Patronunuza bir Risk Yönetim Planı ile güven verin

Biliyorsunuz ki, projeniz hakkında konuşurken bazen menajerinizden kaçtığınızın yarısı kaşlarını çattı mı? Dedi ki, "Açıkçası yaptığınız gibi bu konuda kendimi güvende hissetmiyorum. "Bu yüz ifadeleri kaçınılacak bir şey.

En iyi proje yöneticileri, kendi yönetici ve proje sponsorunun tam güvencelerine sahip olurlar. Projelerinin arkasındaki yöneticiler ekstra fonlama, daha fazla kaynak ya da bir sorunun çözülmesine yardım etmeleri gerektiğini söylediklerinde onlara inanıyorlar.

Riskli durumlarda çalışırken doğru kit gerekir. Halat ve krampon sırt çantalı bir yürüyüşçü gibi, proje riskiyle de uğraşmak için araçlara ihtiyacınız var.

Projenizdeki yöneticinizin güvenini bir risk yönetimi planıyla artırabilirsiniz. Basit bir 5 adımlı süreç, patronunuzun projenizi (ve siz) nasıl gördüğünü büyük ölçüde değiştirebilir. Ancak bunu söylemeye başlamadan önce, temelleri yenileyelim.

Proje Yönetiminde Risk Yönetimi Nedir?

Proje yönetiminde risk yönetimi, proje risklerini tanımlama, değerlendirme ve bunlara tepki verme sürecidir.

Proje riskleri, projeyi etkileyebilecek şeylerdir (olumlu ya da olumsuzdur, ancak genellikle risk, projeyi olumsuz etkileyecek olay olarak yorumlar).

Projeniz büyük ya da küçük olursa olsun, onunla ilgili riskler olacaktır. Bunlar, okul geçit töreninin yağmur yağması riski ile yeni devre kartınızın kritik bir bileşenine fiyat artışı riski taşıyan herhangi bir şey olabilir.

Proje riski, doğru yönetilmezse, projenizi başarıyla teslim etmeyi zorlaştırabilir. Kontrol edilmemiş riskler programınıza zaman kazandırabilir, bütçenize zaman ve para için çalışır. Yöneticiler bu tür şeyler konusunda sinirlenirler. Bunların hepsi bir risk yönetim planıyla engellenebilir.

Risk Yönetimi Planlaması

Bir risk yönetim planı, proje ekibinizin sunma kabiliyetine olan güveni artırmanın harika bir yoludur - ve bu da yöneticinizin güveni artırmaya yansıtır.

Onların sizin yapabildiğinize inanmalarını istiyorsunuz ve sizden projeyi başarıyla teslim etmenizi neyin engelleyebileceğinin farkında olmalarını istersiniz. Bunu yapmak için bir risk yönetimi planı mükemmel bir araçtır.

Ve tahmin et ne? Başlamak gerçekten kolay.

Proje risk yönetimi basit 5 adımlı bir işlemdir. Onu olması gerekenden daha karmaşık hale getirelim. Bu, bugün başlayabileceğiniz, bir sonraki toplantınızda görüşmeye hazırlanıp birisi dakikaları yazarken bitirmesini sağlayacak bir şeydir.

5 Kademeli Risk Yönetim Süreci

Proje yönetiminin pek çok bölümünde olduğu gibi, risk yönetimi bir süreçtir. 5 adım vardır:

1. İnisiyatif başlatmak
2. Tanımlamak
3. Değerlendirme
4. Plan Yanıtları
5. Uygulamak

Eğer bu şartlar şu anda sizin için çok önemli değilse, lütfen onunla birlikte kalın - Ben hepsini açıklayacak.

Adım 1: Başlat

Önce, risk yönetimi bağlamınızı proje yönetimi ortamınızda ayarlamak istiyorsunuz.

Muhtemelen burada yapılması gereken çok iş yoktur, çünkü şirketinizdaki bir kişi zaten bir kurumsal risk politikası hazırlamış olacak ve tek yapmanız gereken bunu izlemektir. Bu, şirketin risk yaklaşımını açıklar ve ihtiyaç duyduğunuz şablonları zorunlu kılabilir. Şablonlar her zaman size bir iş kaydeder, bu yüzden de onlar için dikkat!

