Dosyalama Sisteminizi Nasıl Düzenleyeceksiniz

Dosyalama sisteminizi organize etmek için zaman ayırmanız çok önemlidir. Herkes kağıtsız bir ofisine sahip olmak isterken, gerçek şu ki birçok küçük işletme hâlâ fatura, makbuz, vb. Gibi kağıt belgeleri saklama ve bunları kolayca alabilme ihtiyacı duyuyor.

Dosyalama makbuzları doğru bir şekilde özellikle önemlidir; varolmayan veya karışık bir dosyalama sistemi, eksik makbuzlardan dolayı vergi kesintilerini gözden kaçırmak istemediğinizden, gelir vergisi süresine fazladan çaba harcanabilir.

Ve işiniz hiç denetime tabi değilse ve masraflarınızı karşılamak için gerekli belgeleri üretemiyorsanız, talepleriniz reddedilecek ve vergi iadesi tekrar değerlendirilecektir.

Küçük bir işletme sahibi olarak, masanızda hızlı ve kolay bir şekilde çalışabilmeniz gerekir. Bir kağıt dosyalama sistemi kurmak zor olsa da, birkaç dosya yazımı ipucu ve püf noktası ile kolaylaştırılacak nispeten kolay bir iştir.

Dosyalama Sisteminizi Organize Etme

(1) Birkaç dakika boyunca masanıza oturun ve içgüdüsel olarak şeyleri nereye bulacağınızı hesaplayın.

İş istasyonunun sağında bir çekmecem var. Dosyalama sistemimi ilk kurduğumda, içinde hiçbir şey yoktu. Kalem, ataç veya zımbalayacağımı ararken, boş olduğunu biliyordum da, oraya ilk bakacağım yerdi. Dolayısıyla doğal olarak, kalemleri, ataçları ve zımbayı o çekmeceye koydum. Benim için bu eşyalar için doğal bir yerdi.

Herkes buna farklı yaklaşacak ve bir kişi için çalışan şey başka biri için çalışmayacaktır. Birincil çalışma alanınızda oturup ekipman, sarf malzemeleri ve dosyalar için birkaç dakikanızı ayırın. Bu, kişisel olarak bu eşyaların dosyalanması için ideal nokta belirlemenize yardımcı olacaktır.

(2) Artık doğal olarak nereden bilgi bulacağınızı bildiğinize göre, alfabetik, sayısal veya konu dosyalama sisteminin sizin için en iyi sonuç verecek olup olmadığına karar vermelisiniz.

Evrak dosyalarınızı dosyalama kategorilerine nasıl organize edeceksiniz (yani, masraflar, finansal, pazarlama)?

Banka masrafları, kamu hizmeti faturaları, ofis masrafları makbuzları, araç kilometre kayıtları, vb. Gibi iş masraflarıyla ilgili dökümanlara nasıl ulaşıyorsunuz? Müşteri bilgileri hakkında - müşterinin adına göre şeyler arar mısın? Referans numarasıyla mı? Bu, dosyalama sisteminizi nasıl düzenleyeceğinizi belirleyeceği için kritik bir adımdır. Hangi kategorileri kullanacağınızı belirledikten sonra, daha ileri gitmeniz ve alt kategoriler oluşturmanız gerekip gerekmediğine karar verin. Dosyalama sisteminiz için bir şey satın almadan önce bunu yapın. (3) Daha sonra, depolama gereksinimlerini kabaca belirle.

Günlük olarak eriştiğiniz çok sayıda dosyanız var mı?Dosyalarınıza haftalık olarak erişiyor musunuz? Cevaplar, bir masaüstü dosya tutucusuna, masanızın yakınına iki çekmece dosyası dolapına veya odanın dört yanındaki dosya dolabına ihtiyaç duyup duymadığını belirleyecektir.

Dikkatli seç. Dosyalama dolaplarına bakarken büyümeye izin verin - şimdi sahip olacağını düşündüğünüz dosyaların iki katılacak bir şey satın alın. Bu, başvuru dosyalama sisteminize başvurup yeniden organize etmek zorunda kalacağınız sayıyı sınırlar.

(4) Netlik ve kolay erişim için iyi bir etiketleme sistemine yatırım yapın.

Dosya etiketlerini okuyabilmek, belirgin gözüküyor ancak etiketleme konusunda açıklık, hayal edebileceğinizden daha fazla dosyalama sürenizi kazandıracaktır.

Etiket yapan çoğu şirket, en popüler kelime işleme yazılımıyla entegre şablonlar sağlar. Artık bireysel posta etiketlerini de yazdırabilen küçük etiketleme sistemlerinden birini göz önünde bulundurmak isteyebilirsiniz. Çifte görev yapan öğeler genellikle akıllı bir yatırımdır.

(5) Artık dosya klasörlerini satın almaya hazırsınız.

En iyi yatırım, renkli asılı klasörleri (plastik etiket sekmelerinin dahil edildiğinden emin olun) ve sade manila dosya klasörlerini satın almaktır. Renkli asılı klasörler iki nedenle en iyisidir:

kolayca erişilebilirler

1. kategorileri tanımayı kolaylaştırırlar
2. Örneğin, tüm istemci dosyalarınızı sarı asılı klasörler halinde, finansal bilgileri mavi klasörler halinde ve kırmızı klasörlerdeki pazarlama ile ilgili her şeye rağmen, kabaca belirli bir dosyayı nerede aramak gerektiğini kolayca görebilirsiniz.

En Basit

KISS ilkesi, kullanımı kolay ve büyümek kolay bir dosyalama sistemi kurmak için geçerlidir. Basit Sevgilim Tut! Geniş konu kategorileri, büyüdükçe kolayca yeni dosyalar eklemenizi sağlayacak ve dosyalama sisteminizi düzenli olarak yükseltme veya yeniden düzenleme ihtiyacını ortadan kaldıracaktır.

Basit tutmak, genel belge yönetim sisteminizin bir parçası olarak kağıt ve dijital dosyalarınızı bütünleştirmeyi de kolaylaştıracaktır.

Olası Olursa Kağıt Olmayın

İşinizi yeşilleştirmeye ve "Kağıtsız Ofis" e geçmeye çalışıyorsanız, gider makbuzlarını tarayabilir ve bunları diğer dijital muhasebe bilgilerinizle birlikte saklayabilirsiniz. Yeni Cloud tabanlı muhasebe yazılımı uygulamalarının bir kısmı, bir gider makbuzu alıp anında kaydetmenizi sağlayan mobil uygulamalarla bunu kolaylaştırıyor (Kanada Küçük İşletmeler İçin En İyi Muhasebe Yazılımına bakınız).

Kâğıt kopyalarının veya gider makbuzlarının dijital görüntülerinin, açıkça okunabilir olması koşuluyla Kanada Kazanç Ajansı (CRA) tarafından kabul edilebilir

olduğunu unutmayın. Aksi halde, MKK orijinal kağıt belgelerini bir denetim veya rutin belge talebi sırasında görmeyi talep edebilir, bu nedenle orijinaller her zaman öngörülen sürede saklanmalıdır. (Daha fazla bilgi için ne kadar süre iş kayıtlarımı tutmak zorunda kalıyorum.)