Kim Bir İş Başvuru mektubuna bir teklif mektubu imzalamalı?

Sevgili Susan,

Teklif mektubundan bahseden, İK çalışanının veya yöneticisinin hangi seviyede bir İnsan Kaynakları Müdürü tarafından hazırlanan teklif mektubunu ve bu incelemenin kaç ay boyunca devam etmesi bekleniyor? İnsan Kaynakları Yardımcısı yeni bir çalışan mıdır? İnsan Kaynakları Yardımcısı tecrübeli bir çalışmaysa?

Teklif mektubundaki imzacı kim olmalıdır? Teklif mektubunu hazırlayan İK Yardımıcısı veya teklif mektubunu gözden geçiren üst düzey çalışan ya da müdür (bir inceleme olması bekleniyorsa) olabilir mi?

Bu sorulara yanıt olarak verebileceğiniz herhangi bir yardım için çok teşekkür ederiz.

Sevgili Belinda,

Bu iki sorunun cevabım kesinlikle benim görüşüm, çünkü yanıtlarda hiçbir hukuki konu bulunmuyor. Bir müşteri şirketi için ara İK Direktörü olarak çalışırken, eski İK kişiyi terk edip alıp almayı seçtiğimde İK Yardımcısı yanlış maaşla birlikte bir teklif mektubu gönderdi. İşim için çok düşük olduğu için varışımda beni karşıladığı belgeler yığınından çektiğimi hemen anladım.

Anında öğrenme noktası hakkında konuşun.

Bazı örgütlerde, İK müdürü, müdürü veya VP - tecrübelerime göre hiç bir İK asistanı - adaylara giden iş teklif mektuplarını imzaladığında, bu özel sektörde kötü bir uygulamadır. Teklifi yapan HR personeli değil. İnsan Kaynakları uzmanı, bir aday hakkında nihai kararı vermesi ve teklif mektubunu imzalaması gereken işe alım müdürüne danışmaktadır.

Teklif mektubu, yöneticinin yeni çalışana olan bağlılığıdır. Teklifi yaparak, yeni çalışanın başarısı konusundaki taahhüdünü teyit eder. Yeni bir çalışanı kabul etmek, tüm işe alım, seçim ve işe alma sürecinin bir parçasıdır. Hepsi onboarding işlemindeki bileşenlerdir.

İş teklifi, yeni çalışanı kuruluşunuza davet etmenin ve yeni çalışanın istediğini hissettirmenin başka bir parçasıdır. Potansiyel çalışanının yeni patronundan geldiğinde daha güçlü bir mesaj gönderiyor.

Önerilen Uygulamalara Ayrılan İstisnalar

Kamu sektöründe, Fortune 500 şirketlerinde ve sendika tarafından temsil edilen işyerlerinde, bu uygulamanın farklı olabileceğini kabul ediyorum. Bir organizasyon büyük olduğunda ve çalışanların lojistik olarak birçok lokasyona dağılmış olması iş teklifi hazırlama sürecine zaman ve karışıklık katıyor.

Daha büyük kuruluşlar, birden çok yerde tutarlılık için ek zorluk çekiyor; bu nedenle, istihdam uygulamalarının sistematikleştirilmesi İK ile sınırlı.

Özellikle kamu sektöründe sendika tarafından temsil edilen bir işyeri ortamında, yöneticinin kimin işe girdiğinin kesin ifadesi olmayabilir.Sözleşme, kıdem ve eğitim gibi faktörler tarafından belirlenebilir. Bu durumlarda, evrak işlerinin İK personelinden gelmesi de mantıklıdır. Çalışma koşullarının ve uygulamalarının sözleşme ile uyumlu olduğundan emin olmakla sorumludurlar.

Bu örneklerin herhangi birinde, İK, avukatlarından, teklif mektubu biçimini ve işlemlerini uygun, yasal ve işveren korumasını sağlamak için gözden geçirmesini istemektedir.

Ancak, teklif metni standart formattan farklı olmadığı sürece, genellikle bir avukattan her bir mektubun incelenmesine gerek yoktur.

Bir İK Müdürü veya Direktörün Tüm İş Teklif Mektuplarını İncelemesi Gerekiyor mu?

