5 Adım İşleyen Bir İş Kaydı Sistemine

Muhtemelen "Çöp Kutusu, Çöp Kutusu" ifadesini duymuşsundur. "Başlangıçta bilgisayar donanımı ve yazılımı için uygulanan bu ifade, işletmenizin mali tarafı için de çalışmaktadır. Başarmak isterseniz, çöpleri temizleyen ve size nasıl gittiğinizi görmek için doğru ve yararlı bilgiler veren bir finansal sistem oluşturmanız gerekir ve bu bilgileri ne zaman harekete geçeceğinizi bilirsiniz.

İşte basit bir finansal kayıt tutma sistemi yaratmada beş kolay adım: Yakalama, Kontrol Et, Kaydet, İnceleme, Yasası.

Önce, bilgileri ÇÖZMEYİN.

Eğer orada değilse, mevcut değildir. İşletmenizi başlatırken, her şeyi yakalama alışkanlığı kazanın, böylece otomatik hale gelir. "Yakalama" sürecin en zor ve en önemli parçasıdır; Bu, bilgi toplama alışkanlığını oluşturmak meselesidir. İşletmeniz için harcadığınız her tutarı ve satış olarak aldığınız her tutarı takip edin. Bu noktada, bilgi ile ilgili bir şey yapmakla ilgili endişelenmeyin. Yakaladığınız her şeyin (a) öğenin bir açıklaması, (b) miktarı ve (c) tarihi içermesi yeterlidir.

İkinci olarak, Bilginin Tamamlandığından ve Düzeltildiğinden emin olun.

Her iki haftada bir, her şeyi kontrol edip kontrol ederek bir saat harcayın. Sahip olduğunuz tüm bilgilerin kayıt için hazır olduğunu görmek için kontrol edin.

Tarih ve tutarı eklediğinizden ve masrafları doğru olarak kaydedebilmeniz için masrafın ne olduğuna dair yeterli ayrıntıyı belirtin. Örneğin, "kağıt, $ 3 için bir not. 55, 7/12 "yeterli bilgi olmayabilir. Gazete neydi? Bu ofis için satın aldığınız bir gazete miydi? Yoksa bilgisayar için bir kağıt mendil mi aldınız?

Her şeyi kontrol etmek için alternatif haftalar (örneğin her Cuma) sonunda kendinizle randevu için belirli bir zaman belirleyin. Çok uzun bekleme; Bunu yapmak için ne kadar beklerseniz, bilgi hatırlamak ve toplamak o kadar zor olur.

Üçüncüsü, Bilgiyi Kaydetme Bilgilerini KAYDEDİN.

Kayıt, finansal bilgilerini kullanışlı bir şekle sokmak demektir. Her şey kontrol edildikten sonra, kayıt yapmak için muhabirinize çevirin veya kendiniz kaydedin. Bunu aylık yapın. Bilgileri bir elektronik tabloya veya muhasebe yazılımına girin. Çevrimiçi yazılımın sizin için çalıştığını da görebilirsiniz, böylece siz ve muhasebeciniz hem bilgiyi görebilir hem de görüşebilirsiniz. Her şeyi her ay kaydettiğinizden emin olun, böylece inceleyebilirsiniz.

Dördüncü olarak, Bilgileri Birleştirin ve Gözden Geçirin.

Mali bilgileriniz her ay kaydedildikten sonra, dört raporu yazdırın:

• bilanço
• gelir tablosu (p & l)
• alacaklar yaşlandırma raporu ve
• borçlar raporu.

Her rapor için, geçen ayki aynı rapor bilgileri ile karşılaştırma yapın. Bu raporlardaki belirli bilgilere dikkat edin.

Son olarak, ACT, Bildiğiniz Nelere Göre.

Çoğu durumda, "ACT", her şey yoluna geldiyse hiçbir şey yapmayacağınız anlamına gelebilir.

Başka durumlarda, bir değişiklik yapma ihtimali olabilir. Bilgilerin sizi harekete geçmeye zorladığı "tetik noktaları" oluşturun. Önerilen tetik noktaları şunlardır:

1. Bilanço . Borçların her ay üç ay boyunca arttığını görürseniz (ki muhtemelen varlık ve / veya masrafların da arttığı anlamına gelir) harcamayı kısın.
2. Gelir Tablosu . Belirli bir masrafın satış yüzdesi olarak arttığını görüyorsanız, neden arttığını kendinize sorun. Artış gerekliyse, kâr seviyenizi korumak için diğer masraflardaki harcamaları azaltmak isteyebilirsiniz.
3. Alacak Hesapları Yaşlanma . Yavaş ödemeyi bırakanlara karşı iddialı olun. Borcun ödenmemesine ne kadar uzun süre izin verirseniz, o kadar az para kazanırsınız. Yukarıda tartıştığımız gibi derhal ödeme yaptığınızdan ve yavaş ödemelerinizin paranızı istemediğinizi varsaymak için bırakılmadığından emin olmak için bir koleksiyon sistemi oluşturun.
4. Satıcılar Muhasebesi . Olabildiğince çabuk ödersiniz. İndirim almak için erken ödemeyi deneyin. Tüm faturalarınızı ödeyemiyorsanız, cezalar ödemenize neden olacak veya kredi notunuzu etkileyecek olanları ödeyin. Tasarıları ödemekten bir başkası sorumluysa bile, işletme borçlarınızın ödenmesinden sorumlu olanın nihai sorumlusu sizsiniz.

Finansal sistemlere aşina olmasanız bile, bunları harekete geçirip devam ettirmelisiniz. En zor kısmı bilgiyi toplamaktır. "Koleksiyon alışkanlığı" nı oluşturduktan sonra geri kalanının onunla birlikte geleceğini göreceksiniz.

Unutmayın, CCRRA - İşletmeniz için finansal bilgileri yakalayın, 'ı her hafta kontrol edin, Kayıt ve İnceleme aylık bilgileri , daha sonra Yasası 'ı belirtiniz. Bu basit beş adımlı sistemi takip ederseniz, "çöp" ve onunla birlikte gelen sorunları en aza indirgeyeceksiniz ve maddi durumunuzu en üst düzeye çıkaracaksınız.

İyi organize edilmiş bir finansal sistem, gelecek yıllar boyunca işletmenizi finansal açıdan uygun bir yerde tutacaktır.