Neden İnşaat Belgesi Yönetimi Yazılımı'na Yatırım Yapmalısınız

Masanızı hayal edin. T

sağınızda küçük bir kağıt dağı görürsünüz. Burada sözleşmeler, faturalar, proje güncellemeleri, başvurular, LEED formları ve RFD'ler bulunmaktadır. Hepsi büyük dosyalama kabininde belirli bir yere sahiptir, ancak bazıları imzalanmalı, bazıları taranmalı ve bazıları müşterilere gönderilmelidir.

Kısacası, ofisiniz karışıklıktır.

Bu senaryo çok tanıdık geliyor mu? Belge aşırı yüklemesi, inşaat yöneticileri için ortak bir sorundur.

Şans eseri, inşaat yönetimi yazılımı bu ortak soruna mükemmel bir çözüm getirmektedir.

İnşaat yönetimi yazılımı doküman yönetim seçeneklerinin büyük bir alt kümesine sahiptir. Bu yazılım özümleri, kullanıcıların belgelerini ve formlarını hızla bulmalarına ve evrak işlerini doldurmak için harcadıkları süreyi azaltmalarına yardımcı olabilir - müşterilerle çalışmak ve inşaat işlerine odaklanmak için zamanı boşa çıkarır.

Organize Olun

Muhtemelen belge yönetim yazılımının en önemli ilkesi dosyaları organize etme yeteneğidir. Masanızın üzerinde dosya dolapları veya kağıt yığınları yoluyla daha fazla tüfek atmaya gerek yok - dosyanızın yerini bulmak için aradığınız belgeyi yazılımın arama motoruna takın yeterlidir.

Yazılım ayrıca varolan dosyalarınızı yüklemenize izin verecek, bu nedenle geçmişteki fiziksel dosyalar ve yazılım çözümünüzdeki dosyalar arasında garip bir ayrım yok. Birçok uygulama için bu dokümanlara bulut üzerinde erişebilir ve halihazırda evrak dokümanınızı bulabilirsiniz.

Üstün organizasyon sistemlerine örnek olarak Aconex ve Viewpoint bulunmaktadır. Aconex, Google'ın arama algoritmasından yararlanarak kullanıcıların aradığı belgeyi çabucak bulmasını sağladı. Viewpoint benzer bir algoritma kullanır ve Vista'ya eklenen Outlook e-postalarını da arayabilir ve dizine ekleyebilir.

Daha İyi İşbirliği Yapın

Bulut tabanlı bir yapım belgesi yönetim hizmeti seçerseniz, evrak işinizi daha hızlı ve daha ve daha etkin bir şekilde bitireceksiniz.

Anahtar mı?

Yazılım, ekibinizle çalışmayı kolaylaştırır.

Bir sürü inşaat belge yönetimi yazılımı şirketi, yenilikçi ve sezgisel işbirliği seçenekleri sunar. Örneğin, Procore'un İnşaat Projesi Doküman Yönetim Aracı, yöneticilerin her bir kullanıcı için farklı izinler vermesine olanak tanır. Procore bir dosyanın geçmiş sürümlerini saklarken, kullanıcıların yanlışlıkla yanlış sürümü düzenlememeleri için paylaşılan içeriğin daima aynı taslakta olmasını sağlar. PC'ye ek olarak iPad, iPhone ve Android'de de çalıştığı için ekibiniz hareket halindeyken daima bu bilgilere erişebilir.

Tasarruf Parası

İnşaat belge yönetiminin ofis paranızı kurtarabileceği birçok belirgin yol vardır.Toner, kağıt, fotokopi çekme ve dosyalama ünitelerine kadar fazla yatırım yapmanız gerekmez. Ancak, inşaat doküman yönetimi yazılımı firmanızın yılda binlerce iş gücünden tasarruf edebilir. Hotel Executive, belge yönetim yazılımı ile firmaların dosyalama görevlerini kesmekten yılda 5,000 $ tasarruf edebileceğini ve bu tasarrufların otellerle bitmediğini ve önemli doküman yönetimi ihtiyaçlarına sahip herhangi bir işletmeye geldiğini bildirdi.

Doküman yönetim yazılımı, şirketinizi kayıp belgeleri bulma masrafından da kurtardı. Bir doküman görüntüleme şirketi, hatalı veya kayıp bir dokümanı yeniden oluşturmak için 120 ila 250 dolarlık bir maliyet bekliyor.