Kolay Ev İşi Dosyalama Sistemleri

Bu dijital dünyada bile bir ev işletmesinin ne kadar kağıt biriktirebileceği şaşırtıcı. Dahası, finansal hesaplarınızdan, pazarlama stratejilerinizden, projelerinizden, müşterilerinizden ve daha pek çok şeyden ev işi takip etmek için çok şey var. İhtiyacınız olduğunda ihtiyaç duyduğunuz şeyleri bulabildiğinizden emin olmak için işletmenizin başında örgütsel sistemler geliştirmek çok önemlidir.

Kaydetmeniz ve Düzenlemeniz Gerekenler

Belli bir ölçüde, dosyalama sistemi geliştirmeniz gereken öğeler işinize çok bağlı olacaktır.

Örneğin, somut bir ürün satarsanız, envanterinizi takip eden bir şeye ihtiyacınız olacaktır. Ancak, evinizdeki işte izlemeniz gereken genel bir öğe listesi:

• İş ve pazarlama planları.
• Finansal bilgiler (Kâr / Zarar tabloları, bilanço, bilanço, gelir tablosu,
• Vergiler
• İşletme giderleri (makbuzlar)
• Projeler
• Bu listeyle birlikte, işinize özel öğeler eklemek isteyeceksiniz.

Ev İşinizi Organize Eden Sistemler

Kağıtlarla ve diğer önemli bilgileri saklamak ve işlemek için çeşitli yöntemler kullanacağınız ihtimali var. Anahtar faktör, sizin için en iyi sonucu veren bir yöntem seçmektir. Her birinin farklı düşünme ve düzenleme biçimleri vardır. Örneğin, bazı insanlar için, dosyaları alfabetik olarak düzenlemek daha mantıklı, ancak diğerleri için, tarihlerine göre düzenlemenin daha kolay olduğunu fark ediyorlar.

Sizin için en iyi neyin işe yarayacağından emin değilseniz, birini deneyin ve onu korumak için mücadele ediyorsanız, farklı bir sistem benimseyelim.

Dosyalarınızı ve bilgilerinizi organize etmenin üç yolu vardır:

Basit Ciltli Dosyalama Sistemi:

Çok fazla evrak işi üretmeyen küçük işletmeler için bağlayıcı sistemi iyi bir seçimdir.

Aynı zamanda, her şeyi tek bir yerde olmaktan, bilgiye ihtiyaç duyan insanlar için idealdir. Bağlayıcı sistemi, büyük üç halkalı bir bağlayıcı, tabaka koruyucuları ve bölüm bölücüler kullanır. Bekleyen siparişler, tamamlanmış siparişler, çeşitli formların ana kopyaları gibi iş kategorilerinizi organize etmek için bölüm bölücüleri kullanın … vb. Buradan, dosyalarınızı sayfa koruyucularında toplamaya başlayacaksınız.

Bağlayıcı tamamen dolduktan sonra - haftanın, ayın veya üç ayın sonunda - temizlenmesi için zaman olacaktır. Müşteri sipariş dosyalarını ve diğer tarihi kayıtları, cildinizin organizasyonunu yakından taklit eden geleneksel bir dosyalama sistemine aktarmanız yeterlidir.

Geleneksel Dosyalama Sistemi:

Geleneksel dosyalama sistemleri dosya ve manila klasörlerini asan bir dosya dolabı kullanır. İşletmeleri büyüdükçe neredeyse her işletme nihai olarak bu dosyalama türlerine ihtiyaç duyacaktır.Zaman içerisinde bir tanesi olmayan çok fazla evrak işi var. Ve vergi kayıtlarının yedi yıl saklanması gerektiği için, tüm bu kayıtları saklayacak bir yere ihtiyacınız var. Geleneksel dosyalama sistemleri, tutulması gereken, ancak önceki yıl vergileri ve işletme lisansı gibi düzenli olarak erişilmeyen öğeler için idealdir. İşte, geleneksel dosyalama sisteminizi yere indirip başarılı hale getirmek için birkaç ipucu:

Gerçekte hangi sistem tipini kullanacağınızı düşünün. Serin ofis malzemeleri satın alıp dünyanın en özenli ve en renkli dosyalama sistemini tasarlarsanız, ancak çalışma tarzınıza uymuyorsa kurulum zamanı ve paranın boşa harcanması olacaktır.

