Olay Kayıt Kılavuzu: Başarı Çözümleri

Teknolojideki gelişmeler, özellikle etkinlik planlaması ve olay kaydı üzerinde önemli bir etkiye sahiptir. Uzun zamandır kağıdın bir zarfın içine girdiği kağıt davetlerin olduğu günler oldu. İş dünyası seminerlerinden ve yıllık konferanslardan kilometre taşı doğum günü partilerine ve şirket tatil işlevlerine kadar, çevrimiçi kayıt her olay türü için giderek yaygınlaşmaktadır. Bu çevrimiçi işlem basit gibi görünse de, yine de çalışmayı gerektirir.

Neyse ki etkinlik planlamacılar için, olay kaydında yardımcı olacak birçok araç bulunmaktadır. Seçenekler, olay kaydının temellerini ele alan basit platformlar ve çok işlevli uygulamalar sunan daha gelişmiş olanları içermektedir. Bazı olay kayıt programları olay ödemelerini işler. Bazıları, bir kayıt iptal edilirse otomatik geri ödeme de sağlar. Diğer paketler, tescilli ad etiketlerini oluşturur. Etkinlik kayıt araçları, bir konferansa veya şirket web sitesine entegrasyon sağlamanın yanı sıra sosyal medya platformlarına bağlanmayı da sağlayabilir.

Ne yazık ki, pek çok seçenek ile, işiniz için olay kayıt aracını seçme süreci en azından söylemek gerekirse ezici olabilir. Aşağıda, etkinlik planlama işletmenize en iyi hizmet veren etkinlik kayıt araçlarını seçmek için basit bir rehber yer almaktadır.

Olay Kayıt Yazılımını Seçme: Nereden Başlanmalı?

Etkinlik kayıt araçlarını seçerken, ihtiyaçlarınızı belirlemekle başlar ve en iyisi istemektir.

Kayıt önceliklerinizi ve etkinlik planlama işinizi düşünün. Kendinize şu soruları sorun:

• İhtiyaçlarınız basit mi ve sadece kayıt ve ödeme işlemlerini gerektiriyor mu?
• Ana etkinlik içinde ek kayıtlar gerektiren birden fazla oturum öneriyor musunuz?
• Otel rezervasyonlarını veya seyahat düzenlemelerini yönetmek ister misiniz?
• Bir konferans web sitesini destekliyor musunuz?
• Ses etiketleri sağlıyor musunuz, görsel-işitsel gereksinimleri koordine ediyor veya özel çekiliş oturumları düzenliyor musunuz?
• Aynı anda birden fazla etkinliği yönetiyor musunuz?
• Olayınız yıllık bir olay mı yoksa tek seferlik bir olay mı?

Bu soruların cevapları, gereksinimlerinize en uygun olay kayıt yazılımını bulmanıza yardımcı olacaktır.

Etkinlik Kayıt Araçları

Etkinlik kayıt yazılımında pek çok seçenek bulunduğu için, etkinliğiniz için çalışıp çalışmadıklarına bakılmaksızın gösterişli özelliklere ve en yeni araçlara kolayca erişilebilir ya da hiç kullanılmayacaklardır. En yeni ve en büyüleyici olmaktan çekinmeyin. Bunun yerine, olayın kayıt işleminizde kullandığınız özelliklerin bir listesini yapın ve süreci hızlandırmak için eklemek istediğiniz özellikleri ekleyin. Mevcut bazı özellikler şunlardır:

• Etkinlik Çevrimiçi Kayıt
• Etkinlik Yerinde Kayıt
• Katılımcı Grubu Kayıt
• Katılımcı Öz-Check-In
• Olay Ödeme İşleme
• Katılımcı Yönetimi ve Raporları > Katılımcı Rozet Oluşturma ve Yönetimi
• Bireysel Oturumlara Kayıt
• Form Geliştirme
• Otel Odası Yönetimi
• Pazarlama Yönetimi
• Sosyal Medya
• Anketler ve Olay Geri Bildirimi
• Tüm Olay Kayıt Araçları Pahalı

Pek çok olay kayıt aracı, basit olayları yönetirken çok uygun olan makul bir fiyata standart işlevler sunar.

