Dijital Bilgisayar Dosya Yönetimi İpuçları

Elektronik belgelerinizi takip etmek bugünün "kablolu" dünyasında oldukça büyük bir iş olabilir.

Dokümanları yerel olarak masaüstlerinde, dizüstü bilgisayarlarda veya mobil cihazlarda saklamanın yanı sıra, temel işletme uygulamaları ve dosya depolama için bulut kullanan işletmeler giderek artmaktadır. (Bkz. Bulut Bilişim'in Küçük İşletmeler İçin Neden İdeali ve Bulut Bilişimin Dezavantajları.)

Depolama konusunu daha da karmaşık hale getirmek, pek çok işletmenin çalışanlar arasında belge paylaşması gereğidir - bir ofiste genellikle bir dosya sunucusu kullanılarak gerçekleştirilir veya ağa bağlı depolama aygıtı (NAS).

Paylaşılan mobil erişim gerekiyorsa, dokümanlar bulutta saklanabilir ve erişim izinleri atayarak paylaşılabilir.

Örgüt Anahtartır

Dokümanlar nerede saklanırsa düzenlenmeli ve güncellenmelidir. Elektronik dosya yönetiminin amacı, oluşturulduktan sonra yıllar aramakla birlikte, aradığınızı bulabilmenizi sağlamaktır.

Çoğu işadamı bir zamanlar ya da başka birisi, müşteri çağrısı yapmanın ve ilgili faturanın veya diğer önemli müşteri belgelerinin hızlı bir şekilde bulunamamasının utanç verici bir konumdadır. Aynı şekilde rahatsız edici olan, yıl sonunda, muhasebecinin şirket hesaplarına veya daha da kötüsü vergi mükellefine ait belgeleri bulmaya çalışırken uğraşıyor.

Elektronik belgelerin doğru düzenlenmesi, paylaşılan bir ortamda özellikle kritiktir - çalışanlarınızdan biri (geçici veya kalıcı olarak) yoksa, o kişi tarafından oluşturulan veya yönetilen herhangi bir belgeyi kolayca bulabilmelisiniz.

(Kayıtsız ve ayrılan çalışanlarla ilgili olası veri kaybı, iş verilerinizi korumanın bir başka nedeni. Bkz. 6 İş Veri Koruma Kuralları).

Bu dosya yönetimi ipuçları dosyalarınızı erişilebilir tutmanıza yardımcı olacaktır:

1. Program dosyaları için varsayılan yükleme klasörlerini kullanın.

Uygulama programlarını yüklerken varsayılan dosya konumlarını kullanın.

Windows altında, kongre uygulama programı dosyaları, (Sürücü Mektubu:) -> Program Dosyaları dizininin altında bulunur. Uygulamaları başka yerlere yüklemek kafa karıştırıcı ve gereksizdir.

2. Tüm belgeler için bir yer.

Tüm belgeleri tek bir "kök" klasörü altına yerleştirin. Windows ortamında tek bir kullanıcı için varsayılan konum Belgelerim klasöründedir.

Bir dosya paylaşım ortamında aynı şeyi yapmaya çalışın - tek bir kök klasör oluşturun (örneğin "Paylaşılan Belgeler" olarak adlandırılır) ve tüm belgeleri alt klasörlere kök klasörün içinde saklayın. Tüm belgeler için tek bir yere sahip olmak, işleri bulmanın ve yedekleme ve arşivlerin çalıştırılmasını kolaylaştırır.

3. Mantıksal hiyerarşide klasörler oluşturun.

Bunlar, bilgisayarınızın dosyalama dolabının çekmeceleridir. Klasörlerinizi adlandırmak için düz dili kullanın; Gelecekte bu klasör listesine bakmak ve "TFK" ya da icat ettiğiniz diğer ilginç kısaltmaların ne anlama geldiğini merak etmektasınız demektir.

4. Klasörlerdeki klasörleri iç içe yerleştirin.

İhtiyaç duyulduğunda, bu ana klasörler içerisinde başka klasörler oluşturun. Örneğin, "Faturalar" adlı bir klasör, "2013", "2012" ve "2011" adlı klasörler içerebilir. Bir istemci için adlandırılan bir klasör "customerdata" ve "correspondence" klasörlerini içerebilir.

Amacı, listedeki yetim dosyaların listelenmesinden ziyade her dosyayı bir klasöre koymaktır.

Bununla birlikte, karmaşık, derin katmanlı klasör yapıları oluşturmayın - bunun yerine açıklayıcı dosya adlarını kullanın.