En az miktarda "dokunma" sağlayan kağıdınızı yönetmek için bir sistem oluşturun. Kağıt yığınını oluşturmaktan kaçınmak ve her bir parçayla birden çok kez uğraşmaktan kaçınmak istiyorsunuz. Bunun yerine, bir kağıt parçasının ilk dokunduğunuzda nereye gitmesi gerektiği konusunda karar vermeye çalışın.

• Dosyalama için zaman ayırın. Bu işi veba gibi önlemek kolaydır, ancak bu gereklidir ve işletmenizin daha sorunsuz çalışmasına yardımcı olur. Özellikle, vergi zamanında kullanılan makbuzlar ve diğer öğeler, bunları organize tutmak, vergi ödemenizi çok daha kolay hale getirir.
• Elektronik Dosyalama Sistemi:

Dijital dünya, kağıt depolama gereksinimini tamamen ortadan kaldırmadı, ancak depolamayı daha kolay hale getirdi. Dijital sistemler faturalar oluşturabilir, gönderebilir ve yönetebilir ve ev iş finansmanınızı takip edebilir ve e-dosyalama için vergi yazılımına aktarılabilir. Makbuzları tarayabilir ve bilgisayarınızdaki bir dosyada saklayabilirsiniz (muhtemelen kağıt versiyonunu da muhafaza etmelisiniz). Elektronik sistemler müşterilerinize, müşterilerinize ve olası bilgilerinizi kolay erişim, e-posta gönderme, faturalandırma ve daha fazlası için bir müşteri ilişkileri yönetim sistemine kaydedebilir. Çevrimiçi sistemler, fikirlerinizi kaydetmek, projeleri yönetmenize yardımcı olmak, bilgi veya araştırma yapmak için kullanılabilir.

Ancak kağıt dosya sistemleri gibi, dijital dosyalama sisteminizin bilgisayarınızda veya bulutta depolanan klasörleri ve dosyaları kullanarak bir organizasyon yapısına sahip olması gerekir. En kolay yönetim için dijital sisteminizde kağıt sisteminizde yaptığınız yapı ve dosya adlarını kullanın.

Dijital dosyalarınızı korumak için onları ayrı bir sabit sürücüye veya çevrimiçi bir depolama sistemine yedekleyin.

Yukarıdaki Tüm İşlemlerin Bir Kombinasyonu

Şansınız, işyerinizde depolamanız gereken tüm verileri ve materyali yönetmek için birden fazla sistem kullanmanız gerekecektir. Öncelikle sizin için en iyi olanı seçip uygulamayı kararlaştırmanız gerekir. Örneğin, programınızın, pazarlamanın ve formlarınızın kopyaları gibi işletmenizin günlük yönetimini düzenlemenize yardımcı olacak bir bağlayıcı sisteminiz olabilir. Geleneksel sisteminiz, önceki yıllara ait vergiler, izinler ve işletme ruhsatları ve fikri mülkiyet kayıtları gibi tüm uzun vadeli kağıtlarınızı tutabilir. Evernote gibi fikirlerinizi saklamak ve projeleri izlemek için dijital bir sistem kullanabilirsiniz.

Öte yandan, online yapılacaklar listesi ve takvim kullanarak, tüm makbuzları bilgisayarınıza tarayarak ve diğer tüm işletme yönetimi ihtiyaçlarınız için yazılım veya çevrimiçi hizmetleri kullanarak olabildiğince dijital olmasını isteyebilirsiniz. Buna rağmen, üretilen kağıtları yönetmek için hala bir sistem isteyeceksiniz. Anahtar, sopamanızı kolaylaştıran sistemi bulmak ve ihtiyacınız olan bilgiyi ihtiyacınız olduğunda bulmaktır.

Eylül 2016 güncellendi Leslie Truex