HR Çalışanların Kayıtlarını Kaç Kere Çalıştırmalıdır?

İnsan Kaynakları'nın en büyük şeylerinden biri, tonlarca evraklarımız olmasıdır. Ton ve tonlar ve tonlar. Verilen, bugünlerde birçok elektronik elektronik, ancak ilke halen devam ediyor. İK rekor tutar. Ve, bu kayıtları tutmamız gerekiyor, ancak ne kadar süreyle?

Aşağıda, İK kaydı tutma ile ilgili temel kurallar verilmiştir. Yine de, eyalet yasalarının bu yönergelerden farklı olabileceğini unutmayın. Eyalet kanunları ve Federal kanunlar çelişkiyse, kayıtları herzaman hangisi daha uzun olursa olsun saklamaya devam edin.

Bir şeyi yeterince uzun süre kullanamayacak kadar uzun tutmak daha iyidir.

İşe Alma Kayıtları: 1 Yıl

Bu kararların hepsini, mülakat notlarını, başvuruları ve iş ilanlarını ve hatta başvuru takibi sisteminiz aracılığıyla aramalarınızı kaydetmeniz, karar vermenizin ardından bir yıl süreyle kaydedilmelidir. iş teklifi yapıldı. Yani, bir başvuranla röportaj yaparsanız ve tüm süreç üç ay sürer, son işe karar verilinceye kadar saat başlamaz başlar.

Neden bunu yapmak zorundasınız? İşe alım kararınızı herhangi birisi sorarsa, yasadışı olarak herhangi bir şekilde, şekil veya formda ayrımcı olmadığınızı göstermeniz gerekecek. Engelli Amerikalılar Yasası, Başlık VII ve diğerleri gibi kanunlar, size uygun olduğunu göstermenizi gerektirir. Bu kayıtları muhafaza etmek, bunu yapmanıza yardımcı olur.

Uyuşturucu Test Kayıtları: Taşımacılık İşleri için 1 Yıl veya 5 Yıl

Ön istihdam için uyuşturucu testi yapılması gerekiyorsa işe alınma kaydının bir parçasıdır ve sonuçların bir kopyasını bir yıllığına saklamak zorundasınız.

İster işyerinde meydana gelebilecek bir olaydan veya ister rasgele bir kontrolün parçası olsun, ilave ilaç testi yaparsanız, bu kayıtları bir yıl boyunca muhafaza etmeniz gerekiyor. Bununla birlikte, ulaşım yönetmeliklerine tabidirseniz, uyuşturucu testi kayıtlarının asgari süresi beş yıldır.

Bordro / Zaman Çizelgesi, Vesaikim: 3 Yıl Minimum, Sona Erme Sonrası 5 Yıl Önerilen

Yasa, bu kayıtları üç yıl boyunca muhafaza etmenizi gerektirir ancak son dava, onları daha uzun süre tutmanın sizin için daha akıllıca olacağı anlamına gelir.

Her çalışanın ücretini ve şirketinizdeki tüm görev süreleri için kaç saat çalıştığını gösteren bir kayıt tutmak istiyorsunuz. Sebeplerinden bağımsız olarak, çalışanın ayrılmasından sonra kayıtlarınızı en az beş yıl boyunca tutun.

Muaf çalışan çalışanlar için tabii ki, çalışma saatleri ne olursa olsun ücretleri aynı olduğu için zaman kayıtları tutmanıza gerek yoktur. Bununla birlikte, bir çalışanın muaf tutulması gereken zamandan muaf olduğuna dair yanlış sınıflandırdıysanız, bu saatlerdeki çalışılan kayıtlar, fazla mesai ücreti ödemeniz konusunda size yol gösterebilir.

Şirketin ödemeyi nasıl hesapladığını eklediğinizden emin olun.Örneğin, düz maaş, maaş artı komisyon, fazla mesai, parça çalışması veya düz saatlik ücret olup olmadığını izlemelisiniz.

Bunu yalnızca ücretli ve vergi sorularında yapmakla kalmayıp diğer birçok karar da çalışılan saat sayısına bağlıyor. Örneğin, FMLA'ya uygunluk bir yılda çalışılan saat sayısına bağlıdır. Yarı zamanlı bir muaf çalışanınız varsa, FMLA uygunluğunu belirlemek için zaman kaydı yapmayı düşünebilirsiniz. Ayrıca, çalıştığınız tüm saatler için çalışanlarınızı ödediğinizi kanıtlamanız gerekir.

Biçim I-9: Kiradan 3 Yıl Sonra, Fesih Sonucu 1 yıl sonra, hangisi geçtiğinde.

Çalışanınızı işe alındıktan sonra üç yıl boyunca ve işe son vermeyi takip eden bir yıl için, hangisi daha sonra olmak üzere, personel kayıtlarınızdan ayrı olarak saklanan çalışanın I-9 Formunu koruyun.

Sağlık / Emeklilik Yardımı Bilgileri: 6 Yıl

Tüm yardım planlarınızın kayıtlarını en az altı yıl muhafaza etmeniz gerekmektedir. Mahkemeler, bir çalışan size dava açarsa, örneğin daha yüksek bir emekli aylığı hak ettiğini söylerse, işçinin yaptıklarını ispatlamak için çalışanın sorumluluğunu değil, daha fazla borcu olmadığını ispatlamak sorumluluğunu üstlendi. Özet Plan Açıklamalarını saklayın.

COBRA'ya hak kazanmış eski çalışanlara sağlık yardımlarını uzattıysanız, bu kayıtları sadece güvende olmak için altı yıl tutmalısınız. Yasada tutma belirtilmediği halde, bu, Emekli Emekli Maaşı Güvenlik Yasası (ERISA) uyarınca uygulanabileceğinden, bu yasa altı yıl süreyle saklanmayı gerektirir. Güvenli tarafta olmak için, bu kayıtları dışarı atma.

FMLA Kayıtları: 3 Yıl

Bir çalışan FMLA talep ettiğinde, izni inkar etseniz bile o kağıt izini saklamanız gerekir. Her çalışanın iznini - o başladığında ve ne kadar zaman kullanılır - takip ettiğinizden emin olun. Çalışanın kesintili FMLA'sı varsa, her izi takip ettiğinizden ve kullanılan saat sayısını belgelediğinizden emin olun. Tarihler ve saat sayısı belgelendirilmelidir. Aralıklı izin, günde birkaç saat, haftada birkaç gün kullanılabilir. Hepsini belgeleyin ve bu kayıtları saklayın.

Unutmayın, bu kapsamlı bir liste değildir ve sadece Federal tüzükler için geçerlidir. Örneğin, bir Federal yüklenici veya devletinizin farklı standartlara sahip olması durumunda, ek kayıt tutma yasalarına tabi olabilirsiniz. Şüpheniz olduğunda, atmayın.

İnsan Kaynakları Yönetimi Topluluğu'nda (SHRM) kayıt tutma ve zorunlu raporlama hakkında ek kaynaklara erişebilirsiniz.

Feragatname: Verilen bilgilerin, güvenilir olmakla birlikte, doğruluk ve yasallık açısından garanti olmadığını unutmayın. Site, dünya çapında bir kitleyle okunmaktadır ve istihdam kanunları ve yönetmelikleri eyaletten ülkeye ve ülkeden ülkeye değişiklik göstermektedir. Yasal yorumlarınızın ve kararlarınızın bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için lütfen yasal yardım veya Devlet, Federal veya Uluslararası hükümet kaynaklarının yardımlarından yararlanın.Bu bilgi, rehberlik, fikirler ve yardım içindir.