Video: Lecture 14 - How to Operate (Keith Rabois) 2025
Toplantılar çok vurulabilir veya özlenebilir. Meslektaşları ile birlikte kontrol etmek, hedefler koymak, görev listelerini çizmek ve işleri başarmak için mükemmel bir yol olabilirler, ancak düzgün yapılmazlarsa zaman kaybı da olabilirler.
Gününüzü veya meslektaşınızın zamanını sadece gün içinde yer kaplayan anlamsız veya etkisiz toplantılarla boşa harcamayın. Herkesin kendini iyi hissetmesini sağlayacak büyük proje toplantıları için bu beş ipucu izleyin.
1. Amacınızı tanımlayın
Toplantınızı ilan etmeden önce ilk önce atılmanız gereken ilk adım, neden ilk etapta bir toplantı yapmak istediğinizi belirlemektir. Sadece sahip olmak uğruna düzenli toplantılar düzenlemeyin. Her toplantıda net bir amaç olmalıdır ve bu amaca önceden karar verilmelidir.
Örneğin, toplantılarınızın amacı, karmaşık veya önemli bilgileri ekip üyelerinizle hızlı ve etkili bir şekilde paylaşmak, mevcut veya gelecekteki projeler için potansiyel seçenekleri beyin fırtınası yapmak, ortak bir çalışma yapmak bir takım olarak karar verebilir veya herkesin nasıl bir performans gösterdiğini ve herkesin bir sonraki adımını ne yapması gerektiğini hızlı bir şekilde kontrol edebilir.
Toplantılarınız açık ve net bir amaçla başladığında, yalnızca çok daha hızlı sona ermekle kalmaz, çok daha fazla şey elde edersiniz.
3'ten büyük ->2. Gündeminizi Peşin Olarak Oluşturun ve Dağıtın
Toplantının ne olacağını öğrendikten sonra, herkesin de bu konularda bilgilendirmesini sağlayın.
Bunu yapmanın en iyi yolu bir gündemi önceden yaratmak ve dağıtmaktır. Böylelikle, önemli bilgileri ve sorularınızı vaktinden bir araya getirebilir ve herkes, konuyla ilgili tartışmaya ve hareket etmeye hazır hale gelebilir.
İyi bir gündem için 10 ipucu okuyun ve buradan ücretsiz bir şablon alın.
3. Herkesin Konuşma Şansı Vermesi
Zamandan tasarruf etmek ve herkesin tekrar çalışmasına yardımcı olmak için herkesin dinlediği sırada toplantıyı bir kişinin sunması cazip gelebilir.
Bu dürtüya karşı diren. Bunun yerine, herkesin istediği veya ihtiyaç duyduğu şeyleri konuşma şansını verin. Bunu yapmak, herkesin endişelerinin ve itirazlarının ele alındığından emin olur ve daha önce düşünmemeniz gereken ek fikirleri bile sağlayabilir.
4. Dakika Hemen Yazın
Toplantılarınız herhangi bir karar vermeyi gerektiriyorsa veya beş dakikadan uzun sürerse, proje ekibindeki birilerinin birkaç dakikanızı ayırmasını sağlamanız gerekir. Proje koordinatörünüz bunu yapabilir. Bu tutanaklar, toplantıyı kaçırmış kişilere yetişmelerine yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda kararların alınması için önemli bir hatırlatma ve orada bulunanlar için karar verilen adımlar olarak da görev yaparlar. Onları mümkün olan en kısa sürede hazır bulundurun.
Anılar zahmetli olabilir. Kendinize veya meslektaşınıza kararlar veya yapılan planlar hakkında katılmama fırsatı vermeyin.Toplantının konusu toplantı için yeterince önemli ise, yazılı olarak alınması önemlidir.
5. İhtiyacın Olmuyorsa İptal Et
Planlanmış bir toplantıyı iptal etmek meslektaşlarınıza rahatladıklarını veya şiddetlendiğini hissetmenize neden olabilir; hepsi ona nasıl yaklaştığınız içindir. Meslektaşlarınız iş yerinde geride kalıp gün içinde ekstra bir saat geçirirse, toplantıyı iptal etmek büyük bir rahatlama olabilir.
Planladığınız ve iptal ettiğiniz toplantı yüzünden diğer önemli görevleri kaçırdıysanız, ağırlaştıklarında şaşkın olmayın.
Birini planladığınız için toplantı yapmaya mecbur hissetmeyin. Toplantıya artık gerek duyulmazsa, bilgi başka bir yolla elde edilebilir veya acil bir durum ortaya çıkarsa iptal etmeniz gerekir. Bununla birlikte mümkün olduğu kadar önceden iptal ettiğinizden ve insanlara neler olup bittiğinden haberdar olduğunuzdan emin olun. Böylece herkes mümkün olduğunca etkin ve verimli bir şekilde zamanlarını kullanabilir.
Profesyonel bir proje yöneticisi olarak, görevlerinizin, toplantılar da dahil olmak üzere olabildiğince etkin ve verimli bir şekilde gerçekleştirildiğinden emin olmanız gerekir. Bu beş ipucu kullanın ve toplantılarınız bir varlık olacaktır, boşa harcamayın.
Proje Yönetimi < < Strese Proje Yöneticisi Olarak Nasıl Kazandırılır
Stresle nasıl başa çıkılacağını öğrenecek bir proje yöneticisi Tanınması ve uygun şekilde kullanılması.
Entegre Proje Teslimatı: Kazanılmış Bir Proje Yaklaşımı
Entegre Proje Teslimatı yaklaşımı takip edilmelidir hiçbir şeyin gözden kaçırılmadığından emin olmak için önemli adımlar. Fırsatlar ve istismar ve tasarruf arttırılmıştır.
Etkili Toplantıları Planlama için 12 basit adım:
Bir toplantı planlamanız gerekir mi? Hedefinizi belirleyen ve sizi sonuçta ilerlemeye yönlendiren bu 12 basit adımla etkin toplantılar planlamak kolaydır.