşünün. Bu, çalışan isteklerine anında yanıt vakaları ilerledikçe, tekrarlanabilir manuel süreçleri otomatik hale, hatta bu tür çalışanların Katılımın ve offboarding gibi karmaşık çapraz bölüm aktivitelerini yönetir.

Hizmet yönetimi asla unutmaz veya hata yapar; işler bitene kadar herkesi takip eder ve çözemediği bir sorun olup olmadığını size bildirir. Aynı zamanda çalışanlarınızın zamanlarını nerede harcadığını gösterir - böylece kaynak dağıtımını optimize edebilir ve üretkenliği en üst düzeye çıkarabilirsiniz.

Hizmet yönetimi, mevcut İnsan Kaynakları Yönetim sisteminizin yerini almaz - onunla bütünleşir ve tamamlar, muhtemelen daha çok e-posta yoluyla muhtemelen yaptığınız işin görünürlüğünü ve kontrolünü sağlar.

Aynı şekilde çalışanlara aynı düzeyde görünürlük sağlar. Taleplerini gönderdikten kısa bir süre sonra kara delikte kaybolduklarını düşünmek yerine, soruşturmaların durumunu görebilirler.

Çalışanların taleplerinin ilerleyişini denetleme olanağı sunması, hayal kırıklığına uğramış takip e-postalarının, telefon görüşmelerinin ve İK'ye yapılan kişisel ziyaretlerin miktarını azaltarak İK'nin idari iş yükünü daha da azaltmaktadır.

Hizmet Yönetim Yaklaşımının Avantajları

Hizmet yönetimi, çalışanların İK bilgilerini bulabilecekleri ve İK hizmetlerini talep edebilecekleri web tabanlı bir İK portalının kullanıma sunulmasıyla başlar. İdeal olarak, çalışanlar iş portalı bilgisayarları, ev bilgisayarları, dizüstü bilgisayarları, akıllı telefonları ve tabletleri üzerinden bu portala erişebilirler.

Bu, fayda kayıtları veya statü değişikliği güncellemeleri gibi temel insan kaynakları gereksinimlerini kontrol etmelerini sağlar.

Çalışanlar, bir hizmet kataloğundan ihtiyaç duydukları hizmetleri seçebilir veya portalın bilgi tabanı hakkında bilgi arayabilir.

Bir çalışan portal üzerinden bir talep gönderdiğinde, hizmet yönetimi sistemi otomatik olarak bir vaka oluşturur ve tamamlama süreci boyunca onu çoban çıkarır. Buna, davayı doğru İK uzmanına atamak, her gerçekleştirme aşaması tamamlandığında davayı kişiden kişiye otomatik olarak yönlendirmek ve tam vaka geçmişini korumak dahildir.

Bu servisi diğer departmanlara da genişletebilirsiniz. Örneğin, hizmet yönetim sistemleri, onboard işleminin bir parçası olarak IT hesaplarını otomatik olarak kurabilir veya yeni işe almak için ofis alanını isteyebilir.

Hizmet yönetimi sistemi uçtan uca İK hizmet sunum süreçlerini yönlendirir ve bu süreçlerin nasıl performans gösterdiğini bilir. Örneğin, bir davanın ne zaman durdurulduğunu otomatik olarak söyleyebilir, böylece işlem gerçekleştirebilirsiniz.

Ayrıca, ekibinizin çalışanların sorularına ne kadar iyi yanıt verdiğini belirlemek gibi geniş bir KPI aralığı ve diğer işlem ölçütleri üretir. Herhangi bir içerik boşluğunu tanımlamayı ve doldurmayı kolaylaştıran bilgi tabanı sorgularını bile analiz edebilir.

Sonuç

İnsan Kaynakları uzmanları, insanlara yardım etmek, günleri dosyalama, zaman çizelgesi güncelleme ve e-postalara yanıt vermemek için İK'da kariyer yapmayı seçmektedir. Çok sıklıkla, sıradan talepler ve evrak yığınları bu işleri durdurur ve bu da onları ve yardım etmeye çalıştıkları çalışanlarını sinirlendirir.

İK, bir hizmet sağlayıcısıdır ve diğer servis sağlayıcı olan IT departmanı örneğine bakabilir. IT, yardım masası taleplerinin sunulması ve yerine getirilmesinin otomatikleştirilmesi için bir hizmet yönetimi disiplini uygulamak için birçok girişim çabasında liderliği ele almıştır.

Bu görevleri otomatikleştirmek, BT'nin şirketin daha geniş ticari hedeflerini yerine getirmesine ve BT değerini daha iyi göstermesine yardımcı olabilecek daha stratejik bir çalışmaya odaklanmasını sağlar.

Bir hizmet yönetimi yaklaşımı, kendi iş yükünü azaltırken aynı zamanda daha kaliteli hizmet sunarak ve çalışan memnuniyetini artırarak HR'yi iş liderlerine profili yetiştirmenin anahtarıdır. İK, zaman ve uzmanlığını, işini ileriye götüren daha stratejik faaliyetlere ayırabilir.