Toplantısı Yönetim Uygulamaları Verimliliği Artırmaya Yardım

İş hayatımızın çoğunu toplantılara harcıyoruz. Pek çok durumda, zayıf toplantı yönetimi uygulamaları, katılımcıların zamanının verimsiz bir şekilde kullanılmasına neden olur. İlgili bir yazıda beş ortak toplantı senaryosunu verimli etkinliklere dönüştürmek konusunda rehberlik yapıyorum. Bu yazıda, görüşmelerin, üretkenliğin ve toplantıların etkisinin güçlendirilmesini desteklemek için ilave fikirler sunuyorum.

Toplantı Yönetimi Anahtar - Stand PAT

Bazı yöneticiler,

P imtiyazı, A güzergahını ve T 'u gerektiren toplantılara bir PAT yaklaşımı uygularlar > imeframe. Oturumun öncesinde katılımcıları bu kritik bağlamlarla kurmak, insanların toplantıya katılmaya hazır olduğunu göstermesine ve toplantının genel amacını desteklemesine yardımcı olur. Net bir P.A.T. ana hattı verimli bir oturum sağlamaya yardımcı olur.

Toplantının amacını, en fazla bir veya iki cümle ile tanımlayabilmelisiniz "Bu toplantı, yeni pazarlama kampanyasını planlamaktır" veya "Bu toplantı, denizciliğin yeni politikasını gözden geçirmektir. elleçleme döndürür. " Amaç, herkesin neden orada olduklarını, yapılması gerekenleri ve ilerlemeyi yönlendirmek ve sonuç çıkarmaya nasıl yönlendirileceğini bilmesine yardımcı olur.

Bir gündem belirle. İncelemek / tartışmak / incelemek istediğiniz öğeleri listeleyin. Her gündem maddesine bir zaman sınırı atamak ve aşağıdaki tartışmayı denetlemekten sorumlu olan kişiyi belirlemekten hoşlanırım. Bir zaman çizelgesi ayarlayın; en azından başlangıç ​​ve bitiş saatlerini ayarlayın.

Ayrıca gündemdeki her öğe için bir süre ayarlamanı öneririm. Bunların toplamı, toplam toplantı zaman dilimine uygun olmalıdır.

Toplantılarınızı Zamanında Başlatın

İnsanların, planlanan başlangıç ​​saatinden beş ila on dakika sonrasına kadar toplantının içine daldığı kültürlerden birinde çalışıyorsanız, yeni bir trend başlatmanın zamanı geldi.

Bir firma, yöneticilerini, planlanan başlangıç ​​saatinde kapıyı kapamaya teşvik ediyor ve geç olanlara katılmak hoş değil. Bu, sizinle ilgilenmekten çok daha acımasız olabilse de, toplantıyı düzene sokmak, amacı gözden geçirmek ve beklentileri ve zamanlamayı teyit etmek konusunda herhangi bir endişeniz olmamalıdır.

Sersemletilerin görünmesini bekleme. Birisi geç geldiğinde, geri dönme ve zaten kapsamış olanı gözden geçirme. Toplantı konularına devam et. Bu, straggler için garip olacak ve sonraki toplantıda zamanında gelme ihtimalini artıracaktır.

Toplantı organizatörü / sponsoru zamanında gelmezse, toplantıyı iptal etmeyi düşünün ve işinize geri dönün. Beş ila yedi dakika bekleme süresi makul. Toplantı organizatörü beklenmedik bir zorlukla karşılaştı ve sizi bekleyen zamanınızı boşa harcamamanızı öneririz.

Toplantının Konuyla

Tutun İyi bir uygulama, bir başkasına toplantı sırasında herkesin yol gösterici olarak rol vermesidir. Tartışmalar çok sık sürüklenmekte ve daha sonra bir düşünce, düşünce, gerçek ve duyguların döngüsüne düşmektedir. Bunun yerine, rolü atayın ve tartışma gündemden ve tartışmanın özel öğelerinden vazgeçecekse, bu kişinin katılacağı katılımcı herkesi bilgilendirin.

Bazı firmalarda, bu rol "Trafik Kefaleti" olarak, diğerlerinde ise "Topikal Keeper" olarak geçiyor. Etiket ne olursa olsun, rol, toplantılarınızın etkinliğini ve verimliliğini artırmada son derece yararlıdır.

Eğer gündem dışı ancak tartışma yapılması gereken ek konular ortaya çıkarsa, bunlar gelecekte düşünülüp tartışılacak veya ayrı bir toplantı için açıkça ele alınmalı ve "park yerine" yerleştirilmelidir. Toplantı sahibi, genel toplantı amacını destekliyorsa, ufak tefek tartışmalara izin verme hakkını saklı tutar.

Toplantı Notlarını Tut / Dağıtın / Dakika

Toplantı organizatörü dışındaki birisi toplantı tutanağını tutmalıdır. Tutanakların iyi bir şekilde kaydedilmesi:

Toplantı saati, tarih, yer

• Amacın açıklaması
• Gündemin kopyası
• Katılımcıların listesi ve katılmayanların bir listesi
• Sonuçların, eylem öğelerinin, sorumlulukların ve tamamlanma tarihlerinin ayrıntılı bir özet listesi. Çoğu notatör, gündemi, sonuçların ve eylemlerin listelendiği bir kılavuz olarak kullanmaktadır.
• Gerçekten gerekli görüldüğü takdirde planlanan takip toplantısı.
• İdeal olarak toplantı notlarını toplantı bitiminden sonra mümkün olan en kısa sürede ve kesinlikle bir iş günü içerisinde dağıtın. Tutanaklar ve notlar, katılımcıların yanı sıra diğer paydaşlar için veya toplantıyı kaçıranlar için bir bilgi kaynağı olarak önemli bir hatırlatıcı görevi görür. Dakika, kişilere ve ekiplere taahhüt edilen takip faaliyetlerini hatırlatmak için mükemmel bir araçtır.

Şimdi Nihai Çerçeve:

Toplantıların, projeleri ve insanları ilerletmeye yardımcı olan, olumlu bir sonuç doğurabileceği, bunun üzerinde güvenilemeyeceği olasıdır. Bazı dikkatli çalışma ve toplantı yönetim tekniklerinizin kasıtlı olarak güçlendirilmesi, büyük bir sonuç getirme şansınızı artıracaktır.

-

Art Petty tarafından güncellendi