Küçük İşletmeleriniz İçin İyi Ofis Yönetimi

Bozulma ve karışıklıklar rahatsız edicidir, ancak iş için de oldukça kötüdür. Bunu isterseniz bir formül olarak düşünün: kargaşayı arttırmak kârları azaltır eşittir. Cevap? İyi ofis yönetimi. Küçük işyerinizde kaos kontrolü için iyi bir ofis yönetimini nasıl kullanabilirsiniz:

1. Ofis yönetimi yordamları oluşturun ve onlara bağlı kalın.

Düzenli olarak kalmak ve sorunsuz çalışmak istiyorsanız düzenli görevlere rutin prosedürler gerekir.

Evrak işlerini ve ofis sistemlerini işlemek için rutinler oluşturun. Mesela, mümkünse, ofisine gelen her kağıt parçası bir kere ele alınmalı, davranılarak dosyalanmış ve masaya tesadüfi bir şekilde kazılmaması gerekiyordu. Benzer şekilde, e-postalar gibi dijital iletişimlere öncelik verilmeli ve mümkünse derhal harekete geçirilmeli veya gelecekteki eylemler için işaretlenmelidir.

Masaüstü bilgisayarlar, dizüstü bilgisayarlar, dosya sunucuları, çok işlevli yazıcılar ve mobil cihazlar da dahil olmak üzere ofis sistemleri hem yönetim hem acil durum prosedürlerine ihtiyaç duyacaktır. Sistem çöktüğünde veya bilgisayarla ilgili bir ekipman başarısız olduğunda, ofisinizdeki herkesin kimin arayacağını ve neyi yapmayacağını bilmesine ihtiyaç duyar (örneğin, sorunun kendisi de düzeltilmeye çalışılması gibi). Kritik İş Verilerinizi Korumak İçin 3 Adımı öğrenin.

3'ten büyük ->

2. Açıkça belirlenen sorumlulukları belirleyin.

İyi ofis yönetimi, neyin sorumlusunu bilen insanlara bağlıdır - sorumluluk alanlar, işleri bitirecek kişilerdir.

Örneğin, küçük işletmeleriniz için satın alma işlemi ne zaman yapılırsa ne olur? İhtiyacınız olduğu zaman yazıcı kağıdını bulabilecek misiniz? Bir kişinin tüm ekipman ve sarf malzemelerini sipariş etmekle görevlendirilmesi sorunu çözmekte ve sorunların düzgün çalışmasını sağlamaktadır. Çalışanlar belirlenen kişiye herhangi bir malzeme talebi e-postayla göndersin veya insanların ihtiyaç duyduklarını ekleyebilecekleri göze çarpan bir yerde el yazısı ile yazılan bir liste yayınlayın.

(Bilgisayar) sistemleri yönetimi ile aynı şey. Bilgisayar sistemlerinin güvenliğinden birinin sorumlu olması ve hesaplar, parolalar ve yazılımlar gibi şeyleri takip etmeniz gerekir. Ofis uygulamaları, hesap yazılımı ve veri depolama için bulut tabanlı sistemleri kullanmak, küçük işletmeler için ideal bir çözümdür ancak yine de, kullanıcıları ekleme / silme, izinler atama gibi idari görevleri yerine getirmek için atanmış güvenilir bir kişinin olması gerekir. > 3. Kayıtları tutun - ve iş kayıtlarınızı güncel tutun.

Kayıtların tutulması, bu kayıtların hem erişilebilir hem de güncellenmesi gerekliliğini düşünene kadar, iyi ofis yönetiminin en kolay parçası gibi geliyor. Ancak, iyi bir ofis müdürü olmanın ilk kuralları bu konuda size yardımcı olacaktır; kayıtları ofis rutini güncelleme yapmak.Örneğin, yeni bir müşteri ya da müşteri aldığınızda, onu yalnızca rehber veritabanınıza girmeniz biraz zaman alıyor. Ardından, telefonda onunla konuştıktan sonra kaydı güncellemek yalnızca bir veya iki dakika daha sürecektir.

(Ayrıca, çoğu ülkede, müşteri bilgilerinin düzenlenmesini düzenleyen Gizlilik Yasaları'na da dikkat edin.)

4. Ofisinde yürüyün ve oturun.

Ofisiniz, alan yönetimi veya alan yanlış yönetimi örneği mi?

