Etkili Bir Toplantı Gündemi

Toplantı gündemi, katılımcıların bir toplantıda başarmak istedikleri öğelerin listesidir. Gündem katılımcılara bir toplantıdan birkaç gün önce, en az 24 saat dağıtılarak katılımcıların toplantıya hazır olma fırsatı bulmalarını sağlamalıdır.

Toplantı tutanakları, katılımcıların toplantı sonrasında elde ettikleri belgelerle birlikte gündem, toplantı planı ve önceki toplantı için bildirilen takibi ifade eder.

Düzenli olarak planlanmayan bir toplantı gündemi geliştirirken, aşağıdaki adımlar size yardımcı olacaktır. Bu makalenin ilerleyen kısımlarında düzenli olarak planlanmış bir toplantı için bir şablon göreceksiniz. İki toplantı türü benzer gündemi paylaşıyor ancak tam olarak aynı değil.

Toplantı Gündemi Geliştirme

Önce, toplantı planlamanıza yardımcı olması için başka çalışanların olup olmadıklarını belirleyin. Ardından toplantıyı düzenleyerek neyi başarmak istediğinizi kararlaştırın. Toplantınız için yapılabilir hedefler belirleyin. Belirlediğiniz hedefler etkili bir toplantı planı için bir çerçeve oluşturacaktır.

Stephen Covey'in Yüksek Etkili Kişilerin Yedi Alışkanlığı'nda , "Aklı bitimiyle başlayın" dediği gibi. Toplantı amacınız toplantı odağını, toplantı gündemini ve toplantı katılımcılarını belirleyecektir.

Bir gündeme gelmek toplantı için bir plan yapmak. Toplantı yaparak başarmak istediğiniz ana hedef veya amaca başlarsınız.

Hedefinize karar verdikten sonra gündeminizi planlamak için ek çalışanların yardımına ihtiyacınız olup olmadığını belirlemelisiniz. Evet ise, onlara katılmaya davet edin.

Genel amacınızı belirledikten sonra siz veya ekibiniz aşağıdaki kararları vermeniz gerekir. Toplantının amacına veya amacına ek olarak, bu öğelerin her biri toplantı gündeminde yer almaktadır.

• Gerçek toplantı için gereken katılımcılar,
• Amaç veya amaca ulaşılmasına yol açacak tartışmaya veya eylemde bulunmaya ihtiyaç duyan maddeler,
• Grubun grup tartışmasını yapmak için bekleyeceği süre her öğe,
• Toplantı tarihi ve saati,
• Toplantı için tüm katılımcıları rahatça tutacak uygun bir yer,
• Toplantı öncesi çalışma. Bu, herhangi bir okuma, dokümantasyon, veri, bir önceki toplantının toplantı tutanakları veya gerçek toplantınızı başarılı kılacak diğer hazırlıkları içerir. Bu hazırlık, onları davet edilen katılımcılara dağıtırken toplantı bildirimine ve gündemine eklenmelidir.

Yukarıdaki karar öğelerine ek olarak standart gündem maddeleri şunları içermelidir:

• Toplantıın amacını, gündemini ve beklenen sonuçlarını ve ürününü gözden geçirin.
• Önceki toplantı tutanaklarını inceleyin.
• Katılımcıların önceki toplantıda yapılan taahhütler ve eylem maddelerindeki ilerlemelerini gözden geçirin.
• Not alıcısı veya lider, katılımcılar tarafından toplantı sırasında yapılan taahhütleri nihai bir gündem maddesi olarak gözden geçirmelidir.

Gündeminizi başarmak için kime katılmanız gerektiğine karar verin

Hedefinizi gerçekleştirmek için bir toplantının yapılması gerektiğine karar verdikten sonra, katılımcı listesini geliştirmeniz gerekir.

Her çalışan her toplantıya katılmamalı veya katılmamalıdır, ancak doğru katılımcıları davet etmek başarı olasılığını artıracaktır. Kendinize aşağıdaki gibi sorular sorarak katılımcılarınızı belirleyin.

Düzenli olarak Planlanan Toplantılar İçin Toplantı Gündemi

Her toplantıda özel olarak geliştirilmiş bir gündeme ihtiyaç yoktur. Çoğu çalışan, kendi departmanları veya çalışma grupları için düzenli olarak planlanmış toplantılara sahiptir. Ayrıca ni'ye katıldığınız takımlar ve projeleriniz var.

Devam eden bir proje her toplantı için yeni geliştirilmiş bir gündemi gerektirebilir, ancak ekibinize toplantısına standart bir yaklaşım benimseyerek iyi hizmet verebiliriz.

Düzenli olarak planlanan toplantı, her biri standart gündem öğelerine sahip olan üç bölümden oluşur: Bilgi Öğeleri, Eylem Öğeleri ve İleri Planlama.

Toplantı Gündemi

Bilgilendirme Öğeleri

Eylem Öğeleri

İletim Planlaması

Toplantı gündeminizi geliştirirken bu yönergeleri izlerseniz, toplantılarınızın sonuç üretme ihtimalini artırabilirsiniz.

Toplantı Gündemi

• 'le İlgili: Grubun geliştirdiği çözümü kimin sahibi olmalıdır?
• Grubun tartıştığı işlemi kim kime aittir?
• Kimler dağıttığınız bilgileri bilmelidir?
• Kimin karar vermede kılavuzluk edebileceği bilgi ve veriler sağlayabilir?
• Kitle ile paylaşmak için deneyime veya uzmanlığa kimlerin sahip olduğu?
• Kimler, herhangi bir çözüm veya görevin uygulanmasını desteklemelidir?
• Toplantı sonucunu gerçekleştirmek için kime izin vermeli veya kaynak sağlamalı?
• Kim herhangi bir çözüm veya yönergenin uygulanmasına karşı olabilir?
• Isınma ve tebrikler. Grubun ne sıklıkla karşılaştığına bağlı olarak kısa bir buz kırıcı düşünün.
• Toplantıın amacını, gündemini, beklenen sonuçlarını ve ürününü gözden geçirin.
• Önceki toplantı tutanaklarını inceleyin.
• Ekibin ihtiyaç duyduğu uygun departman ve şirket bilgilerini sağlayın.
• Eylem kalemleri, eylem planları ve taahhütler hakkındaki ilerlemeyi gözden geçirin. İnceleme grubu hedeflerle ilerliyor.
• Bu toplantı gündem maddeleri hakkında tartışın ve kararlar alın.
• Sonraki adımları belirleyin.
• Bir sonraki toplantının amacı, sonucu ve gündemini belirleyin.
• Not alıcısı, toplantı sırasında insanlar tarafından verilen taahhütleri gözden geçirmelidir.
• Grupta olmayan insanlardan gerekli yardımı belirleyin ve katılımcıları temas kurmalarına izin verin.
• Toplantıdan 24 saat içinde dakika gönder.

  Etkili Toplantılarla Daha Fazla İlgili

  • Öğle yemeği için toplantı ve selamla öğle yemeği için buz kırıcı
  • Grup Normlarını Geliştirin
  • Takım Normları Örneki