En Sabit Muhasebe Hataları Algılamak ve Düzeltmek

Zaman zaman muhasebe hataları yapacaksınız, böylece bu problemlerin nasıl tespit edileceğini bilmek, küçük işletmelerinizde hangi muhasebe yazılımı uygulamasını kullandığınızdan bağımsız olarak gelişmek için önemli bir beceridir. Şirketinizin deneme bakiyesini inceleyerek birçok hatayı tespit edebileceksiniz. Bununla birlikte, tüm muhasebe hatalarının deneme balansını etkilemediğini göreceksiniz. Bu nedenle, bu tür muhasebe hataları hakkında bilgi edinmek ve onları bulmak ve düzeltmek önemlidir.

Bu tür hataların tanımlanması ve çözümü en zor olduğunu göz önünde bulundurmalısınız.

Atlama Hatası

Bir işlem, şirketinizin kitaplarından tamamen ihmal edildiğinde ihmal hatası oluşur. Bir masraf işlemini girmeyi veya bir ürünün veya hizmetin satışını yapmayı unutmanız gerekebilir. Bu işlemler algılanması zor. Bu nedenle, zamanında bu işlemleri girmek için sağlam bir rutinin olduğundan emin olmanız gerekir. Bu işlemlerin girilmemesinin en yaygın nedeni, dokümantasyonun (bir tedarikçinin faturası gibi) kaybolmasıdır. Muhasebe yazılım sisteminize zamanında girerseniz mümkün olan en kısa zamanda bu destekleyici dokümanları kaybetme veya yanlış yere yerleştirme olasılığınız azalır.

Geri Alma Hatası

Geri ödeme hatası, bir borç olarak kaydedilmesi gereken bir işlem kredi olarak gönderildiğinde gerçekleşir. Örneğin, ödeme veya geri ödeme olarak bir fatura girebilirsiniz.

Deneme bakiyesinin denge halindeyken deneme bakiyenizdeki bu hatayı fark etmeyeceksiniz.

İlke Hatası

İlke hatası siz veya muhasebeciniz yanlışlıkla bir muhasebe ilkesi uyguladığınızda ortaya çıkar. Varlık olarak kaydedilmesi gereken varlıkları masraf haline getirebilirsiniz. Varlıklar ve giderler hem borç olarak, hem de teknik bir hatayla defterlere kaydedilir.

Komisyon hatası

Doğru sınıfa ama yanlış yan kuruluş defterine bir işlem girdiğinizde bir komisyon hatası oluşur. Örneğin, yanlış faturaya bir ödeme uygularsanız, bu hatayı yapacaksınız. Deneme bakiyesi, bir müşterinin borcu için doğru olan miktarı gösterecek, ancak müşterinizin yan kuruluş defterleri yanlış olacak.

Yan Girişin Hataları

Yan işlem girişi hatası, bir işlem girerken hata yapıldığında ortaya çıkar. Örneğin, bir müşteriye 5000 TL ödünç verirseniz, ancak kredi olarak sadece 500 TL ve nakit hesabınızdan 500 TL para çekme işlemi yaparsanız, bu hatanın deneme bakiyenize taşınmış olduğunu göreceksiniz. Deneme bakiyeniz doğru olacaktır. Bu hataları tespit etmenin en yaygın yöntemi muhasebe mutabakatı yapmaktır. Önceki örneğe devam ederseniz, banka mutabakatlarınızı gerçekleştirirken bu hatayı algılarsınız.Banka hesabınızdan 4, 500 dolarlık nakit kısa bir süre geçeceğini ve daha sonra hatayı düzeltebileceğinizi göreceksiniz.

Hataları Önleme

Hataları tespit etmek için iyi iç kontrol ve süreçler geliştirmeniz gerekecek. Örneğin, muhasebe yazılımınıza bilgi girerken çalışanların bir rutine girmesi için tüm formlarınızın tutarlı olduğundan emin olmak isteyeceksiniz.

Ayrıca, iş yükünü karşılayacak yeterli personelinizin olmasını sağlamak isteyeceksiniz. Understaffing, çalışanın yorgunluğuna, işçinin yorulmasına, acele işe ve daha fazla muhasebe hatasına neden olacaktır.

Hataların Saptanması

Hataları önlemeye yönelik yöntemler geliştirmek isterseniz de, yukarıda listelenen hatalar zaman zaman gerçekleşecektir. Tüm hataların olmasını engelleyemezsiniz. Birçok hatanın düzeltilebilmesi için ay ve yıl sonlarında çeşitli mutabakatları gerçekleştirmelisiniz. Örneğin, banka mutabakatı aylık olarak yapılmalıdır. Sabit kıymetler yalnızca yılda bir kez uzlaştırılabilir, böylece amortisman giderinin doğru miktarını belirlediğinizden emin olabilirsiniz. Hataları önlemenin yollarını aradıysanız ve muhasebe kayıtlarınızın gözden geçirme ve mutabakatlarını gerçekleştirme rutine çalışırsanız, işletmenizin sorunsuz çalışacağını ve muhasebe hatalarınızın sayısını azaltacağınızı göreceksiniz.