Etkili Toplantıları Planlama için 12 basit adım:

Biliyorum çoğu insana isterseniz, sırt sırta gelen toplantılarda bir gün geçirme düşüncesi korku hissi uyandırır. Toplantılar sıkıcı olabilir, genellikle gereksizdir ve kesinlikle diğer işlerden uzak durur. Ancak, planlar doğruysa toplantılar çok verimli ve üretken olabilir.

Etkili Toplantıları Planlamak İçin 12 Basit Adım

Gerçekten Bir Toplantıya İhtiyacınız Var mı?

Önce, bir toplantı planlamanın gerçekten gerekli olup olmadığına karar verin.

Bazen, resmi bir toplantıyı, bilgi paylaşma veya bir konuyu tartışmanın en iyi yolu olarak düşünüyoruz. Ancak, haberiniz e-posta veya konferans görüşmesi yoluyla veya sadece birkaç kişiyi ofisinizde 15 dakika toplarsa, resmi toplantıyı atlayın.

Sadece Orada Olmaları Gereken İnsanları Davet Edin

Hiç toplantıya çağırıldınız ve merak ettiniz - yarısı - neden orada bulundunuz? Onların katılmak zorunda olmayan bir toplantıya davet ederek insanların zamanını boşa harcamayın. Bu etkili bir toplantı olmayacak. Bütçe sorularını cevaplamak için muhasebe uzmanlarından biri toplantıda hazır bulunmalı mı? O zaman bir kişiyi bu göreve uygun muhasebe biriminden davet edin.

Eğer bir toplantıda tartışılanları meslektaşınız veya amirinize bildirmeniz gerekiyorsa, onları gerçek toplantıya davet etmeniz gerekmez. Bir toplantı özeti hazırlayın ve daha sonra bunlara gönderin. Zamandan tasarruf sağlayacaklarından dolayı teşekkür ederler ve bilgiyi yazıya döktüğünüz için - tartışmalar hakkında tam olarak bilgilendirildiklerine dair güvenceye sahip olursunuz.

Gönderilen Toplantı Hatırlatıcıları

Hayat meşguldür ve takvimler zamanlanmış aktivitelerle hızlı bir şekilde ayrılır. Toplantıdan iki gün önce bir takip toplantı hatırlatıcısı gönderin. Bu, katılımcı olacağını söyleyen kişileri teyit edecektir ve ayrıca, programlar değiştiğinde ve önemli katılımcılar planlanan toplantı saatini gerçekleştiremezse vaktinden önce haberdar edebilmenizi sağlar.

Gündeminiz

bulunmaktadır. Etkili toplantılar planlamak için önce neyin tartışılacağını planlamanız gerekir. Toplantının amacı nedir? Ne yapmak istiyorsunuz?

Zamanından önce bir toplantı gündemi hazırlayın ve katılımcılara dağıtın. Başlama zamanını belirtin ve ele alınacak kısa konular listesini ekleyin. Kendi toplantınızı uzun, aşırı detaylı bir gündemle batırmayın. Belli bir alanda raporlama yapmakla yükümlü olacak kişileri adıyla belirtin.

Beklentiler Hakkında Açık Olun

Toplantının ilk bildirimini gönderirken amacını ve beklentilerinizi netleştirin. Toplantı bir sunum etrafında dönecek ve katılımcılar not almaya hazır mı olacak? Veya bu katılımcıların fikir ve önerileri göstermesi beklenen bir beyin fırtınası oturumu mı?

Bazı kurumsal kültürlerde, çalışanlar yalnızca dinlemek ve ardından çalışma alanlarına geri dönmek için toplanırlar. Diğer şirketlerde, çalışanlar serbestçe katılırlar. Bugünün ortak çalışma alanlarında, fikirlerin etkileşimi ve paylaşımı yalnızca toplantılarda karşılanır değildir; sıklıkla toplantının amacı budur.

Başlama Zamanı

Genellikle zamanında toplantılar için zamanında gösterilen bir kişiyseniz, o halde, toplantı bitene kadar asıl toplantı 15 dakika sürmeyince ne kadar sinir bozucu olduğunu anlarsınız millet odaya girer.

Kaçınılmaz olarak, ileri gidilirse, herkes, bu toplantıların zamanında başlamadığını bilir; böylece herkes geç gösterilmeye başlar.

Toplantılarınızdan sorumlu olun. Verilen başlangıç ​​zamanında derhal başlayın. Kapıyı kapat ve başla. Bu sıkıcılar, gecikmeden gidecekleri mesajını çabucak alacaklar ve bu hatayı yalnızca bir kez yapmaları gerekiyor.

Kısa ve Basit Tutun

Çoğu toplantı bir saat beklenmektedir - çoğu zaman - 30 dakika veya 45 dakika yeterlidir. Çok fazla zaman ayrıldığı zaman, olağan sonuç, boşa harcanmasıdır. Toplantı bittikten sonra insanlar oyalanmaya devam ederler veya belirli bir gündem maddesinde çok uzun süre harcarlar. Toplantıları kısa ve öz bir noktada tutun.

Konuya devam et

Yalnızca bir gündem toplantıyı verimli bir şekilde yürütmeyecektir. Gündeme sadık kalın ve tartışmaları teğet üzerinde dolanmaya devam edin.

Başka bir toplantı için bir konu olduğunu belirten herhangi bir konu dışı soruyu ele alınız, özel olarak ya da benzer şekilde ele alınacaktır. Hiç kimse, toplantı amacının başka konuşmalara destek sağladığı kaçak bir toplantıdan hoşlanmaz.

Konferans Salonunun Dışında Daha Az Toplantı Yapın

Aynı tanıdık tabloda toplanan aynı tanıdık konferans odasında oturmak, o kadar tanıdık ki. Çalışanları etkileşime sokmaya, yaratıcı düşünmeye ve canlı görüşmeler yapmaya teşvik etmek için, toplantıyı standart konferans odasının dışına çıkarmayı düşünün.

Mekân ve hava izin veriyorsa, dışarıda bir masada toplanmayı düşünün. Büyük bir konferans masası ve döner sandalyeler yerine kanepeler ve küçük tablolar içeren ortak bir alanda buluşmayı deneyin.

Farklı Bir Yaklaşımdan Korkmasın

Toplantıya yaklaşım işe yaramazsa, kurstan çekinmekten korkmayın. Örneğin, bir beyin fırtınası oturumu çok az diyalog içeren sessiz bir oda verirse, yön değiştirin. Esnek olun ve toplantının nasıl ilerlediğine dikkat edin.

Kullanım Teknolojisi

Katılımcıları nişanlı tutmak için teknolojiyi kullanmayı planlayın. Günümüzün dijital dünyasında, çoğu insan duydukları kelimeleri desteklemek için grafikler veya videolar görmeye alışkındır. Toplantıyı planlarken o zihniyetten etkilenip görsel-işitsel kişileri dahil edin.

Büyük ekranlara yansıtılan bilgisayarlar ve etkileşimi teşvik eden Akıllı Kurul sunuları standart uzun PowerPoint sunumlarından hoş bir değişikliktir.

Toplantı Özeti Gönderme

Toplantıdan sonraki bir gün içinde, tartışılanların kısa bir özetini gönderin. Bunu, katılan herkese, toplantıya katılamayan ve bilgilendirilmesi gereken kişilere e-posta yoluyla dağıtın.Ayrıca, her bir öğenin sorumluluğunu kimlerin ve son tarihini belirten eylem unsurlarını da ekleyin.