Çalışanlarına Yollarını Beyan Etmek İçin En İyi Yol

Sürüş süreleri için çalışanların kilometre için en iyi yolu nedir? Motus'un CEO'su Craig Powell ile bu soruyu tartıştım. Motus, mobil çalışanlar için adil ve doğru geri ödemeleri garanti eden bir araç yönetimi ve geri ödeme platformu sağlıyor.

İşletmeniz için bir sürüş sistemi kurmak için seçenekler nelerdir?

Şirket çalışanlarının giderek daha da mobil hale gelmesi, daha fazla çalışan her gün iş amaçlı çalışıyor olması nedeniyle.

İşletmeniz için iki alternatifiniz var: şirkete ait otomobillerin bir filo programı veya kendi arabalarını kullanan çalışanlar için bir geri ödeme programı.

Bir filo programı (şirkete ait otomobiller), servis kamyonları, kamyonetler, teslim araçları veya diğer ekipman gereksinimleri olan belirli fonksiyonlar için nakliye hizmeti sunmak isteyen işverenler için çekici bir seçenektir. Filo programı, sigorta ve araç bakımı ve şirketin önemli bulduğu araç özelliklerini seçme becerisi gibi iş kontrol ve denetimini sağlar. Bunlar arasında, şirket markalarının oluşturulması, emniyet unsurları ve telematik gibi özellikler bulunur. Bunlar, araçlarının bulunduğu yere ve araçlara yönlendirilmesine yönelik 7/24 bakış açısı sağlamaktır.

Kendi arabalarını kullanan çalışanlar için geri ödeme programı , tarafından, çalışanları için özel araçlar veya kamyonlar gerektirmeyen şirketler tarafından kullanılmaktadır. satış ve servis işletmeleri.

Geri ödeme, işçiler için esneklik ve seçim imkânı sağlar, daha az iç yönetim gerektirir ve başlangıç ​​maliyetleri veya sermaye tahsili gerektirmez.

Hangi sistemin kullanılmasına karar vermek için önemli olan nedir?

Modele bakılmaksızın - filo veya geri ödeme - araçlarıyla ilişkili iş kullanımı için çalışanları doğru bir şekilde tazmin etmeniz gerekir; aksi takdirde masraflı IRS denetimleri veya daha kötüsü, sınıf içi eylem davaları.

Bir filo programı için, kendiniz birincil amaç olarak - bir çalışan dikmek (fayda) ya da işinizin nakliye ihtiyaçlarını sağlamak için kullanın. Birincil hedefiniz bir iş aracı sağlamaksa, çalışanlarınızın araçların kişisel kullanımıyla ilgili masrafları karşılayarak filo giderlerini azaltmanıza izin vermelidir.

Geri ödeme programı ile, ya düz bir araba yardımı, mil başına kurs ücreti programı ya da çalışanlarını geri ödemek için standart IRS kilometre hızı seçebilirsiniz. Ancak bu seçeneklerin üçü de şirketlerin her yıl çalışan başına binlerce dolar kaybetmesine neden olabilir, çünkü farklı gaz fiyatları ve sürülen mil sayısı gibi her bir şoförün maliyetini doğru bir şekilde hesaplamazlar.

FAVR nedir ve neden mil geri ödeme için en iyi alternatif?

FAVR, iş için araba kullanmayla ilişkili sabit ve değişken maliyetler için çalışanlara vergiden muaf olan bir IRS gelir prosedürüdür. Sabit maliyetler arasında sigorta, lisans ve kayıt ücretleri olabilirken, değişken maliyetler yakıt ve bakım içermektedir.

FAVR, ayın her ayına değişebilen kişinin yerel maliyetleri ve işletme kilometre sayısına dayalı olarak her mobil çalışana özelleştirilmiş bir geri ödeme imkanı sağlaması nedeniyle en doğru geri ödeme çözümdür.

Fakat, sabit ve değişken maliyetlerin hepsinin doğru bir şekilde kaydedilmesi yönetmek için karmaşık olabilir - bu nedenle çoğu işveren bunu kullanmaz.

Pek çok işveren, basit araba yelpazesine "tek bir ebat uyuyor" yaklaşımı tercih ediyor (örneğin, çalışan başına ayda 500 dolar). Fakat bu yöntem, hiçbir iki iş gezisinin aynı olmadığı gerçeğini hesaba katmaz, bu nedenle hiçbir çalışanın aynı miktarda geri ödenmemesi gerekir. Mil başına mil kuruna yapılan ödemeler daha adil fakat yine de doğru değil.

Neden IRS standart kilometre hızı en iyi alternatif değil?

Çoğu şirket, her çalışanın geri ödemesi gereken miktarı hesaplamak için IRS işletme kilometre oranını kullanıyor. Ancak, önceki yıl boyunca bir aracın çalıştırılmasının ulusal ortalama maliyetlerine dayandığı için, IRS oranı gerekli bir geri ödeme oranı değildir.

IRS oranı, gerçek bir geri ödeme oranı değil, önceki yılların verilerini kullanan maliyetin zaman içindeki ortalamasıdır. Çalışanlar gittikleri paradan daha fazla harcama yapıyor olabilirler ya da gaz fiyatları düştüyse aşırı tazminat ödeyebilirler - ve geçtiğimiz yılki rakamlara dayandığı için ödenen paralar için herhangi bir ayarlama yapılamayacaktı.

Düz otomobil ödenekleri ve tazminat söz konusu olduğunda çoğu şirket yanlış buluyor mu?

