Video: Eski Yunanlıların Açığa Çıkan 5 İğrenç Sırrı ( Türkçe Seslendirme ) 2024
Gözlerimin üzerine parlattığım dosyalama ile ilgili bir şey var - ve herhangi bir süre için dosyalama beni komaya girme tehlikesine atıyor.
Fakat maalesef küçük bir işletme yürüttüğünüzde dosyalama yapılması gerekiyor ya da masanız yığılmayı sürdüren tüm kağıtların ağırlığı altında masanızın çöktüğünü maalesef bulacaksınız ne yazık ki olsun ya da değil. Başvuru yapmak için bir başvuru kaynağı nedir?
Soruna yardımcı olabilecek iki yaklaşım var.
Zaman dosyalama işleminizi olabildiğince kısa sürdürün (bir ofis işletmeciliğinde yıllar geçtikçe neredeyse tamamladığım bir yöntem) veya zamanlamanızı olabildiğince eğlenceli hale getirmek için deneyebilirsiniz başarmak için çalışıyor). Önce dosyalama işlemini gerçekten harcadığınız süreyi azaltmak için ipuçlarına göz atalım.
Dosyalama Sürenizi Azaltma
1. Mümkünse parçalayın ve geri dönüştürün.
Sizi arzulamayı bekleyen herhangi bir kağıt parçasıyla ilgili ilk soru şudur: "Bu belgenin dosyalanması gerekiyor mu? "(Belge Yönetim Sistemi Oluşturma 3 Adımını öğrenin.
Postayla gelen birçok belge doğrudan öğütücüye gidebilir. Örneğin, diğer şirketlerden gelen reklamlar veya bilgilendirme mektupları göndermenin anlamı nedir? Postayla uğraşırken, bir kere posta okuyup, bir yıl sonra ihtiyacınız olup olmayacağına karar verin ve buna göre dosyalayın ya da parçalayın.
Başvurmak zorunda olmadığınız, belgelerin bir çok kopyasını da dosyaladığınızdan şansınız iyi - ilk etapta yazdırılmaması gerekiyor.
Örneğin, elektronik dosyalarınız organize edilmişse ve uygun yedekleme prosedürlerini izliyorsanız, faturaların veya harflerin kağıt kopyalarını çıkarmaya hiç gerek yoktur. (Bunun nasıl yapılacağı hakkında ayrıntılı bilgi için 6 İş Veri Koruma Kuralları ve Başarılı Bir Yedekleme Sistemi Ayarlama konusuna bakın.)
Bu dosyalama yığını ile uğraştığınızda "olmadan yaşayabileceğiniz kağıt" ı parçalayın.
2. Diğer ofis işlerini daha kolay, daha zor hale getiren bir dosyalama sistemi kullanın.
Dosyalama yapmam gereken kağıtların çoğu iş yapma süreciyle ilgilidir - ve bu belgelerin başka bir şey yapılmadan önce muhasebe sistemine girilmesi gerekir. Bunun yerine bir yazıcı toner kartuşu için makbuz almak ve ana dosyalama sisteminde "P" altına dosyalama, ben "ilk" dosyalama sistemi, ay ve yıl tarafından etiketlenmiş bir dizi klasörde dosyaladım.
Örneğin, Eylül 2014'te toner kartuşunu satın almışsam, o da içinde bulunduğu diğer faturalar, makbuzlar ve bu ay içinde gerçekleşen diğer ticari belgelerle birlikte gönderilir. Sonra, ayın sonunda klasörde çalışmak ve yapılması gereken tüm muhasebe kayıtlarını yapmak (ya da kendiniz yapmıyorsanız, aylık klasörü muhasebecinize veya muhasebecinize teslim etmek isterseniz) yapmak basit bir konudur. .
Bir perakende ticaret değil, bir hizmet işletmesi olduğumu unutmayın; bu nedenle oturup ayda bir kez hesaplarda çalışmak bana göre çalışıyor. Hesaplarınızı daha sık getirmeniz gerekiyorsa, aylık klasör fikrini buna göre değiştirmeniz gerekecektir.
3. Dosyalamadan önce düşünün.
Muhasebe yapmak için aylık klasörleri kullandıktan sonra ne olur?
