Bir Teklif Talebi Yazma Teklifi veya Teklif Çağrısı Nasıl Yazılacak RFP

Bazen "teklif talebi" için RFP veya RFQ olarak adlandırılan bir teklif talebi, bir şirketin bir ürün satın almak istediğinde çıkardığı bir belgedir ve şartnamelerini halka açık. Birçok şirketin iş veya iş teklifinde bulunması ve daha rekabetçi fiyatlara başvurması genellikle geçerlidir. Ancak, RFP'yi doğru bir şekilde hazırlamamanız halinde, çaba harcamanız zaman kaybınızdan veya daha kötüsü hiç teklif vermeyen teklifler üretebilir.

İşte en iyi başarı için nasıl gidileceğiz.

Zorluk: Ortalama

Gerekli Zaman: Genellikle birkaç gün sürer

İşte nasıl:

1. Ev ödevinizi yapın: Ne istediğini, ne istediğini ve ne istediğini bul RFP'nizi yazmaya başlamadan önce mümkündür. Ayda 25'den fazla satmadıysanız, saatlik 1500 widget üretecek bir makine için RFP vermeyin. Bir haberci trafikte bir bisiklette olduğu kadar hızlı geçebildiğinde, uçan bir otomobil için bir RFP göndermenin anlamı yoktur.
2. İhtiyaçlarınızı ve arzularınızı ayırt edin: İşyerinde karargahlar ve vanlar arasında resim ileten bir uygulama satın almak isterseniz saniyede ihtiyacınız olan görüntü sayısını, İhtiyacınız olan görüntüler ve gerekli çözünürlük. Elbette, bu görüntülerin renkli olması güzel olabilir, ancak bu gerçekten gerekli mi? Gerçekten belirli bir spesifikasyona ihtiyacınız varsa, "irade", "irade" ve "zorunluluk" gibi kelimeleri kullanın. Bu, bunların gereksinim olduğunu gösterir. Sadece "istiyor" olan özellikler "mayıs", "can" ve "isteğe bağlı" gibi kelimelerle tanımlanmalıdır.

1. Kazananın neye benzeyeceğine karar verin : Teklif talebinize yanıt olarak aldığınız teklifler farklı olacaktır. Karşılık gelen her şirketin farklı güçlü ve zayıf yönleri olacaktır. Bazıları en düşük maliyet üzerine odaklanacaktır. Diğerleri en iyi kalitede çalışacaklar. Hala diğerleri eksiksiz bir özellik seti sunacak. Aradığınızı, en düşük maliyetli, en hızlı teslimat veya ikisinin bir kombinasyonu olarak belirleyin.