Kurumsal risk politikanız olmasa bile, sizinle birlikte projeleri yöneten bir başkası, kopyalayabileceğin bir proje risk yönetimi planına sahip olabilir. Neden tekerleği yeniden icat ettiniz? Zamandan tasarruf etmek ve daha fazla iş yapmak istiyorsanız belgeleri tekrar kullanmak zorunluluktur.

Projeniz için bir risk yönetimi planı oluşturmak için öğrendiklerinizi kullanın. Bu, genel proje yönetimi planınızın bir parçasıdır ve projenizde riskin yönetilmesine nasıl yaklaşacağınızla ilgili görüşmelerde bulunur.

Ne yazacağınızı bilmiyorsanız, okuyun! Sonraki adımlar, risk yönetim planınızda ne hakkında konuşmanız gerektiğini daha iyi bir fikir verecektir.

Bu, güveni artırır: Yöneticinizi, projenizdeki belirsizlikle başa çıkma konusunda bir yaklaşımınız olduğunu ve aktif olarak riski yöneteceğinizi gösteriyor.

2. Adım: Tanımla

Bir ana hatlarıyla yaklaştıktan sonra, onunla çalışmaya başlayabilirsiniz.

Şimdi projenizi etkileyecek riskleri tespit ettiniz. Bu sadece zaman içinde bir enstantır ve risk kaydı, yeni bir şeyin orada da yapılmasını sağlamak için zaman ve tekrar tekrar gelmek isteyeceğiniz bir şey.

Riskleri, ortak risklerden oluşan bir kontrol listesi kullanarak, projedeki menfaat sahipleriyle (özellikle de zor olan menfaat sahipleri, neyin ters gidebileceğini söyleyecek çok şeyleri olduğu için) görüşerek, oturumları beyin fırtınası yaparak ve sağduyunuzu kullanarak tanımlayabilirsiniz.

Herhangi bir sorun olursa sorunlara neden olabilecek şeyleri arıyorsun. (Unutmayın, riskler henüz meydana gelmedi; proje sorunları zaten olanlardan birisidir.)

Ancak bunu yapmaya devam ederseniz, kesinlikle diğer insanları dahil etmeniz gerekir. Tek başına, resmin tamamını almazsınız ve eksik şeyler bulacaksınız.

Riskler herkes tarafından tespit edilebilir ve tanımlanmalıdır. Bir proje yöneticisi olarak, işiniz meslektaşlarınızı sizinle riskler üstlenmeye teşvik etmektir, böylece bir ekip olarak onlarla ilgili bir şeyler yapabilirsiniz.

Tanımlanan tüm riskler, risk siciline kaydedilmelidir. Takımda bir proje koordinatörünüz veya bir proje destek elemanınız varsa, bunu yapabilirsiniz. Aksi takdirde, yapmanız gereken idari görevlerin bir parçasıdır.

Bu, güvenini artırır: Projenizi etkileyebilecek önemli risklerin farkında olduğunuzu göstermekte ve yeni risklerin farkında olmak için yerinde bir araç bulunduğunu göstermek.

3. Adım: Değerlendirin> Olasılık ve etki açısından riskler değerlendirilir. Bir proje riskini nasıl değerlendireceğinizle ilgili bu ayrıntılı makale bunun için sizi örter. Sürece aşina değilseniz, iyi bir okumaya devam edin.

Başka bir önlem olarak, aynı zamanda yakınlığı da değerlendirebilirsiniz; bu, riskin muhtemel olarak ne kadar yakın bir zamanda gerçekleşeceği anlamına gelir. Yüksek bir yakınlık riski yakında potansiyel olarak meydana gelecektir. Yakın mesafedeki bir risk, uzak bir gelecekte bir noktada olabilir. Bu, risklerle uğraşırken zamana ve enerjinize öncelik vermek için bir başka faktör sağlayabilir.

Bu, güveni artırır:

Ekibinizdeki yöneticiniz ve herkesin, bu risklerden herhangi birinin gerçekleşmesi durumunda ne olacağı konusunda açık fikir sahibi olmasını sağlayın. 4. Adım: Yanıtları Planlayın

Şimdi risk yönetimi planınızın en köklü bölümüne geliyoruz. Bu adımda, uygun bir yanıt belirleyerek riskin nasıl yönetileceğini öğrenirsiniz.

