İşYerinde Gider Geri Ödemesi nedir?

Gider masrafları, kendi paralarını işle ilgili masraflara harcadıklarında geri ödemek için kullanılan bir yöntemdir. Bu giderler genelde bir çalışan iş amaçlı seyahat ederken ortaya çıkar ancak diğer işle ilgili durumlarda olabilir.

Seyahat masrafları arasında, yolda iken bir çalışanın yaşayabileceği konaklama, uçak bileti, kara yolu ulaşımı, şeref odasındaki ipuçları, yemekler ve diğer rastgele giderler yer alabilir.

Diğer işletme giderleri, müşterileri veya muhtemel çalışanları öğle yemeğine götürme, işyerinin kapsadığı kitapları veya diğer eğitim materyallerini satın alma veya şirket mülklerini geri dönüştürmek için harcamaya yönlendirme gibi öğeleri içerebilir.

Bir kuruluşun ödeyeceği gider türleri, şirketin iş seyahatleri, eğlence programları ve çalışan el kitabındaki genel geri ödenebilir gider politikalarında bulunur. Şirketinizin politikalarına aşina olun, çünkü işveren, uzun gezilerde kuru temizleme ve spor salonu üyeliği gibi çeşitli masrafları karşılayabilir.

İş gezilerinde müşteri eğlencesi başka bir geri ödenebilir giderdir, ancak herhangi bir harcama limitini aşmamak için şirketinizin politikalarını bilir. Bu tür harcamalar için işvereninizin bütçesini aşmadan misafirperverliğini ve nezaketini göstermek istiyorsunuz.

Popüler şimdi üst düzey çalışanlara ve sık sık iş seyahat etmek zorunda kalan diğer çalışanlara emanet edilen şirket kredi kartlarıdır.

Giderler için kendi paralarıyla ödeme yapmak yerine, çalışanlar şirket kredi kartına rastgele şeyler ve ipucuları ücretlendirir.

Kredi kartı faturaları, çalışanın makbuzları kaydettirmek zorunda kalmadan ve seyahat masrafı raporlarını doldurması gerekmeden tam masrafları belgelediğinden çalışanın giderini karşılamak için uygun bir yaklaşımdır.

Bir Gider Geri Ödeme Raporunun Doldurulması

Şirketin kredi kartının kullanımı ve nakit ödemesi durumunda, çalışanlar muhtemelen seyahatten dönerek bir gider geri ödeme raporu doldurmak zorunda kalacaklardır. Şirketin kredi kartıyla, kredi kartı faturasında görünen belirgin masrafların daha azını açıklamak zorundalar (masraf raporunu sıfırdan doldurmaktan çok daha kolay). Ayrıca, şirketin kendi para veya kredi kartıyla ekstra kazazedeler için de ücret talep edecekler.

Bir çalışan nakit ödediğinde, geri ödemenin talep ettiği her masrafın listelenmesi ve zaman zaman gerekçelendirilmesi gerekecektir. Bunlar, kredi kartı şirketinin açıklamaları gibi muhasebe tarafından gözden geçirilir. Haksız bir masraf veya şirket politikası tarafından hariç tutulan masraflar karşılanmaz-dolayısıyla şirketinizin iş seyahati ile ilgili politikalarını bilmenin gereği.

Çoğu şirket, çalışanların geri ödenmesini sağlamak ve doğru muhasebe sağlamak için gider geri ödeme raporlarının sunulması gereken bir tarih belirler. Bazı örgütler son başvuru tarihinden sonra teslim edilen masrafları geri ödememesi nedeniyle çalışanlar bu kuralları dikkatle izlemelidirler. Şirketinizin kurallarını öğrenin.

Çalışan iş seyahat masraflarını ödemek için bir diem ile bir başka yöntem daha var.

Gider Geri Ödeme İle İlgili Sıradışı Bir Okuyucu Soru

Bir okuyucu, "Dış satış temsilcilerinin büyük bölgeleri (çok devletli) var ve rutin olarak seyahat ediyorlar, sık sık geceleme gerekleri var, muhasebe departmanı aracılığıyla dikkatimizi çekti, bir satış temsilcisinin böyle bir gezide bir evcil hayvan aldığını ve oteldeki evcil hayvan ücretini şirket kredi kartına yatırdığını ve otelin ücreti ayıracağını ve şirkete geri ödeme planlamış olduğunu iddia etti.

