Resmi Davet Mektubu ve Materyalleri Yazma

Etkinlik ve toplantı planlamacılarından, düzenledikleri toplantılar, teşvik gezileri ve diğer programlar için resmi davet mektupları ve materyalleri katkıda bulunmaları veya bunlara katkıda bulunmaları bekleniyor. Zor bir görev gibi görünmek zorunda değilsiniz, ancak uygun davetiye kurallarını izlemek ve misafirleriniz için önemli ayrıntıları kaçırmamak için belirli adımları izlemek önemlidir.

İşte nasıl:

1. Bir etkinlik teması oluşturun. Planlayıcılar, resmi davet mektupları ve materyalleri yazmadan önce program için cazip bir temanın olduğundan emin olmalılar. Aşağıdaki sorular beyin fırtınası sürecine başlamanıza yardımcı olacaktır: Eğitim konferansı, seminer veya teşvik gezisi mi? Nerede tutuluyor? Bu hedef veya mekan hakkında benzersiz olan nedir? Olay için zorlu program nedir? Programın arkasındaki bazı hedefler nelerdir? Neden bir katılımcı katılmak ister? Bu sorular, harika bir etkinlik temasının oluşturulmasına yardımcı olacaktır.

2. Elektronik bir davetiye oluşturun. RSVP süreci sırasında yakalanması gereken önemli olay lojistiği hacmi nedeniyle önemli olaylar için birçok resmi davet mektubu ve materyali çevrimiçi kayıt sistemlerine taşınmıştır: isimlerin, iletişim bilgilerinin, beslenme gereksinimlerinin, engelli kişilerin erişiminin, ulaşım ihtiyaçları, program detayları, faaliyet bilgileri ve daha fazlası. Not: Daha az karmaşık olaylar, etkinlik ayrıntılarını ve RSVP kişilerini iletmek için e-postayla gönderilen tek bir web sayfası veya grafik tasarım resmi kullanabilir.

3. Basılı bir davetiye oluşturun. Programınızın veya etkinliğinizin niteliğine bağlı olarak, davetiye görgüsü, misafirlerine gerçek anlamda değer verdiklerinizi bildirmek için resmi davet mektupları ve notlar yazmanız gerektiğini önerebilir. Bu olay materyalinden farklıdır; bunun yerine, konuğa ev sahibi ve onun unvanı, etkinliğin teması, tarih ve saati ve bir RSVP kişisini de içeren değerli bilgiler sağlayan basit bir davet kartı düşünün.

4. Resmi etkinlik davetiyeleri yazma. Elektronik davetiyenin bir parçası olarak, program ve etkinlikle ilgili üst düzey bilgileri özetlemelisiniz. Örneğin, bu bir teşvik gezisi veya çok günlük konferans ise, varış yeri, ana otel / konferans yeri, ana konu, konuşmacılar (biyolojik silahlar da dahil olmak üzere), program, etkinlikler, lojistik ve ayrıntılar dahil etmek isteyeceksiniz kayıt hakkında. Davet mektupları ve materyalleri, konuklara katılmak için bir neden sağlamalıdır ve her zaman bir harekete geçirici mesaj içermelidir.

5. Davetiyenin görgü kuralları hedef / mekan geneline başlar. Resmi davet mektupları ve materyalleri yazarken, programa ev sahipliği yaptığınız yere hiç kimsenin gitmediğini varsaymak her zaman güvenlidir.Bu, programın tutulduğu varış yeri ve / veya otel / tesis / mekan hakkında kısa bir genel bakış yazmak zorunda olduğunuz anlamına gelir. Çok günlük bir etkinlik planlıyorsanız, bu bilgiyi olabildiğince yüksek seviyede tutun, ancak konuklara, yer hakkında benzersiz bilgiler sunmak ve neden orada sizinle birlikte zaman geçirmeleri gerektiğini öğrenmek için yeterli bilginin bulunduğundan emin olun.

6. Davetiyenin görgü kuralları etkinlik programını gerektirir. Teşvik programı gibi çok günlük bir etkinlik planlıyorsanız, davetiyelerin mümkün olduğunca ayrıntılı bir şekilde içermesi gerekir; böylece konuklar zamanlarını sizinle uygun bir şekilde planlayabilirler. Bu, davetinizin, varış yöntemlerini ve katılmaları beklenecek zamanları, iş toplantıları ve faaliyetleri (ve faaliyet seçenekleri), yemekler ve ayrılış bilgileri hakkında bilgi vermesi gerektiği anlamına gelir.

7. Davetiye görgü kuralları, etkinlik açıklamalarının yapılmasını gerektirir. Resmi davet mektubu ve materyalleri yazarken, konukların ilgi alanlarına uyan şeyleri daha iyi belirlemelerine yardımcı olacak çeşitli etkinliklere genel bir bakış verin. Golf programınız 1/2 gün veya tam günlük bir etkinlik midir? Nehir akıntılarının "sınıfı" nasıldı? Etkinliğe ev sahipliği yapan yükseklik nedir ve dağ bisikleti programı sizi ne kadar alacaktır? Bir resim dersi için ne kadar zaman var ve ne öğrenecekler?

