Etkili Toplantıları Nasıl Gerçekleştirir

Haftalık personel toplantısına katılıyor musun? Kendinizi orada oturup, kaleminizi döndürerek buluyor ve Smartphone'unuza göz atmanın cazibesine karşı koyuyor musunuz? Yapmanız gereken çok şey olduğunuzda neden yeryüzünde olduğunuzu merak ediyor musunuz? Ya da daha da kötüsü, diğerinin ilgisini gözlemlediğinizde toplantıyı yöneten masanın başında mısınız? Yalnız değilsin. Kötü yönetilen toplantılar bir verimlilik katilidir ve kesinlikle çalışanların morallerine yardımcı olmazlar.

Bu sıkıcı toplantılara elveda deyin ve çalışanları niyetli ve motive eden etkili toplantılar düzenlemeyi öğrenin.

Etkili Toplantılar İçin 7 İpucu

Toplantıın Niteliğini Belirleyin

Bir toplantı alarmı göndermeden ve takviminize koymadan önce kendinize neden bir toplantı düzenleyip niyetinizi belirlemek istediğinizi kendinize sorun. Çalışanları, yönetim değişikliği konusunda hızlandırmak için bir toplantı mı yapıyor? Bir proje ile ilgili bir karar mı vereceksiniz? Yeni bir iş stratejisi için bir beyin fırtınası oturumu mı? Hedefiniz için yüz yüze görüşme ve etkileşim için çalışanların bir odaya toplanmasının gerekliliğinden emin olun; Toplantının amacı bir durum güncellemesi ise, belki de bir grup e-postası göndermek herkesin daha iyi kullanması demektir.

Toplantıın Amasını İletin

Başkalarını toplantıya davet ederken, toplantının amacı hakkında açık bilgi sahibi olun. Bu yalnızca sizi odaklı tutmakla kalmaz, aynı zamanda çalışanların belgelerle ya da konuyla ilgili düşüncelerle hazırlanan toplantıya katılmalarını sağlar.

Etkili bir toplantı için iletişim önemlidir.

Katılımcılar hakkında Seçici Olun

Kimse onlarla hiçbir bağlantısı olmayan bir toplantıya katılmaktan hoşlanmaz. Gerçekten orada olması ve neden olması gerektiğini belirleyin. Kimin girişi ihtiyacın var? Hangi meslektaşlar katılmalı ve muhtemelen konuyla ilgili sorular soracak mı?

Listenizde, tartışılan şeyin sadece bilgilendirilmesi gerekiyorsa, onlara bir iyilik yapın ve listeden çıkarın. Bir takip e-postasıyla kolayca güncellenebilirler. Zaman önemlidir ve hiçbir işveren, çalışanlara gereksiz toplantılarda oturmalarını sağlayarak verimliliği olumsuz bir şekilde etkilemek istemez.

Bir Toplantı Gündemi Oluşturmanız Gerekiyor

Toplantıyı gündemde tutmaksızın toplantı yapmak, yelkenli tırmanışa ve rüzgarın sizi nereye gitmek istediğinize götürdüğünü ummak gibi. Tam anlamıyla - denizde kaybolacaksın. Toplantı gündeminiz sizi son varış noktanıza yönlendirir. Tartışılacak konuları ve başkaları rol alıyorsa her bir konuyla kimin görüşeceğini belirtin. Herkes ne bekleyeceğini ve hazırlanacağını bildiği için gündemi gündeme önceden gönderen kişilere e-postayla gönder.

Planınızı Yapışın

Tartışma raydan çıkarsa ve teğetsel konular üzerinde durursa, en iyi planlanmış toplantı bile başarısız olur. Çoğu toplantı hedeflerini gerçekleştirmek için başarısız olmasının sebebi budur; yolda gitmemektedirler. Toplantının başında gündeminizdeki her öğe için ve genel toplantıda temel kurallar ve belirli bir süre ayırın. Örneğin, "Bugün gelmenizin için teşekkür ederiz. Herkesin vakti değerlidir ve bu toplantıyı bir saatten daha kısa sürdürebilmek benim için hedeftir.

Eldeki nesneleri sadık kalsın ve daha sonra başka konularda tartışmalara devam edelim. "Gündemde değil, tartışmayı tekeline atan veya konuları tanıtlayan herkesi güdüyor.

Onları Nişanlı Tutun

Görsel yardımlar, herkesin telefon veya saat yerine toplantıya odaklanmasını sağlamanın çok uzun bir yoludur. Gündemi, odanın önündeki Akıllı Tahtaya gönderin. Bilgisayar kullanarak büyük ekranda görselleri projelendirin; gözlerini önünde tutacak bir şey var.

Toplantıyı özetleme

Hiç toplantı bırakıp meslektaşınızdan tamamen farklı bir paket yolunuz var mı? Bunun, 24 saat içinde bir takip e-postası göndererek toplantıda gerçekleşmediğinden emin olun. Bir özet ekleyin, ele alınan anahtar konuları vurgulayın, görevler atanır ve son tarihleri ​​belirtin. Bunu zamanında göndermek, katılımcıların yanlış yöne gitmesini önleyecektir.