Farklı yerlerde yaşayan çalışanlarına geri ödeme yapmak söz konusu olduğunda, düz araba ödeneği adil değildir. Örneğin, bir çalışan, gaz fiyatlarının, başka bir çalışanların yaşadığı bir sonraki kasabadaki fiyatlardan 12 cent daha ucuz olduğu bir bölgede yaşayabilir. Ayrıca, araba seyahat sigortası primleri ve vergilerin fiyatı gibi sabit seyahat masrafları, konuma göre oldukça farklıdır.

Diğer sürüş maliyetleri de değişir. Örneğin, araba sigortası primleri, devlet tarafından, Charlotte, Kuzey Carolina'daki 825 $ ila Detroit, Michigan'da 3 $ 150 arasında değişiklik gösterir. Aynı 21 bin ABD doları tutarındaki sedan için vergiler Nevada'da 249 dolar, ancak Rhode Island'da 1 dolar 689 dolara kadar mal olabilir. Yıllık tamir masrafları her eyalette New Jersey'de ortalama 393 $, Vermont'ta ise sadece 270 $ aynı değildir. Farklı yerlerde yaşayan çalışanlara aynı sabit oranın ödenmesi bu varyasyonları tamamen göz ardı etmektedir.

Araba ödenekleri tazminat gibi davrandığından hem FICA vergilerini (Sosyal Güvenlik ve Medicare vergileri) ödeyen işverene hem de FICA'ya ve gelir vergileri için ödeme yapanlara vergilendirilir. Bu, şirketin eve araba ödenek tutarı, daha az gelir vergisi ve FICA katkılarını götürdüğü sırada şirketin araba ödenek tutarı ve buna bağlı FICA vergi katkısı ödenmesi anlamına gelir.FAVR gibi vergi masrafsız geri ödeme modelinde çalışan, tam olarak, işverenin ödediği miktarı "eve götürür".

Firmalar, bir filo aracının kişisel kullanımı için ücretlendirilirken hangi hatalar yapıyor?

Bazı işverenler, çalışanlarının kendi kişisel sürüş kullanımları için şirkete ait filo araçlarını bir diktatör olarak kullanmasına izin verir. Ancak, bu kişisel kullanımın çalışan için vergiye tabi olduğunu kaç şirketin fark etmediğine şaşıracaksınız. Şirketler, bu vergiye tabi fayda için her bir sürücünün masraflanması gereken miktarı hesaplamak için iyi bir yol bulamazlar.

Oftentimes kuruluşlar, kaç kişinin kullandıklarına bakılmaksızın, sürücülerinin tamamında kişisel kullanımları karşılayacak miktarı düzenler. Bu, kişisel kullanım için filo araçlarını oldukça fazla kullanan çalışanlar için büyük parasal bir avantaj olarak ortaya çıkabilir. Ancak, filo araçlarını kesinlikle iş amaçlı kullanan ve kendi araçlarını kişisel kullanım için çalışma koşulları dışında tutan çalışanlar haksız yere aşırı yüklenmiş olabilirler.

Bir işletme çalışanlarına doğru şekilde tazminat ödemiyorsa ne olur?

İşle ilgili gidiş giderleri için işçilere yanlışlıkla geri ödeme yapmak, birçok şirkete her yıl binlerce dolar maliyet getiriyor (Motus tarafından hesaplandığı gibi her yıl çalışan başına $ 3, 000 dolar). Bununla birlikte, bu, sınıf aksiyon davalarının maliyetleriyle karşılaştırıldığında hiçbir şey değildir. Son yıllarda, işçiler, eşit olmayan geri ödeme uygulamalarını telafi etmek için işverenlerine 7 milyon dolar kadar başarıyla dava açtı. Kaliforniya Eyaleti'nde, bu dava hızlı bir şekilde kural haline geliyor, istisna değil, çünkü Kaliforniya İş Yasası bölümü 2802 özellikle katıdır.

Kaliforniya yasası, "Bir işverenin görevini yerine getirmesinin doğrudan sonucunda çalışan tarafından yapılan tüm gerekli harcamalar veya kayıplar için kendi çalışanı için zararı tazmin edecektir. " Bu, işverenler tarafından işyerinde kullanılan ekipmanların veya araçların maliyetleriyle sınırlı olduğu şeklinde yaygın olarak yorumlandı, ancak artık kilometre geri ödeme vakalarında daha fazla kullanılmaktadır (Radio Shack ve Toys" R "Us örneği).

Filo programları, bu araçların kişisel kullanımı için çalışanların doğru bir şekilde geri yüklenmesiyle ilgili olarak kendi zorluklarıyla birlikte gelir. Şirket araçlarının kişisel kullanımı uygun şekilde belgelenmeli ve çalışanlar kişisel kullanım için geri alınmalıdır. Bildirilmeyen kişisel kilometre bilgileri, şirketleri maliyetli IRS denetimi riskine sokar ve şirkete geri ödeme yapılmayan ters ibrazlarda bulunabilir.

İşletmenize yardımcı olabilecek bazı kaynaklar nelerdir?

İşletmeniz, yeni dijital iş yerini güçlendiren aynı teknolojiyi, işletme masraflarını izlemek için kullanabilir. İşte bazı örnekler: Çalışan kilometre izlemeyi otomatik hale getirmek ve her çalışanın tam iş, gidip gelme ve kişisel bilgilerini doğru bir şekilde hesaplamak için

• çalışanların iş seyahat bilgilerini toplamak ve depolamak için GPS özellikli akıllı cihazlar Mobil uygulamalar
• mil. Sürüş davranışları ve mobil işgücünün verimliliğine dair bilgi edinirken, doğru mobil uygulamalar ve yazılım platformuyla, üretkenliği artırmak, maliyetleri düşürmek ve IRS uyumluluğunu sağlamak için sürücüler için manuel görevleri ortadan kaldırabilirsiniz.