1. Dokümanı düzenleyin : İş için yazdığınız her şeyin çok fazla düşünülmesi ve organize edilmesi gerekir. Bir taslak başlamak için iyi bir yerdir. En azından giriş, gereksinimler, seçim kriterleri, zaman çizelgeleri ve süreç için bölümlere ihtiyacınız olacak. Bu bölümlerin birçoğunun alt bölümleri olacaktır.
2. Giriş 'u yazın: Teklif verme nedeninizi teklif verenlere ve bunu yaparak neyi başarmak istediğinizi açıklayacağınız yer burasıdır. Giriş ayrıca, son bölüm de dahil olmak üzere, diğer bölümlerden önemli noktaların bir özetini içerebilir. Bir görüntü iletim sistemi için bir RFP'nin sunulması şu şekilde bir şey olabilir: "XYZ Şirketi, metropolitan alanın herhangi bir yerindeki ana ofisden minibüse görüntü aktarımı yapabilen, oldukça güvenilir ve kullanımı kolay bir sistem önerileri ister.Duyarlı teklifler, 5 Mart 2007 Pazartesi günü saat 8.00 PST'da alınacaktır. "
3. Gereklilikleri Açıklayın : Bu bölüm en önemlilerinden biridir ve genellikle en fazla zaman alır. aktarılacak görüntülerin boyutu ve netliği ve gerekli hız Belirli olun, ancak istekli olmadıkça işin nasıl tamamlanmasını istediğinizi söyleyin.Bu bölümü sistem tarafından alt bölümlere ayırmak isteyebilirsiniz. Örnek: a) görüntü boyutu ve kalitesi b) iletim (ki istenen hız ve iletimin güvenliğini sağlayacak herhangi bir ihtiyacı içerebilir) c) istenen seçenekler (burada rengi istenen seçenek olarak listeleyebilirsiniz.)
4. Seçim kriterleri < : İsteklilere, kazanan teklifi nasıl seçeceğinizi söylersiniz: İstediğiniz kadar veya az miktarda bilgi verebilirsiniz. "Varsa, kazanan teklif sahibi olacak" gibi bir cümle eklemeniz iyi bir fikirdir. sadece XYZ Şirketinin kararı ile seçildi. "Bazı devlet RFP'leri çok sp Seçim kriterleri hakkında ayrıntılı bilgi edinmekle birlikte, çoğu ticari RFP'leri daha az hassasdır. Her bir teklifi her kategorideki belli bir puan aralığında ödüllendiren bir e-tablo oluşturabilir, ardından bir ekiple en iyi üç puana sahip olanlardan "en iyi" teklifi seçmesini isteyebilirsiniz. Zaman çizelgeleri
5. : Bu bölüm, RFP'ye teklif vermek isteyen şirketlere, ne kadar sürede hareket etmeleri ve sürecin ne kadar süreceği konusunda bilgi verir. Son başvuru tarihlerini belirlediğinizde mantıklı olun. Karmaşık sistemler için teklif isteyin, sonra teklif verenlere sadece birkaç gün cevap verin. Arzulanan alımınız karmaşıksa, RFP büyükse veya daha ayrıntılı bir yanıt istemek için bir teklif hazırlamak için daha uzun süre verin. Bu aynı zamanda, isteklilere, değerlendirme sürecinin ne kadar süreceğini, başarılı olduklarında haberdar edileceği zamanı ve ne kadar zamanda teslim etmeleri gerektiğini söyleyebileceğiniz yerdir. Süreç:
6. RFP'nin gönderilmesinden sözleşmenin verilmesine ve çalışmaya başlanmasına kadar sürecin nasıl çalıştığını açıklamak için bu bölümü kullanın. Bu bölüm, "Tekliflerin yukarıda Adım 8'de belirtilen tarihte olması gerektiği söylenebilir.Tüm teklifler, tüm şartları sağladıklarından ve duyarlı olduklarından emin olmak için incelenecek.Tüm duyarlı teklifler X kategorisinde puanlanır ( arzuladığınız teklifçiyi seçmek için teklif ekibi tarafından değerlendirilecek ve kazanan teklif sahibiyle müzakerelerin iki hafta içinde bir sözleşme kararı verilmesi bekleniyor. " Nasıl gönderileceğine karar verin. RFP
7. : Çoğu RFP gönderilir, ancak bunlar olması gerekmez. RFP'yi e-posta ile gönderebilir veya şirketinizin web sitesinde yayınlayabilirsiniz. Yanıt verenin RFP'sini belirlemek için isteklilerin kullanması gereken adı veya numarayı belirttiğinizden emin olun. RFP'yi kimin alacağına karar verin:
8. Satın almak istediğiniz tedarikçileri zaten belirlediniz. Şirketiniz kabul edilebilir satıcıların bir listesini bile gösterebilir. Değilse, profesyonel ağınızla, çevrimiçi arayarak veya diğer malzemelerin satıcılarından tavsiye aldıklarını isteyerek olası satıcıları bulabilirsiniz.RFP'nizi kimin aldığını "yalnızca" büyük "şirketlere veya" kurulmuş "satıcılara sınırlamayın. İşletmenizi daha çok kazanmak isteyen küçük satıcılardan daha iyi fikirler ve hatta daha iyi fiyatlandırma bulabilirsiniz. RFP'yi gönderin.