"Ben Kötü niyetli davrandım ve bu durumu nasıl halledeceğim konusunda öneriler arıyorum. HR içgüdülerim, şirket fonlarının kötüye kullanılması için bu çalışanı yazmamı istiyor, ancak belirli bir evcil hayvan politikası belirlemem için satış yönetiminden direniyorum.

"Şirketin kredi kartını kullandığımızda, 'Bu kart sadece ŞİRKETİN GİDERLERİ İÇİN kullanılıyor.

Kartın kişisel kullanımı kartın feshinden veya feshedilmesine neden olabilir. Ayrıca Satış Temsilcileri yetkisiz masraflardan sorumlu olmak "Geçmişte böyle bir konu hakkında yazmış muydunuz?"

İnsan Kaynakları Tepkisi: İşte düşünmeniz gereken şeyler. Çalışan muhasebeye gitti ve otel tarafından evcil hayvan masraflarını ayıramadığı sorunu açıkladı mı? Veya, muhasebedeki masraflarının dikkatle gözden geçirilmesiyle yakalandı mı?

İlk olarak, otelin evcil hayvan masraflarını ayıramadığını inanmak zordur. İkincisi, otel evcil hayvan için ücreti ayırabiliyorsa, muhasebeye ne ödeyeceğini nasıl biliyordu?

Evcil hayvan ücretini yalnızca yakalandıysa ödeme yapmayı planlıyorsa ve gönüllü olarak ödemeyi teklif etmediyse, politikanız göz önüne alındığında, disiplin işlemini hak eder. Bu aynı zamanda geçmişte benzer durumlara nasıl hitap ettiğinize bağlı olacaktır. Çalışanlara çeşitli masraflar için şirketten geri ödeme yaptınız mı ve herhangi bir disiplin işlemesi yapılmadı mı?

Bir duruma baktığınızda, bir taraftan politikanın var olduğunu ve diğer taraftan nasıl uygulandığını ve uygulandığını göreceksiniz. Bu kişiye, geçmişte başka çalışanlara muamele edildiğinden farklı şekilde davranmak istemezsiniz.

Disiplin davası, diğer çalışanlar geçmişte benzer masraflar için şirketi tazmin ettikleri takdirde düzensizdir. Unutmayın ki ben bir avukat değilim, bu sadece bir İK arkadaşı görüşündedir.

Evde beslenen hayvan seyahat politikası yapmak önerilmez, çünkü bu şirketin bir çalışanının kişisel hayatına müdahale eden veya bu kişinin hayatına aşırı yük veren bir şirkettir. Çalışanlar, evcil hayvanları için onlarla birlikte seyahat etmek için para ödemeyi isterlerse, şirketin endişesi bu değil.

Evde beslenen hayvan, kaldıkları yerin veya seyahatin iş amaçlarına katılma yeteneklerini etkilemediği sürece, işverenin işi değildir. Çalışan, kuşkusuz seyahat eden evcil hayvanların ek ücrete tabi herhangi bir ücret ödemelidir.

Seyahat politikanız biraz kafa karıştırıcıdır ve politika halihazırda yalnızca şirket giderlerine izin verildiğini belirttiğinde "yetkisiz masraflardan sorumlu" ile ilgili kısmen güçlendirebilirsiniz.

Daha Fazlası: İş Seyahatinin Maliyetini Azaltmaya Yönelik 10 İpucu | Çalışanlar Odalar Paylaşmalı mı?

Feragatname: Verilen bilgilerin, güvenilir olmakla birlikte, doğruluk ve yasallık açısından garanti olmadığını unutmayın. Site, dünya çapında bir kitleyle okunmaktadır ve istihdam kanunları ve yönetmelikleri eyaletten ülkeye ve ülkeden ülkeye değişiklik göstermektedir. Yasal yorumlarınızın ve kararlarınızın bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için lütfen yasal yardım veya Devlet, Federal veya Uluslararası hükümet kaynaklarının yardımlarından yararlanın. Bu bilgi, rehberlik, fikirler ve yardım içindir.