Her Yeni Program Yöneticisinin Bilmelisiniz

Böylece ilk program yönetimi işini aldınız mı? Veya program yönetimine atlamanın yapmanız gereken bir kariyer seçimi olup olmadığını bilmek istiyorsunuz? Tebrikler, doğru yerde!

Program yönetimi, ödüllendirici ve iyi para kazanmış bir kariyer seçeneğidir. Fakat zorlu bir rol de olabilir.

İşte her yeni program yöneticisinin rolü başlatmadan önce farkında olması gereken 10 şey.

1. Program Yönetimi, Proje Yönetimi Olarak Aynı Değil

Proje yönetimi genellikle, işi planlamak, görev ve kaynakları düzenlemek, süreci kontrol etmek ve belirli bir hedefi gerçekleştirmekle ilgilidir.

Yeni bir ofis açıp açmama, yeni bir uygulama başlatma veya Olimpiyat stadyumu kurma gibi projelerin tanımlanmış bir başlangıç, orta ve bitiş ve net bir hedefler dizisi var.

Programlar biraz farklıdır. Görevleri organize eden, kaynakları yöneten, süreçler vasıtasıyla çalışan insanlara hâlâ sahip olmalısınız, ancak size program yöneticisi olarak rapor veriyorlar. Görevleri bir proje planında tamamlanmış olmakla birlikte daha az stratejik ve ilişki kurma çalışması yapmak pek mümkün değildir.

Program yönetimi, dönüşümlü değişikliğin zaman içinde organizasyona değerli bir şekilde verilmesi yolunda ilerlemesini sağlamakla ilgilidir. Birisi program yöneticisi olarak hareket etmeden, sahip olduğunuz tek şey, rasgele zamanlarda teslim eden ve birleştirici bir temayla teslim edilen bir dizi projedir. Program yöneticisi, hepsini bir araya getiren kişidir.

3'ten büyük ->

2. Belirsizlik var … Onunla Anlaşma

Programlar doğal olarak belirsizdir. Büyük resmin ne olduğunu biliyor olabilirsiniz, oysa başlayacağınız zaman sadece bir vizyon deyimi.

Buraya nasıl gideceğinizin kesin yolu ve önümüzdeki beş yıl içinde hangi projelerin gerekli olacağı … iyi, giderken hareket etmeniz gereken bir şey.

Bildiğiniz için detaylı planlama yapmaya başlayacağınız ve daha da yaklaştıkça geri kalan kısmına nasıl hitap edebileceğinize dair bir resim oluşturacaksınız. Planlama ve teslimat ufkunuzu ilerleyene kadar ilerleyin.

Bir sonraki adımları planlamak için düzenli aralıklarla zaman ayırın. Ayrıca, iş fırsatı sunmak için halen yolda olduğunuzdan emin olmak için bu fırsatı kullanabilirsiniz.

3. Tükenmişlik Durumuna Dikkat

Bir yıl içinde bir proje bitse de, programlar açık ve devam edebilir. Örneğin, Birleşik Krallık'taki Sellafield bölgesindeki nükleer atık faaliyetleri, 2025 ve sonrasına kadar teslimat kilometre taşlarına sahiptir.

Program yöneticileri ekibini tükenmişlikten korumak zorundadırlar. Bu süre boyunca en üst düzeyde çalışamazsınız, bu nedenle personelinizin yeterli kesinti yapmasını sağlayın. Bu, hem daha az teslimat olan iş yerinde, hem de ofisler için tatil yapmak için yeterli zaman aralıklarıyla daha sessiz bir dönem olmalıdır.

Hastalık iznini yakından yönetin, fazla mesai raporlarınızı izleyin ve yıpranmayı azaltmak ve yetenekli insanlarınızı programın ömrü boyunca korumak istiyorsanız ekibinizin refahının çok önemli olduğuna dikkat edin.

