Neden Konferanslar Genel Toplantıyla Başlıyor

Birçok büyük kurumsal toplantılar ve konferanslar, etkinlik programının başlangıcını, açılış oturumu denilen şeyle başlatıyor. Genel oturumlar veya genel oturum açma olarak da bilinen açılış oturumları, daha sıklıkla daha büyük konferanslar, kongreler veya sözleşmelerle ilişkilendirilir ancak daha küçük kurumsal etkinlikler için de kullanılabilir. Açılış oturumları, genellikle bir ila iki saat arasında süren programın başlangıcında belirli bir süre için planlanır.

Tüm programlar bir açılış oturumuyla başlamasa da, genel açık oturum sırasında planlanan sunular etkinlik organizatörleri sunabilir ve katılımcılarına hitap edebilecek eşsiz bir fırsat sunar.

Açılış Konuşmaları Konferanslarda Ne Oldu

Açılış genel oturumları, genel izleyicilere hitap etmeye yönelik çeşitli konuşmacılar tarafından planlanmış bir sunum ya da sunum dizisi ile karakterize edilir. Bazı etkinlik programları, katılımcıların sunumlar ve çalıştaylar için daha küçük gruplara ayrıldığı eşzamanlı koparma oturumları sunar. Diğerleri, belirli roller, beceri setleri veya çıkarlar için ayrılmış oturumlar için izleyiciyi neredeyse derhal bölünürler. Açılış genel oturumu, diğer yandan, programın başında tüm etkinlik katılımcılarını bir araya getiren bir fırsat olarak hizmet eder.

Açılış genel oturumunda, organizatörün liderliği genel gündem maddelerini kapsamayı seçebilir ve genel programın hedeflerini belirleyebilir.

Açılış oturumları genellikle bir konuşmacı ve sözleşmenin tonunu belirlemeye yardımcı olan diğer katılımcılar da içerir. Bu sunumlar çeşitli biçimlerde yapılabilir ancak oturumların kendileri tanım gereği tüm katılımcılara açıktır.

Neden Açılış Oturumu ile Başlanıyor

En etkili açılış genel oturumları, etkinlik organizatörleri değil, izleyiciler ve etkinlik katılımcıları için düzenlenen oturumlardır.

Etkinlik organizatörleri şirket veya dernek işlerine, etkinlik lojistiklerine ve gündem maddelerine hitap etme fırsatını bulabilirken, büyük bir açılış oturumu da izleyiciyi eğlendirmeli ve motive etmelidir. Etkin programlar, kitleyle etkileşim ve ilgi gerektirir. Etkinlik organizatörleri izleyicinin ilgisini en başından yitirirse, geri almak için mücadele etmeleri gerekir. Genel oturumların açılması, programa güçlü bir notla başlamalıdır. Etkinlik planlamacılarının, program organizatörlerini açılış oturumunda bir araya getirmesi için koçluk etmeleri gereken hedefler.

Açılış Oturumu'nun Hedefleri

Açılış oturumunun güçlü bir nota kapalı olarak başlatılmasının önemi göz önüne alındığında, büyük açılış oturumları aşağıdaki hedeflerin bazı kombinasyonlarını ele alma eğilimindedir:

• Kitleyi motive etme > Kitleyi Eğitin
• Kitleyi Eğlendirin ve Etkileyin
• Zil Sesi Ayırın
• Unutulmaz bir Deneyim Oluşturun
• Önemli Bilgileri Paylaşın
• En iyi açılış genel oturumları bu hedeflerin hepsine uygulanacaktır.Örneğin, yıllık konferansın açılış genel oturumunda, organizasyonun başkanının hoş geldiniz mesajı ve süre etkinliğinin moderatörlüğünü yapacak olan emniyet görevlisinden bir adres yer alabilir.

Açılış oturumu, şirketin hedeflerine ulaşmak için satış gücünü motive etmekle ilgili bir sunum yapan bir konuk konuşmacı ile güçlü bir not bırakabilir.

İş Konferansları Üzerine Daha Fazla Bilgi

İş Buluşmalarından En İyi Şekilde Ulaşmanıza Yardımcı Olmanızı Sağlayan 13 İpucu

• İş Seminerleri ve Etkinliklerinde Katılımı Artırma
• İş Konferansında Katılanlara Etik Kurallar
• Adım Adım Konferans Planlama Rehberi