Bunu yapıyoruz çünkü şimdiye kadar sahip olduğunuz tek şey, projenizi ileride dersin dışına atacak olanların ve bunun ne kadar büyük olacağının bir listesi. Müdürünün bilmek isteyeceği şey şu: Bu konuda ne yapacaksınız?

Genellikle, bir proje riskini gidermek ve yönetmek için yapabileceğiniz 4 şey vardır. Bunlar:

Kaçının

• Nakil
• Azalt (yani Küçült)
• Kabul et.
• Bu derin dalışta, olumsuz risk için risk yanıt stratejileri ayrıntılı olarak ele alınmıştır.

Bazı riskleriniz olumlu bir sonuç alabilir. Örneğin: Yeni ürününüzün çoğunu sattığınızdan telefon hattınızı çökertme riski vardır. Olması güzel bir problem olur, ancak hala planlamamız gereken bir risk.

Pozitif bir risk oluştuğunda hazırlanabileceğiniz birkaç yol vardır:

Exploit

• Paylaş
• Enhance
• Kabul et.
• Bunlar, pozitif risk için risk yanıt stratejileri hakkında bu makalede daha ayrıntılı olarak ele alınmaktadır.

Sicilinizdeki her risk için en iyi yanıt stratejisini belirlemeniz gerekecek. Örneğin, fabrika tavanının çökmüş olma riskinin, kabul edilemeyeceği bir şey olduğuna karar verebilirsiniz, çünkü bu olası değildir. Bununla birlikte, gıda zehirlenmesinin iş gücünün yarısını alması riski, tüm catering personelinizi yeniden eğiterek aktif olarak hafifletecek bir şeydir. Daha önce gerçekleşmişse ve bu konuda bir şeyler yapmadığınız sürece aslında oldukça muhtemel ise, riski azaltmak isteyeceksiniz.

Yanıt belirlendikten ve kabul edildiğinde, risk yönetimi eylem planını gerçekleştirmek için risk sahipleri atanabilir. Başka bir deyişle, kabul ettiğiniz görevleri görmenizden sorumlu birine ihtiyacınız var.

Bu, güveni artırır:

Yöneticinizi, projeniz için sorunlara neden olabilecek şeyler hakkında ne düşündüğünüzü ve projedeki belirsizliği ve riski azaltmak için planlar uyguladığınızı gösterir. Adım 5: Uygulama

Risk yönetimi planınız, artık her bir risk için risk hafifletme faaliyetlerini yerine getirmekten kimlerin sorumlu olacağını içermelidir. Artık açık riskleri aktif bir şekilde yönetmek için bu görevleri yerine getirmelidirler.

Bu, güvenini artırır:

Sizin ve proje ekibinizin, ne yapacağınızı söylediğinizi takip edebildiğini gösterme.Elde ettiğiniz ve hafiflettiğiniz risklerle ilgili rapor ederek, yönetim ekibinizi, gelecek için gerekli olanı yapmakta ve sunmak konusunda ciddi olduğunuzu gösterir - projenizi sorunlara karşı korur. Bir risk oluştuğunda - ya artık yaşanmadığından ya da artık gerçekleşemediğinden - artık ilgili olmadığında, onu risk defterinden kapatabilirsiniz.

Bu proje risk yönetimi planını yerine getirmek sizi diğer yöneticilerden ayrı kılacaktır. Kendi patronunuz, projenizin dağılmasına neden olan şey hakkında stratejik ve yaratıcı düşünebileceğiniz kanıtlara sahip olacak ve en önemlisi onun hakkında bir şeyler yapacaktır. Sorunları olabildiğince aktif şekilde yöneten kişi olacaksınız, barikatları süpürüp herhangi bir şey için hazırlanıyorsunuz!

Proje riskinin yönetilmesinde iyi olduğu görülmek, yönetim tarafından güvenli bir çift veya el gibi görünmenin en doğru yoludur. Proje riskini başarıyla yönetmeye başlamak için bir sürü deneyime ya da sertifikaya ihtiyacınız yoktur (ancak, risk yönetiminde resmi nitelikler mevcuttur). Bu kolay 5 adımlı süreç yakında proje risk yönetiminin proje planlarınıza gömülü olduğu anlamına gelecektir.