8. Davetiyenin görgü kuralları, lojistik toplantıyla ilgili bilgi ister. Yine, çok günlük bir programa ev sahipliği yaptığınızı farz ederseniz, konuklara aşağıdaki öğelerin her biri hakkında ayrıntılı bilgi verilmelidir:

   • Uçuş rezervasyonları
   • Etkinlik kaydı
   • Oda rezervasyonları
   • Havaalanı transferi > Kıyafet kodu
   • Hava durumu
   • Check-in işlemleri
   • Geri ödenemez maddeler
   • Evsahipliği personeli
   • Nihai olay gündemini geliştirin.

9. Bu, ilk davet materyalinden farklı olacak, ancak varışta veya hemen bir etkinliğe katılmadan önce davet edilen konuklara sağlanmalıdır. Saat ve saat (saatleri birleştirmek iyidir) ne zaman ve nerede yapılması gerektiği hakkında genel bir bakış içermelidir. Eşzamanlı olarak planlanmış birden fazla eğitim iziniz varsa, katılımcıların hangi konularda ne zaman ve nerede planlandığını bilmesi için bu parçaları gruplar halinde özetlemek faydalı olacaktır. Etkinliğe hoş geldiniz mektubu oluşturun.

10. Birçok planlayıcı, hoş geldiniz mektubuna dahil etmeleri gereken veya içermemeleri gereken bilgilerle mücadele eder. En iyi tavsiye hoş geldiniz mesajını basit tutmak ve konuklara memnuniyetle karşıladıklarını ve takdir ettiklerini bildirmeleridir. Davetiye görgü kuralları, mektubun resmi evsahibi tarafından imzalanması gerektiğini ileri sürer. En çok gözden geçirilen etkinlik daveti öğelerinden biri kalkış uyarısıdır. Hoşgeldiniz mektubunun ve varış hediyelerinin bir parçası olarak konukların nasıl gideceği ile ilgili ayrıntılar eklemek önemlidir.

    Menü kartları oluşturun.

11. Kahvaltı, öğle yemeği veya akşam yemeği planlıyorsanız da, konuklar her öğün her ders için menü öğelerini ana hatlarıyla gösteren menü kartlarını gördükleri için teşekkür ederler. Onlara masalarında başkaları ile bir araya geldiğinde konuşmaları gereken bir şey verir ve bekleme personelinin, konuklardan menü seçeneklerini hızlı bir şekilde elde etmesine ve programın yoluna devam etmesine yardımcı olur. Not: Öğlen yemeğinde, benzersiz bir eğlenceye yönelik temalı bir tatlı gibi özel bir sürpriz planlıyorsanız, bu efekti artırmak için menü kartından çıkarıp bırakmanız yararlı olacaktır. Teşekkür hediye kartları oluşturun.

12. Bir varış hediyesi veya bir yastık hediyesi olsun, her hediye hediye kartına sahip olmalı. "Teşekkür ederim" mesajları güçlendirmek ve misafirlerinizi çok özel hissetmek için bir fırsat. Olayın temasını yansıtan yazıları ve mesajları dahil etmek faydalıdır. Ayrı ayrı ayrılış bildirimleri oluşturun.

13. Kalkış gününden önce, uçuş numaralarını ve kalkış saatlerini de içeren, ayrılışlarını hatırlatan uyarıları konuk odalarına iletin. Lojistik zamanlaması sırasında göz ardı edilmiş olabilecek son dakika hatalarını düzeltme fırsatı sunar.

    İpuçları:

Harika bir grafik tasarımcısına ve çevrimiçi kayıt işlemine sahip olduğunuzdan emin olun. Günümüzde halen sürmekte olan zorluk birçok farklı çevrimiçi etkinlik kayıt sisteminin varlığıdır ancak çok fazla özelleştirme gerektirir veya üçüncü parti sistemlerin kullanımı yine de davet başına temel olarak biraz pahalı sayılır. Bu yüzden birçok plancı, halen evde yetişen araçlara ve kaynaklara güveniyor.

1. Kendinize harika bir kırtasiye dükkanı bulun. Kuruluşlar elektronik iletişim biçimlerinin kullanımına gittikçe daha fazla ilerlemekle birlikte, basılı davetiyelerin ve etkinlik malzemelerinin getirdiği etkinin yerini almaz. Etkinlik temanızı iltifat edecek kırtasiye arayın ve daha fazla ilgi ve drama yaratmak için kağıt stillerini ve boyutlarını değiştirin. Konuklar çaba gösterecektir.
2. Bir şablon oluşturun ve buradan çoğaltın. Planlamacılar şablon davet mektubu ve materyalleri oluşturmalı ve sadece önceki programların ve etkinliklerin şablonlarından yeni etkinlikleri güncellemelidir. Elbette, yeni kırtasiye, grafik, metin vb. Seçilmeli ve kullanılmalıdır, bu nedenle her seferinde belirli bir miktarda özelleştirme gereklidir.