Dokümanlar "ana" dosyalama sistemine taşınmalıdır. Ancak her belgeyi başlığına bağlı olarak tek tek dosyalamak yerine, mantıksal olarak gruba göre dosyalamıştım, dosyalama prosedürü çok daha hızlı buluyorum.
Yazıcı toner kartuşunun örneğine bir göz atalım. Bu makbuzu yazıcı toner kartuşu için "P" altına koymak yerine, bunları Ofis Malzemeleri - Makbuzlar altında, bunu post-it notlarının bir koleksiyonu için makbuz veya yazıcı için bir makbuz gibi belgelerle dosyalamak için yaparım. kağıt. Bu, dosyalama işlemini daha hızlı kılmakla kalmaz, daha sonra belgeleri bulmayı daha da kolaylaştırır.
4. Harfler değil, dosya klasörü etiketlerinizde tüm kelimeleri ve cümleleri kullanın.
Dosyalama sisteminizin bölümlerini oluştururken yalnızca tek harflerle sınırlı olduğunuzu belirten herhangi bir kural yoktur.
Ve eğer yaparsanız dosyalama işleminizi gereksiz yere yavaş ve karmaşık hale getiriyorsunuz. Dosyalama sisteminizi özelleştirerek, dosyalama işlemini gruptan istifade ederek yararlanabilir ve bir belgeyi daha hızlı yerleştirmek için doğru konumu bulabilirsiniz.
Örneğin, dosyalama sistemimin bir bölümünü "C" olarak etiketlemek yerine, "İstemci Dosyaları" etiketli bir bölüm var. "İstemci Dosyaları" içindeki dosyalar alfabetik olarak düzenlenmiştir. Dosyalama sisteminizi bu şekilde özelleştirmenin güzelliği, gerekirse daha da alt bölümlere ayırıp organize olabilmesidir. Böylece önemli bir müşterinin "İstemci Dosyaları" bölümünde kendisiyle ilgili belgeleri bulmasını kolaylaştırmak için kendi adıyla etiketlenmiş bir dosya sistemi bölücüsü olabilir.
Bu örnekte, dosyalama sistemindeki etiketler "B", "C", "İstemci Dosyaları", "D" olarak okunacaktır … Dosyanızın ne kadar kolaylaştığını görün?
Hızlandırmaya yönelik başka bir dosyalama ipucu dosyanızı hazırlayın: Alfabe'yi de özelleştirmeyi unutma, sadece "M" bölümüne sahip olmak yerine bir "Mc" i etiketleyin
5. "İlk" dosyalama sisteminizi yakın ve kullanışlı tutun > Yukarıda anlattığımız gibi iki aşamalı bir dosyalama sistemi kullanmanın diğer büyük yanı dosyalama sisteminizin ilk aşamasını (aylık klasörler) fiziksel olarak çalışma alanınıza yakın tutmaktır.
Nasıl Dosyalama Yapılır
Aslında, burada gündeme getirdiğim tek strateji, kesin bir rıza göstermek için kendime bir kurabiye vererek ödüllendirmektir. Bu işe yarayacak, ancak dosyalama yapmanız gerekiyorsa bolca kilo vermenize neden olabilir.
Ve kim bilir? Belki sadece dosyalamanın o kadar organize olduğuna göre çok daha hızlı olması, bunu yapmanın daha eğlenceli olmasını sağlayacaktır.
Kerevizi Dondurabilir misin? Nasıl ve Neden
Kerevizi daha sonra kullanmak üzere dondurmak mümkün müdür? Arta kalan saplarınız varsa, bunları nasıl koruyacağınızı ve gelecekteki bulaşıkları kullanarak kullanmayı öğrenin.
ŞArabı Dondurabilir misin? İpuçları ve Fikirler
ŞArabı donup durduramamanız ve çözdükten sonra içmeniz gerekip gerekmediğini, ayrıca yemek yapmak veya sirke yapmak için kullanıldığına dair fikirler.
Büyümüşken Neşe Olmak İster misin?
Büyüyünce ne olmak istiyorsun, farklı kariyer seçeneklerini nasıl keşfedeceğiniz, bir rüya kariyer seçeceğiniz ve ne zaman kariyer seçimleri yapmanız gerektiğine karar vermeyle ilgili ipuçları.