Neden bir Olay Planlama Kontrol Listesine Gerekirsiniz

Sadece olay planlama işinde başlamış iseniz veya deneyimli bir etkinlik plancısıysanız, bir olay planlama kontrol listesine aşina veya en azından bir etkinlik planlama kursu sırasında referans olarak duymuşsunuzdur. sanayi toplanması. Bunun bir nedeni var. Bir etkinlik planlama kontrol listesi planlamacının en yakın arkadaşı, etkinliklerinizi başarıyla yönetmek için paha biçilemez bir araçtır.

Not: Bir olay planlama kontrol listesi, geri ödeme planı veya kritik bir yol olarak da bilinir.

Etkinlik planlaması planlama ile ilgilidir. En yaratıcı etkinlik fikri bile, iyi planlanmış ve idam edilmezse atılır. Burada bir olay kontrol listesi gelir. Başarılı bir organizasyonun sayısız sorumluluklarını ve çeşitli ayrıntılarını hapsettiginiz zaman, planlanmış ve on - ya da ileride kalma konusundaki rehberiniz. Ve birden fazla etkinliği yönetirken özellikle yararlıdır. Küçük bir görevin unutulması ya da bir sürenin sonunda geride kalması domino etkisine neden olabilir: Olayın diğer görünüşte ilgisiz yönleri ayrı ayrı parçalanmaya başlayabilir.

Böylece etkinlik planlama işinizin sorunsuz çalışmasını sağlamak için hafızanıza, yapışkan notlarınıza ya da pullarınıza güvenmeyin. Etkili bir etkinlik planlama kontrol listesini bir araya getirmeyi öğrenin; yakında yeni en iyi arkadaşınız olacak.

Başlamadan Önce

Başlamak için planladığınız etkinliğe odaklanmak için programınızdan biraz zaman ayırın.

Sonra, aklını temizle. Cidden mi. Telefona göz atma veya bir e-postaya cevap verme. Tamamlanması gereken tüm görevleri etkin bir şekilde planlayabilmeniz için bu etkinliği kesintiye uğramaksızın baştan sona düşünmelisiniz.

Hazırlanın

Planladığınız etkinliği düşünün ve teyit edilen tüm ayrıntıları yazın: müşteri adı ve iletişim bilgileri, etkinlik tarihi, yer, katılımcı sayısı vs.

Bir takvim çıkarın ve bu takvimdeki etkinlik tarihini kalın harflerle işaretleyin. Bu olayın bir parçası olan diğer ilgili malzemeleri - mekan fotoğrafları, temasa geçilecek catering listeleri - toplayın.

Geriye Dön

Bir etkinlik planlama kontrol listesini yazmanın yolu, geriye doğru çalışmaktır.

Konuklar, bir anda, her şeyin gerçekleştiği bir günlük veya birden çok günlük toplantıyla bir karşılaşma yaşarlar. Sahnede görülen ve güzelce idam edilen canlı bir performans gibi. Etkinlik planlayıcıları, olayları, son olayla sonuçlanacak şekilde bir bulmaca parçası gibi birbirine uyan daha küçük etkinlikler dizisi olarak görür. Yani, plancılar olarak baştan başlıyoruz. Gerçek bir olayın gerçekleşmesi birkaç hafta veya ay önce gerçekleşir.

Başlangıçtan Başla

Etkinlik planlama kontrol listenizi nerede yazacağınıza karar verirken, etkinliğiniz için sağlam bir temel oluşturmayı düşünün.Renk düzenleri seçmeden ve çiçekler sipariş etmeden önce, temelleri çözmek zorundasınız. Sözleşmelerin imzalanmasından bir blok müzakere odasına kadar, her şeyin kontrol listesine ne kadar büyük veya küçük olursa olsun yazılması gerekiyor. Önemli olan, önce etkinlik tarihe daha yakın gerçekleşen yapılacaklar için zamanlamanıza daha fazla zaman tanımak için önceden tamamlanmış olan tüm görevleri yerine getirmektir.

Etkinlik planlayıcı kontrol listesine eklenecek bazı öğeler örnekleri:

Sözleşmeleri imzalama (müşteri, mekan, satıcılar vb. Ile).
Mekânın bulunduğu tarihi ve saati onaylayın
Eğlence kiralama (bant, hoparlör vb.)
Güvenli otel bloğu
Posta davetiyeleri
Menü seçin
Kiralama bekleyin personel
misafirler
Siteyi gezin
Oda ayarlarını doğrulayın

Ekstra Zamana İzin Ver

Etkinlik kontrol listenizdeki her bir öğe ile ekstra zaman ekleyin. Davetiyeleri gerçekten postalamak için gönderilen tarih Mart 15 ise, davetiyelerin bir hafta önce 8 Mart'a gönderilmesi için listenize bir madde koyun. Davetiyeyle ters yöne dönmesi durumunda veya başka bir sebepten dolayı planlamanızın ardında kalırsanız size biraz zaman kazandırır.

Hatırlatıcıları Kontrol Listenize Ekleyin

Kontrol listenizde "caterer ile kontrat imzalamayı" yazmanız yeterli değildir ve tamamlandığında kutuyu işaretlemeniz yeterli değildir.

Yemek şirketinin sözleşmenin bir kopyasını aldığından ve imzalı bir kopyasını da size iade ettiğinden emin olmanız gerekecek. Dolayısıyla, kontrol listesine eklediğiniz her büyük öğe için bir hatırlatıcı ekleyin. Örneğin, "Tedarikçi re: sözleşme ile takip edin. Msgstr "Yemek listesinden" imzalanmış sözleşmeyi aldım "yazan başka bir daha sonra hatırlatıcı ekleyin. Bir görevi üstlenmek ve sadece sizin tarafınızdan tamamlandığında yapılması düşünülmeyen bir şey değildir.