3 Ortak Olay İşlem Hataları Kaçınılması

Saf tecrübenin ötesinde, bir etkinlik planlayıcısı için daha iyi bir etkinlik plancısı haline gelmenin en iyi yolu, bir konuk olarak başka bir işleve katılmaktır. Çoğu olay plancısı sahne arkasında koordine eden bir etkinlik süresini harcıyor ancak bir konuğun gözünden bir olay yaşamak iyi göz açıcı olabilir.

Etkinlik planlayıcısı yerine konuğa katılmak, eylemde olan bir olay operatörü gözlemleme fırsatı verir; neyin işe yaradığının kolayca fark edildiği bir perspektif - ve neyin olmaması.

Kötü yönetilen etkinliklerde muhtemelen göreceğiniz üç hata yanı sıra, etkinliklerinizde bu hataları önleme ipuçları.

Mismanlı Kayıt Tablosu

Konuklar bir kayıt masasına kadar yürüdüklerinde, durum personeli ne olursa olsun, etkinlik personeli konuksever olmalı ve konuklara yardım etmeye hazır olmalıdır.

Kayıt masasına giren birinin olaya ait olmadığını varsaymak servis odaklı veya nazik değildir. Yine de, personel doğru bir şekilde hazırlanmadığı veya bilgilendirilmemesi durumunda tam olarak bu gerçekleşebilir. Etkinlik ekibine, kayıt masasının, etkinliğin arkasındaki organizasyonun ve organizasyonun görüntüsünü temsil ettiğini hatırlatın. Personel, kayıt masasında tüm konukları selamlamalı ve olay için evde oturup bulunup bulunmadıklarını, etkinlik veya ev sahibi adına göre sormalısınız. Bir hata yapıldıysa, konukların çoğu kendilerini düzeltip özür dilerler. Değilse, personele duruma en iyi nasıl yaklaşılması gerektiğine ilişkin talimatlar verilmelidir.

Olay operasyonlarında nezaket uzun bir yol kat eder.

Dağınık Olay Ayarları

Birçok mekanda, oda temizliği bir olay alanını temizler ve ziyafet operasyonları personeli sonra kurulumu tamamlar. Ziyafet operasyonları bardak altına düşerse ve kırıkları temizlemede başarısız olursa, kırıkları olay personeli temizlemedikçe zeminde kalır.

Kırık cam kırıkları ve diğer artıklar korkunç bir görüntü bırakmakla kalmaz, aynı zamanda bir güvenlik tehlikesi yaratabilirler. Bu nedenle, en iyi etkinlik planlayıcıları, kurulumu gözlemlemek ve alanın bir dizi serisini gerçekleştirmek için başlangıç ​​saatinden 1-2 saat önce varacak ve etkinlikten 15 dakika önce cam ve diğer öğeleri 30 dakika sonra arayacaktır. Herhangi bir şey yerinde olmazsa, etkinlik planlayıcısı onu ziyafet ekibinin dikkatine getirebilir.

Zamana Karşı Temizleme

Herhangi bir organizasyonda, organizatörlerin gündemi ve mekan operasyonları personelinin çalışma takvimi olmak üzere iki (bazen rakip) programlar olacaktir. Her ikisinin de uygun şekilde senkronize edildiğinden emin olmak, etkinlik planlamacısının sorumluluğundadır.

Programın sunumu veya açılış notu, kayıt tablolarını, yiyecekleri ve içecekleri içerebilecek bazı tür varışlardan hemen sonra ortaya çıkar.Bu nedenle, temizleme ve yıkma faaliyetlerinin zamanlaması, program gündemine müdahale etmemeye veya müdahale etmemeye özenle planlanmalıdır. Temizleme ve parçalama olay operasyonları görevlileri ile önceden görüşülmezse, bir etkinlik planlayıcısı tabloların ve diğer öğelerin ev sahibi ya da konuk konuşmacıların önünde çıkarılabileceğini ve odadaki herkesin dikkatini dağıtabileceğini görebilir.

Etkinlik planlamacılar, ziyafet yöneticilerine ne zaman çalışacakları ve ne zaman sessiz kalmaları gerektiğini hatırlatmaları gerekiyor mu? Cevap Evet.

Bottom Line

İyi yönetilen mekanlar, gayretli olay operasyonları yöneticileri ve personeli, bir etkinlik planlamacısının işini kolaylaştırmakla birlikte, bu tür mükemmel etkinliklerin icrası her zaman geçerli değildir. Büyük etkinlik planlayıcıları, bir etkinliğin yürütülmesinin her ayrıntısını kendi işlerine yaparlar. Kurulum, olay servisinin her yönünü tartışmak ve ziyafet yöneticileri ile olaydan önce ayrılmak ve müşterinin mümkün olan en iyi olayı sağlamak için önce, sırasında ve sonrasında olay işlemlerini denetlemek için zaman ayırıyorlar.