3'ten büyük ->

4. Pace'i Yönetmeniz Gerekiyor

Uzak bir bitiş tarihi olan bir program sunarken, çalışmaların hızını yönetmeniz gerekir. Birden fazla yıldır bu ivmeyi korumak zor, bu yüzden program yöneticisi olarak rolünüz öncelik ve projeleri karıştırarak ölçülebilir çıktılar üretiyor.

Hızlı galibiyete ve daha büyük resim hedeflerine doğru istikrarı iyice karıştırın. Bu, takımın ilerlemeye devam ettiğinizi görmesine yardımcı olur ve motivasyonu yüksek tutmak için paylaşacağınız bazı kısa vadeli başarı öyküleri sağlar. Son olarak, yatırımcılara ve yönetim yönetim ekibine ilerleme kaydedildiğini görmek yardımcı oluyor.

5. Takımınızı Başarı İçin Eğin

Programlar genellikle organizasyon için roman, özgün ya da dönüştürücü bir şey sunar. Bu tür inisiyatiflerde çalışmanın zorluklarından birisi, muhtemelen gereken tüm görevleri ve projeleri tamamlayabilmeniz için kendi bünyesinde becerilere sahip olmamanızdır.

Tamamdır ve beklenebilir. Yeni bir program yöneticisi olarak göreviniz, sahip olduğunuz insanları becerebilmek, yeniden eğitmek ve geliştirmek için tüm kaynak gereksinimlerini birlikte görebilmenizdir.

Sınırlı bir süre için yalnızca belirli bir kaynağa ihtiyacınız olan bazı alanlar olabilir. Örneğin, bir şeyin teslimatını boşaltarak sadece bir hafta boyunca ihtiyacınız olan bir beceri buysa, personelinizden birinin bir forklift sürücüsü olmanız konusunda eğitilmeyeceksiniz. Ancak, şirketinizin çevrimiçi varlığının yönetilme şeklini değiştiriyorsanız, sosyal medya veya arama motoru optimizasyonu hakkında bazı uzmanlıkların yanı sıra evde web sitesi geliştirme becerilerine sahip olmak da değerli olacaktır. Bunlar, işletmenin daha uzun vadede kullanacağı becerilerdir.

Bunlardan hangisinin ekibe götürülmesi gerektiğinden hangisinin dış kaynaktan alınması gerektiğine karar verin. Daha sonra programınızın, her proje sunarken çıktıları yönetmeye hazır olması için gereken eğitim ve işe alım görevlerini yerine getirmesini sağlayın.

6. Yönetişim Daha Kompleks

Eğer bir proje yönetimi geçmişinden geldiyseniz yönetişim sizin için sürpriz olmayacak. Karar vermenin doğru şekilde yapılması ve doğru kişilerin dahil olmasını sağlamak için proje ve program yapılarının organize edilmesi ve denetlenmesi yoludur. İşin genel ticari durumla uyumlu bir şekilde ilerletilmesini sağlamak için çok önemlidir ve kullanıcıları sorumlu tutmaya yardımcı olur.

Yönetişim ayrıca, Proje Yönetim Bürosunun ve üst düzey yöneticilerin, programın faydaları sağlamak için yolda olmasını sağlayabilmeleri ve projelerin kapatılmasına veya bu programdan yararlanabilmesinin sağlanabilmesi için tüm programın kapatılmasına yönelik resmi bir yol sağlar artık elde edilemez.

Yönetişim, bir program ortamında proje ortamından çok daha karmaşıktır.Proje Kurulları ve Yönlendirme Grupları normal olarak yönetim düzeyinde üyelik sahibidir. Bu, beklenen bir programın normal sonucu işletme dönüşümü sonucunda ortaya çıkacaktır.

Programlar ayrıca, işle ilgili olağan süreç ve kuruluşun günlük operasyonları gibi bir etkiye sahiptir, bu nedenle yatırımlar bir K / Z etkisi ile normaldir. Bu ayrıca, sermaye projesinden daha yüksek bir gözetim seviyesi gerektirir.

Karar verme rollerinde doğru kişilere sahip olmanızı ve ekipteki insanlar için net sorumluluklar yükleyerek programınız için program yönetişimini hızlandırın.

