Bir Toplantı Lideri'nin Rol ve Sorumluluklarını Öğrenin

Toplantı lideri, ayrıntıları planlamak, organize etmek, yönetmek ve katılımcıları bir toplantıya çağırmakla sorumlu olan çalışmadır. O, gerçek toplantının ilerlemesinden sorumlu olan ve sorumlu olan çalışantır. Toplantının amaçlarına ulaşmasını sağlamak için toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında harekete geçerler.

Toplantıyı Kim Kalıyor?

Toplantı lideri, toplantılar yapmakta ve takımları başarılı kılar.

Toplantı lideri olarak görev yapan çalışan, kritik önem taşır. Bazı toplantılarda lider, bölüm başkanı, takım lideri veya üst düzey yöneticinin bir girişim başlatması için atadığı kişidir. Bu çalışanlar, bir yönetici veya lider olarak algılanan becerileri nedeniyle liderlik rolüne seçildi.

Bazen, bir çalışan doğal olarak lider olarak ortaya çıkabilir. Bu liderler, diğer çalışanlara bakıp saygı duyan çalışanlardır. Diğer durumlarda, bir ekip liderlik rolünü tüm üyeler arasında döndürmeye karar verebilir. Bu, tüm ekip üyelerinin lider liderlik etme ve genel olarak başarılı toplantılar oluşturma becerilerini geliştirmeye devam etmesini sağlar.

Toplantı Lideri Sorumlulukları

Aşağıda bir toplantı liderinin sorumlulukları bulunmaktadır.

• Gerçekleştirilecek amaç, görev veya amaca karar verir. Bu genellikle bir görev veya liderin iş tanımının bir parçasıdır.
• Bir toplantıyı, amaç veya amaca ulaşmak veya arzulanan sonucu elde etmek için mümkün olan en iyi yöntem olup olmadığına karar verir. Soruyu cevaplayın, bir toplantı gerekli mı?
• Toplantının planlanmasına kimlerin yardımcı olması gerektiğini belirler.
• Bir ekiple veya lider olarak toplantı gündemine karar verir. (Devam eden toplantılarda, bu görev şu anki toplantının sonunda yapılır.)
• Paylaşılan bir organizasyon takvimiyle en sık rastlanan tarihi, saati ve yeri belirler.
• Okuma, finansal bilgi, tarih, ilgili takım toplantı tutanakları vb. Gibi toplantı ön çalışmalarını bir araya getirir.
• Katılımcıları davet eder ve katılımcıları görevlere dağıtır ve katılımcıların toplantıya hazır hale gelmeleri için mümkün olduğunca çok zaman ayırmalarını sağlar.
• Toplantıda, işlemin ve herhangi bir taahhüdün, eylem maddesinin veya kararın belgelendirilmesi için bir kaydedici ya da dakika görevlisi bulundurmasını sağlar. Toplantının düzenlenmesi için gerektiğinde bir zaman tanıtıcısı atar.
• Katılımcıları ısınmak ve toplantı katılımcılarının birbirleriyle rahat iletişim kurmaları ve fikir alışverişinde bulunmaları için bir buz kırıcı kullanabilirler.
• Erkenden gelir ve toplantıyı görevde, yolda ve tüm katılımcılarla birlikte sürdürerek liderliğe yönlendirir; böylece her biri, toplantıda varlıklarının gerekli olduğunu düşünür.Bu, bir sonraki toplantıya katılımlarını sağlar
• Şirket toplantısına baharat katar, böylece katılımcılar donuk ve sıkılmaz hissetmez. İster buzkırıcıları, mizahı veya eğlenceli örnekleri kullansanız da, hiçbir toplantı kahkaha atmadan sona ermelidir.
• Bir sonraki adımların ve eylem öğelerinin atanmasını ve işlenmesini sağlar.
• Toplantıyı bilgilendirir ve bir sonraki toplantının gündemini planlar.
• Eylem kalemlerinin yolda olduğundan emin olmak için toplantılar arasındaki katılımcıları takip edin ve gönüllü problem yaşarsa yardım ve / veya kaynaklar sunmak için.

Ek Lider Roller

Toplantı lideri bu sorumlulukları üstlenir, aynı zamanda iletişim, raporlama ve takım arkadaşı performansıyla ilgili roller üstlenir.

Çapraz işlevli bir ekip veya toplantı üyesinin her üyesi, bir toplantı veya devam eden ekibin faaliyetleri ve ilerleyişi hakkında bölümünü veya görevini bilgilendirmekle yükümlüdür. Ekipte veya toplantıda olmayan meslektaşlardan bilgi almakla yükümlüdürler. Her çalışan her toplantıya katılmaz.

Lider, üst düzey yöneticileri etkili iletişim ve geri bildirim yoluyla dahil etme ve bilgilendirme konusunda ek sorumluluğa sahiptir.

Ekibin veya toplantıların, özellikle de organizasyon liderlerinin dışındaki çalışanlardan sahiplik sahibi olunması, ekibin veya toplantıların çözümlerini veya fikirlerini geliştirmesi, uygulanması ve entegre etmesini sağlar.

Toplantıda bir toplantı katılımcısı etkinlik göstermiyorsa, lider toplantı sırasında ve toplantı dışında etkin koçluk yaparak etkili toplantı lider teknikleri kullanarak davranışı düzeltme sorumluluğunu taşır. Toplantıyı kendi görüşleri doğrultusunda monopolize eden ya da görüşlerini diğer üyelerine eleştiren bir toplantı katılımcısı, toplantı başarısını sabote etmeden düzeltilmelidir.

Bu eylemler, toplantı katılımcıları, etkisiz olayların ortaya çıkması ve işlevsiz üyelerin ilerlemeyi kesintiye uğratmaları şeklinde kendilerini şut ederek liderlere yardımcı olmasını sağlayan bir konfor ve olgunluk seviyesine ulaşana kadar gereklidir.

Etkili bir toplantı lideri, bir proje veya ekip başarıyla gerçekleştirdiğini garanti etmez, ancak projeler, bölümler, toplantılar veya takımlar başarılı olduğunda önemli bir katkıda bulunan faktördür.

Toplantı tutanakları, tutanakların uygun bir şekilde yazıldığı ve zamanında dağıtıldığı başarılı toplantılara etkili bir katkıda bulunur.