Bu programlar, web sitenize bağlanabilecek temel kayıt formlarını içerir. Kredi kartı ödemelerini kaydetmek ve işleme koymak için kredi kartı bilgileri de dahil olmak üzere kayıt bilgilerini toplayabilirler. Buna ek olarak, katılımcı kayıt listeleri derlenebilir veya ihraç edilebilir. Planladığınız etkinlik türüne ve olayların sıklığına bağlı olarak, bu basit araçlar, sizin için bir faydası olmayan her türlü ilave özellikle tıkanmadan tam ihtiyacınız olanı sağlayarak uygun olabilir.

Çok Amaçlı Olay Kayıt Araçları, Ekstra Yetenekler Sunun

Eğer etkinlik planlama çalışması büyük konferanslar planlıyorsa, temel özelliklerin ötesinde ilave işlevsellik sunan olay kayıt araçları sadece ihtiyacınız olan şey olabilir. Çözümler, olay kaydını işleyen ve bu özelliği, daha büyük, daha karmaşık bir olayın çeşitli ayrıntılarını izleyip rapor edebilme yeteneğiyle birleştiren çözümleri içerir.

Etkinlik katılımcıları konferansa kayıt olur ve belirli bir oturumda belirli atölye çalışmalarına kaydolurlarsa, bu işlevi etkinleştiren araçlar bulunur.

Bazı yazılımlar, grup indirimleri veya erken kayıt ücretlerine dayalı olarak farklı fiyatlandırma yapıları sunmanın yanı sıra tek bir ödeme kaynağıyla birden fazla katılımcının bir organizasyondan işlenmesine izin verir. Özelleştirilmiş raporlara ihtiyacınız varsa, seçtiğiniz bireysel çalıştaylara veya diğer parametrelere dayanarak katılım listelerini derleyerek otomatik olarak raporlar üreten bir olay kayıt paketi arayın. Konferanslar genelde basılı namet etiketlerini çağırır; dolayısıyla "mutlaka olmalı" listenizi koyun, böylece olay kayıt sürecinin bir parçası olarak otomatik olarak oluşturulabilir ve katılımcının tüm konferans, haftanın bir kısmı için kayıtlı olup olmadığını yansıtacak şekilde özelleştirme aranır. veya yalnızca belirli bir gün.

Kayıt Bütünleştirme Araçları

Çok sayıda etkinlik gerçekleştiren etkinlik planlayıcıları için kayıt verilerini mevcut veritabanınıza entegre etmek kuruluşunuz için kritik bir işlev olabilir. Kayıt ekleyicileri veritabanınıza eklemek ve iyileştirme alanlarını belirlemek için geçerli yöntemleri düşünün. Bu bilgilerin, gönüllü ya da bağışta bulunan kişiler gibi mevcut bilgilerle çeşitli şekillerde düşünülmesi önemlidir. Çoğu olay kayıt uygulaması verileri el ile dışa aktarma olanağı sağlar. Bununla birlikte, bu yöntem, bilgilerin veritabanınıza elle tekrar girilmesini gerektirdiği için zaman alıcıdır. Sadece etkinlik kayıt taleplerinizi karşılamakla kalmayıp aynı zamanda kurucu yönetim ihtiyaçlarınızı karşılayabilecek paketleri keşfedin.

Satın Almadan Önce Deneme Sürümü Alma

Etkinlik kaydı yazılım seçiminizi kısıtladıktan sonra, ücretsiz deneme süresi mi teklif edip etmediklerini belirleyin. Bu, yalnızca özellikleri test etmenin değil, istediğiniz işlevselliği olup olmadığını ve etkinliğiniz için uygun olup olmadığını görmek için fırsat vereceğim. Ayrıca, sorularınıza cevap verirken ya da yaşadığınız bir sorunu çözmeye çalışırken müşteri hizmet düzeylerini deneyimlemek için bir fırsattır.