Adım adım Konferans Planlama Rehberi

Konferansın baştan sona organizasyonu muazzam miktarda öngörüler ve veri toplama gerektirir. Tüm süreç grubun büyüklüğüne bağlı olarak birkaç yıl sürebilir, ancak hızlı kararlar alabilmeniz için tek bir yılda başarılı bir konferans başlatmak akla uygundur.

Konferans planlama gerçekliği, herhangi bir tecrübe olmaksızın, daha önemli konulara bakarken her ayrıntıyı düşünerek çok fazla zaman kaybedebilirsiniz.

Süreci ilk zamanlayıcılar için basitleştirmek için, her belirli konuda daha detaylı incelemelerimize bağlantılar sağlayan en önemli adımları özetledik. Sonuç burada sağlam bir şablonla başlamanıza yardımcı olacak bir konferans planlama rehberidir.

1. Adım: Konferansınızın Vizyonunu Oluşturun

Her olay vizyonla başlar, ancak masrafları ölçmek ve bilinçli planlama kararları vermek için vizyonunuzu sözcüklere ve sayılara çevirmeniz gerekir. Öncelikle, temel, kim, ne, ne zaman, nerede ve neden gibi başlamak gerekir.

Devamını Oku: Etkinlik Planlama 101: Temel Ayrıntıları Hazırlama

2. Adım: Bir İş Planı Oluşturma

Konferansınız bir hibe veya kuruluş tarafından finanse edilmedikçe, paranızın nerede olduğunu harita haline getirmeniz gerekecek gelen ve ne için kullanılıyor. Bu denklemin ilk kısmı olan gelir planlama sürecinin başında hesaplanmalıdır.

Şimdi, konferansta bir fiyat koymak için katılımcılara sunmayı planladığınız konuyla ilgili bir fikrinizin olması gerekir. Güzergahınız ve hoparlör seriniz, olası kayıt yaptıranlar için satış unsuru olacaktır.

3. Adım: Salonları ve Hizmetleri Karşılaştırma

Konferansınızın ne zaman gerçekleşeceği ve kaç kişinin katılmasını istediğiniz konusunda daha net bir fikriniz olduğunda, uygun bir mekan aramaya başlayabilirsiniz.

Yer seçiminizin catering ve görsel / işitsel masraflarınızı da belirteceğini unutmayın. Bunun nedeni, çoğu konferans merkezinin ve etkinlik otelinin herhangi bir yerinde etkinlik için kendi bünyesindeki servislerini kullanmanızı gerektirmesidir.

Çoğu konferansın, bölge dışından seyahat eden konuklar için bir gecelik konaklama imkanı sağlamaları gerekecek. Bu gereklilik, mekan kararınızı etkilemek için başka bir takım düşünceler yaratır.

Devamını Oku:

• Her Mekanı Nasıl Değerlendiririz
• Yemek Yolu Kiralama İçin 10 İpucu

Adım 4: Tescil Ettirenleri İşe Alma ve Yönetme

En popüler konferanslar bile olaylarını etkin bir şekilde her koltuk doldurmak için pazarlamalıdır evde. Devam, etkinliğinizin başarısı için tek önemli faktördür. İyi katılım numaraları gelir ve sponsorluk fırsatları getirir. Kayıt yaptığınız kişi sayısı arttıkça reklam ve katılım alanlarında daha fazla talep yaratacak.Uzun öykü kısa, eğer bir kalabalık çizerseniz, her şey daha kolay yer değiştirir.

Etkinliğiniz büyüdükçe kayıt yönetimi daha zorlaşıyor. Burası bir çevrimiçi kayıt sistemi, numarayı izlemenize, ödemeleri işleme ve veri düzenlemenize yardımcı olabilir.

Devamını Okuyun:

• Online Etkinlik Kayıt Çözümleri İncelendi
• 6 Konferansınızı Çevrimiçi Olarak Pazarlamanın Düşük Maliyetli Yolları

Adım 5: Yerinde Ayrıntıları Planlama

Son olarak, iş unsurlarını organize ettikten ve uyguladıktan sonra konferansın yerinde ayrıntılarını düşünmeye başlayabilirsiniz. Buna, katılımcıların konferansa nasıl gidecekleri, her odanın genel düzenleri ve yiyecek ve içecek dağılımı da dahildir. Çoğu kişinin olay planlamasıyla ilişkili olduğu bir konferans planlamanın bir parçası budur. Tüm ayrıntıları koordine etmek için en iyi yol, misafirlerinizin yaptığı gibi güzergâhınızı incelemektir. Sorunları ortaya çıkmadan çözmek için günün her noktasında nasıl düşüneceklerini ve hareket ettiklerini resim edin.

Devamını Okuyun:

• Popüler Toplantı Alan Taban Planları
• Etkili Kayıt Tablosu İçin Fikirler
• Konferans Akışını Yönetmek İçin Tabela Stratejileri

Adım 6: Sergi Yönetim İpuçları

Konferansların tipik olarak bir sergi alanı veya sponsorların ve satıcıların ürünlerini tanıtmak için alan kiraladığı kongre katında.

Herşeyi iyi organize ederseniz, konferansınız için bu çok karlı bir fırsat olabilir. Bir sergi alanının hem zaman hem de kaynak konusunda önemli bir taahhüdün olması gerekeceğini unutmayın, bu nedenle bu formata uymadan önce birden çok tedarikçinin ihtiyaçlarını yönetmeye hazır olduğunuzdan emin olun.

Devamını Oku:

• Ticaret Fuarı İş Modelinde Gelir ve Giderler