Bir Satın Alma Kartı Programı

Satın alma kartı veya P-kartı, şirket kredi kartının bir şeklidir; bu işlem, işlemleri geleneksel satın alma prosedürüne tabi tutmaksızın mal ve hizmet satın alabilecek çalışanlara yapılır; satınalma taleplerini veya satınalma emirlerini kullanmak gibi.

Bir dizi farklı satın alma kartı programı vardır; bazıları yalnızca şirket onaylı satıcının kullanımını içerirken bazıları herhangi bir satıcının kullanılmasına izin verir.

Bir tedarik kartını kullanan bir çalışan tarafından yapılan satın alımlar genellikle küçük ve düşük değerdedir. Satın alma kartı programlarıyla ilgili olumsuz tepkiler, özellikle kartın çalışanlar tarafından istismar edilmesine yöneliktir. Bununla birlikte, satın alma programlarının faydaları, programın çalıştırılmasında karşılaşılan riskler ve maliyetlerden çok daha büyüktür.

Satın Alma Kartlarının Faydaları

Birleşik Devletler Hükümeti, 2500 doların altındaki satın alımların sadece hükümet harcamalarının yüzde 2'sini oluşturduğunu ancak tüm satın alımların yüzde 85'ini oluşturduğunu tespit etti. Bu küçük satın alımların yönetim maliyetleri, fiili dolar harcamalarının çoğunu sık sık aştığından, birçok devlet dairesinde satınalma kartlarının kullanımı artmıştır. Bir hükümet ajansı olan Ticaret Bakanlığı, tedarik kartlarının kullanımının, idari masraflar ve satın alma işlem sürelerinin azaltılması konusunda yılda 22 milyon doların üzerinde bir tasarruf sağladığını tahmin ediyor.

Kartların kullanılması, satın alma departmanlarının çabalarını, toplam harcamaların yüzde 98'ini oluşturan toplam satınalma harcamalarının yüzde 15'ine yoğunlaştırmasına izin verdi.

İç Kontrollerin Uygulanması

Satın alma kartlarının kötüye kullanımı haberlerdir, ancak özellikle hükümet bölümlerindeki bu ihlaller genelde yüksek bir dolar değeri gösterir, ancak çoğunlukla toplam harcamanın yüzde birinin yarısından daha azıdır.

Ancak istismar meydana gelir, ancak atık ve istismarı azaltmak için uygun iç kontrollerin uygulanmasıyla kontrol edilebilir.

Başarılı bir satın alma kartı programı için güçlü yönetim yönü çok önemlidir. Yönetim, kart için izin verilen kullanımların ne olduğunu açık bir şekilde tanımlamalı ve ödeme suçluluğu, dolandırıcılık ve istismar için cezalarını belirlemeli ve empoze etmelidir. Tabii ki, kontrolleri uygulamak için arka ofis işlemleri ve kaynakları yerinde olmalıdır. Satın alma kartı ihlallerini izlemek ve ele almak için yeterli kaynak yoksa, programdaki taahhüt eksikliği kullanıcıları tarafından görüldüğünden istismar devam edecek ve artacaktır.

Kimin Kartı Var?

Satınalma kartı programlarında bir diğer olumsuzluk, şirketlerin satın alan tüm çalışanlarına kart vermeleri gerektiğini düşünmesidir. Durum bu değil; bir ihale kartı verilmesine güven verilmektedir.Bir şirket, aslında şirketin parasını harcadıkları için kartın kullanıcısına güvenebilir olmalıdır. Çalışanların seçilmesi, gözden geçirilmesi ve onaylanması gereken bir onay süreci olmalıdır. Eğer bir çalışan kötü krediye sahipse o zaman bir şirket satın alma kartı almalı mıyız?

Harcama Sınırlarının Azaltılması

Herhangi bir kredi kartında olduğu gibi, kullanıcı için bir kredi limiti olmalıdır.

Kredi kartı şirketleri, kart sahiplerine ödeme yeteneklerine göre bir sınırlama getiriyor. Satın alma kartı sahipleri için şirketler kart sahiplerine durumlarına ve muhtemel harcamalarına uygun bir harcama limiti vermelidir. Örneğin, BT analisti olarak çalışan bir kişinin, yalnızca yılda birkaç yüz dolar verebilecek yazıcı mürekkebi ve küçük bilgisayar çevre birimleri satın alması gerekebilir. Bu çalışanın harcama limiti bunu yansıtmalı ve tüm BT personeline 2500 dolarlık bir harcama limiti verilmemelidir. Harcama limitleri periyodik olarak gözden geçirilerek, fiili harcamalarına dayanarak çalışanlara uygun bir seviye verilir.