Bu makalenin daha önce bahsettiğim deneyimden uzaklaştığım, şirketi yasal veya finansal olarak zorunlu kılan herhangi bir belgenin bir İK müdürü veya müdür tarafından incelenmesi gerektiğidir. İşte neden:

• İK personeli tarafından gönderilen bir teklif mektubu ve diğer birçok belge şirketi yasal olarak zorunlu kılmaktadır. Elbette 10 bin dolarlık bir hata tespit edildiğinde teklifi geri çekebilir ve bunun tecrübesiz bir çalışan tarafından yapılan bir yazım hatası olduğunu açıklayabilir, ancak şirketin neden değişen bir maaş teklifinin uzatılması gerektiğini, mutsuz yeni çalışanlar hâlâ işe alabilir ya da bir hata yüzünden deflate edilmiş ve yaralanmış olan mükemmel bir adayı kaybedebilirdiniz. Buna ek olarak, yasal işlem için firmanızı açabilir.
• Hatalı iş teklifini onurlandırmak için aynı örneği kullanarak eşit derecede çekici davranıyoruz. Şirket teklifi uzatmadan önce, İK'de çalışan biri piyasayı araştırdı, benzer işlerde diğer çalışanların neler yaptığını inceledi ve uygun bir iş teklifiyle sonuçlandı. Dolayısıyla, diğer çalışanlar maaş farkını öğrenirse, bu sonuçlar daha da artmaktadır.
• İK ofisinde, gönderim teklifini hazırlayan bir İK asistanının deneyim seviyesi ne olursa olsun, şirketin finansal açıdan zorunlu olmasını ya da yasal işlem başlatmasını sağlayacak her şeyi gözden geçiren ikinci bir göz çifti, Akıllıdır. Kuruluşlar, müdür veya yönetici başlıklı çalışanlardan daha fazla uyanıklık ve gözetim beklemektedir.
• İletişim kurmamak, görüşülmemiş ya da bir adaya vaat edilen yanlış hüküm ve koşullara neden olabilir. Örneğin, İK asistanı işin 40 bin dolar ödeyeceğini biliyor olabilir ancak müzakere sürecinde adaya artı bir imza bonusu teklif edildi ve günlük meşgulde yönetici İK asistanına söyleyemedi.
  Bir iş ilanı yanlış teklif alır almaz, şirketinizin bütünlüğünü yeniden değerlendiriyor. Adayın durumla nasıl baş edeceği konusunda endişe duyduğundan, gereksiz kabulü engelleyen bir engel oluşturursunuz.
• Firmanıza üye olmaya çalışan kişilere giden belgeler kusursuz olmalıdır. Potansiyel çalışanlarına firmanızın kültürü hakkında bir mesaj gönderirler. Yazım hatası bile bir adaya duraklama verebilir. Dokümanın bir kopyası da şirket dosyalarınızda yıllarca yaşayacaktır.Dolayısıyla, çoğu durumda, dokümanı gözden geçiren ikinci bir çift göz akıllı bir uygulamadır.

Şirketi mali açıdan veya potansiyel olarak yasal olarak zorunlu kılan belgelerin bir İK asistanının bilgi, deneyim veya gayreti eleştirisi olarak görmedim. Tüm bu nedenlerle akıllı bir işyeri uygulamasıdır.

İş teklifleri hakkında not: İK, avukatlarından, teklif mektubu formatını ve prosedürünü uygun, yasal olduğunu ve işverene yasal koruma sağlamasını sağlamak için gözden geçirmesini istemektedir. Ancak, teklif metni standart formattan farklı olmadığı sürece, genellikle bir avukattan her bir mektubun incelenmesine gerek yoktur.

Soracak Bir Soru Var mı?

Lütfen okuyucu sorularını kolaylıkla tanımlayabilmem için konu satırına Susan yazısını ekleyin. Sorunuzu göndermek için burayı tıklayın.

Alınan e-postanın hacminden dolayı, kişisel olarak tüm soruları yanıtlayamayacağımı veya bireyselleştirilmiş özgeçmiş incelemesi, araştırma veya okul önerileri sunamayacağım için üzgünüm.

Devamını oku: Susan'a Sor Sorular ve Cevaplar Sorar

Sorumluluk Reddi:

Susan Heathfield, bu web sitesinde hem doğru hem de sağduyu sahibi, etik İnsan Kaynakları yönetimi, işveren ve işyeri önerileri sunmak için her türlü çabayı gösterir, ve bu web sitesinden bağlantı verdiği halde avukat değildir ve sitede yer alan içeriğin, makul olmakla birlikte, doğruluk ve yasallık bakımından garanti edilemez ve hukuki tavsiye olarak yorumlanmamalıdır.

Bu site, dünya çapında bir izleyici kitlesine ve istihdam yasalarına ve düzenlemelerine eyaletten ülkeye ve ülkeden ülkeye değişiklik gösteriyor, bu nedenle site, işyeriniz için hepsinde kesin olarak karar veremez. Herhangi bir şüpheye düştüğünüzde, hukuki yorumunuzun ve kararlarınızın doğru olduğundan emin olmak için her zaman Devlet, Federal veya Uluslararası hükümet kaynaklarının avukatlığını veya yardımını isteyin. Bu sitedeki bilgiler yalnızca yönlendirme, fikir ve yardım içindir.