7. Planlama Daha Zor Oldu …

Bir program planlamak, bir projenin planlanmasından daha zordur çünkü çok daha hareketli bölümler vardır, ancak bunun da daha eğlenceli olduğunu iddia edebilirsin!

Genellikle, programa katılan proje yöneticileri, proje planlarını bir araya getireceklerdir. Daha sonra program yönetimi ekibi toplanır ve program yöneticisi olarak sizin yönlendirmeniz altında, planlar bütünleştirilir.

Bu söylemek kolay, ama yapmak kolay değil. Projeler ve proje görevleri arasındaki bağımlılıkların belirlenmesini gerektirir. Sizi, tüm programın kaynak gereksinimlerine bakmaya ve önemli insanların erişebileceği yerlere uygun etkinlikleri harekete geçirmeye zorlar. Ve bu bir defalık bir görev değil.

Entegre program planınız bir araya getirildiğinde, bir Gantt şemasında veya başka bir yazılım aracında izleyebilirsiniz. Proje yöneticileriniz projelerini gerçek zamanlı olarak izledikçe, program planında düzeltmeler yapmak, herkesin değişikliklerden haberdar etmesini ve bunun çalışma alanı için ne anlama geldiğini hecelemeleri gerekecektir.

8 …. Fakat Her Satırı Planlamanız Gerekmez

Program yöneticisi olarak ayrıntılı planlamayı yapmak için proje yöneticilerine güvenirsiniz. Bir planı binlerce ve binlerce görevi takip etmeniz sizin için pratik veya istenen şey değildir.

Projelerin üst düzey bir görünümünü alıp, bir şeylerin program düzeyinde bir etkiye sahip olup olmayacağını gösterecek kadar ayrıntılı bir şekilde ele almanız gerekir.

Bunu yapmanın en kolay yolu, adanmış yazılım uygulamaları (bu kanıtlanmış 10 proje ve program yazılımı araçları, başlamak için iyi bir yerdir) ile yapılır. Bir milyonlarca dolarlık programınızı bir elektronik tabloda yönetmeye çalışmak kolay olmayacak.

9. Delegating

'I iyileştirmeniz gerekiyor! --3 ->

Siz de, bir program yönetim rolüne sahip olmaktan vazgeçiyorsanız iyi edersiniz demektir.

İyi haber şu ki, bir proje yöneticileri ekibiniz olmalıdır ve dönüştürücü değişikliğinizi desteklemek için özel bir Program Yönetim Ofisi olabilirsiniz.

Kötü haber şu ki olmayabilesin!

Bir program üzerinde yapılacak çok iş var ve tüm hareketli parçaların doğru zamanda birlikte hareket etmesini sağlamak için kurmak büyük bir çaba. Bunu yalnız yapamazsın ve denemesin. Program başlatma işlemini yapmak için ne kadar zaman harcamanız gerektiğini hesaplayın ve daha sonra size yardımcı olacak bir ekibiniz olduğundan emin olun.

Eğer Program Yönetim Ofisinizde kimseniz yoksa, birilerinin program yönetim ekibinden görevlendirilmesini isteyin. Onların yapacakları çok şey var: Bir proje koordinasyon rolündeki birisi, program düzeyinde gerekli olan eşgüdümü sağlamak için mükemmel bir şekilde yerleştirilecek ve sizi stratejik görevlerle ilgilenmek için serbest bırakacaktır.

10. Çatışmadan Korkmayın

Programlara birçok yol vardır. Zor menfaat sahipleri olan projelerden ulaşılamayan tarihlere kadar, her gün çatışma için fırsatlar vereceğim. Proje performansını bozan şeylere dikkat edin ve başlamadan önce bir çatışma durumuna kafa tutmak için gerektiğinde adım atmaya hazır olun.

Sana sürpriz olarak gelen 10 şeyden hangisi? Program yönetimi hakkındaki düşüncelerinizi en sevdiğiniz sosyal medya kanalınızda paylaşın!