5. Dosya adlandırma kurallarına uyun.

Bazı işletim sistemleri (Unix gibi) dosya veya klasör adlarında boşluk bırakmaz; bilgisayar ortamınız karışıksa bunu önleyin - bunun yerine alt çizgileri ayırıcı olarak kullanın (örneğin Doe_John_Proposal .doc). / ? : * | "Windows altında dosya veya klasör adlarında da yasaktır.

Kolay tanımlama ve alma için tanımlayıcı dosya adları kullanın, ancak denize girmeyin - dosya / yol adlarının işletim sistemi arasında değişen uzunluk sınırları vardır .Windows altında maksimum tam Bir dosya için yol uzunluğu (örn. sürücü harfi + klasör isimleri + dosya adı) 260 karakterdir

Mümkün olan yerlerde ortak kısaltmalar kullanın

6. Belirli olun

Dosyalara mantıklı, özel adlar verin ve tarihleri ​​ekleyin Dosyayı adlandırırken hedef, dosyanın açılmasına ve görünmesine gerek kalmadan ne hakkında olduğunu söyleyebilmesidir.Böylece, belge bir müşteriye gönderilen mektubun ödemenin geciktiğini hatırlatan bir mektup ise, ona bir şey deyin "mektup" gibi bir şey yerine, "geçersiz kılınmış" gibi bir şey yerine, "mektup" gibi bir şey değil. Mektupun açılmadan kime ait olduğunu nasıl bileceksiniz?

Dosyaları e-posta ya da taşınabilir aygıtlarla paylaşıyorsanız, dosya adının daha spesifik olmasını isteyebilirsiniz bilgi klasörü olduğundan, bilgi paylaşılan dosya ile dahil edilmez. Örneğin, dokümanınız Belgelerim Faturalar 2014 Müşteriler Doe_John_20140416'da bulunuyorsa. doc ve dosyanın paylaşıldığı veya e-postayla gönderildiği tüm alıcıların göreceği Doe_John_20140416. doc dosyasını açmadan dosyanın müşteri faturası olduğunu söyleyemeyebilir.

7. Gittiğin gibi dosya.

Bir belgeyi dosyalamak için en iyi zaman, belgeyi ilk kez oluşturduğunuz zamandır. Bu nedenle, belgenizi dosyalamak ve isimlendirmek için "Farklı Kaydet" diyalog kutusunu kullanma alışkanlığına kavuşun ve ilk etapta doğru yere koyun.

8. Size kolaylık sağlamak için dosyalarınızı sipariş edin.

Çok kullandığınız klasörler veya dosyalar varsa onları bir! Ile yeniden adlandırarak dosya listesinin başına getirin. veya dosya adının başında bir AA bulunmalıdır.

9. Dosyalarınızı düzenli aralıklarla bulun.

Bazen yaşlı olan şey, yukarıdaki "Faturalar" adlı klasör örneğinde olduğu gibi açıktır.Değilse, eski dosyalar silinerek klasörlerinizi düzenli tutun.

yapın

işle ilgili dosyaları silmeyecekseniz, dosyaya bir daha asla ihtiyacınız olmayacağından kesinlikle emin değilseniz. Bunun yerine, kök klasörünüzün altındaki ana klasör koleksiyonunuzda, "Old" veya "Inactive" adlı bir klasör oluşturun ve karşılaştığınızda eski dosyalara taşıyın.

10. Dosyalarınızı düzenli olarak yedekleyin.

Dosyalarınızı başka bir sürücüye veya teybe kopyalarken, düzenli bir yedekleme rejimi kurmanız ve takip etmeniz önemlidir. Bkz. Başarılı bir Yedekleme Sistemine İlişkin 3 Adım.

İyi Dosya Yönetimi Kolay Neyin Bulduğunu Kolaylaştırır

Elektronik belgelerin yönetilmesi, işletmeniz için genel bir doküman yönetimi stratejisinin parçası olmalıdır. Uygun bir doküman yönetim planı, dokümanları depolama, alma, yedekleme ve güvenlik gibi tüm yönlerini içermelidir.

Arama işlevi harika bir şey ama doğrudan bir klasöre veya dosyaya gidebilmenin kolaylığı ile hiçbir zaman eşleşmeyecek. Bu dosya yönetimi ipuçlarını tutarlı bir şekilde uygularsanız, bir şeyin nerede olduğunu bilmiyorsanız bile, nerede olması gerektiğini bilirsiniz - aradığınızı bulma konusunda büyük avantaj. İyi dosya yönetimi uygulamaları, işinizdeki zamanı ve paradan tasarruf etmenizi sağlar.