Ofisten geçerken, engellerin etrafından dolaşmanız mı gerekiyor yoksa herhangi bir şeyin üzerinden geçme riskini mi yaşıyorsunuz?

Bir masada otururken aslında orada rahatça çalışabilir miydiniz? Masada en çok kullanacağınız şeylerin en yakınında olması için mantıksal olarak düzenlenmiş şeyler midir?

Günümüzde yazıcı stantlarından dosyalama dolaplarına kadar pek çok yere sıkışan şeyler var. İyi bir ofis yönetimi için ofisteki her şeyin maksimum verimlilik ve maksimum güvenlik için düzenlendiğinden emin olmanız gerekir. Küçük veya Ev Ofisi Tasarımı Temelleri, ofis alanınızın güç, aydınlatma ve havalandırma ihtiyaçlarını güvenli bir şekilde karşılamak için ipuçları sağlar.

5. Sıkıcı işi planla.

Yapmaktan hoşlanmadığınız şeyleri çözmek kolaydır ve çoğu iş adamı dosyalama, nakliye ve alma veya defter tutma gibi görevlerden hoşnut değildir - hatta ofis yöneticileri.

Ne yazık ki, mutfak gibi bir ofis, işler yapılmazsa iyi çalışmaz.

Eğer küçük bir işletme sahibi iseniz, başkasına sıkıcı ya da tatsız bir iş olarak bakarsanız atlayamayacağınız konumdaysanız, her hafta bunun için zaman planlaması yaparak kendinize düzenli olarak gitmesini sağlayın. Örneğin, sabahları veya öğleden sonra vakit geçirin ve soğuk çağrı yapmak, öncelikli olmayan e-posta sorularını geri göndermek, sosyal medya ilanları göndermek, muhasebeyi takip etmek veya kayıtları güncellemek için harcayın.

6. Delege ve dış kaynak.

Kusursuz bir dünyada herkes, yapması gereken zamanı ve başarısı olan şeyi yapardı. Dünya mükemmel olmadığına göre, bunun yerine birçok insan iyi yapmak için zaman ya da yeteneği olmayan şeyler yapıyor.

Yetkilendirme ve dış kaynak kullanımı yalnızca küçük işletmelerinizin ofis yönetimini iyileştirmekle kalmaz aynı zamanda yeteneklerinize odaklanmanıza da özgür bırakır, böylece alt satırınızı geliştirir. Yarı zamanlı veya Sanal asistan, ofisinizin veya idari görevlerin çoğunu idare edebilir. Temsilci bırakma hakkında daha fazla bilgi için, Delege Karar verme konusuna bakın.

7. İş planlamasını öncelik haline getirin.

Birçok küçük işletme sahipleri günlerini oyunculuk yapmakta ve tepki vermekte harcıyorlar - ve sonra neden tekerleğini döndürdüklerini merak ediyorlar. İş planlaması, iyi ofis yönetiminin önemli bir bileşenidir ve normal ofis yönetimi rutininin bir parçası olmalıdır.

Başarılı küçük işletme sahipleri her hafta iş planlamasında zaman harcıyor ve birçoğu günlük iş planlaması oturumlarını hedef belirleme ve büyüme için bir araç olarak kullanıyor.

Bu iş planlama rehberi, iş planlama çalışmalarınızı sürdürebilmeniz için harika bir başlangıç ​​niteliğindedir; küçük işletmeleriniz için bir iş planlama çerçevesi oluşturur ve bir vizyon ifadesi yazarak iş hedeflerini belirleme kurallarına kadar her konuda kaynak sağlar.

Eğer personeliniz varsa, bunları resmi ya da gayri resmi olarak iş planlamasına dahil edin.

Farkı Farkedeceksiniz

Kaosun iş yapmaya müdahale etmesine izin vermeyin. İyi ofis yönetiminin yedi ilkesini uygulamaya başladıktan sonra, iyi ofis yönetiminin yarattığı farka ve daha ne kadar çok iş yaptığına şaşıracaksınız.

Ayrıca bkz:

Bulut Bilişimin Küçük İşletmeler İçin İdeal Niçin Nedenleri

Dosyalama Sisteminizi Haktırma

Bir Doküman Yönetim Sistemi Nasıl Oluşturulur

Bilgisayar Dosyalarını Düzenlemek İçin 10 İpucu