Başarılı Bir Para Toplama Yürüyüşü Olayının Planlanması

Özellikle kâr amacı gütmeyen dünyadaki özel etkinlik planlamacıları, açık hava toplama etkinliği düzenlemenin harika bir fikir olduğunu bilir. Bu tür etkinlikler, diğer topluluk bağış toplama fikirleri gibi, gelecek yıl yapılacak etkinliğin planlanmasını bu yılki bağış toplama etkinliği bittikten hemen sonra başlatmayı gerektirir. Olayı bilgilendirmek ve olay hala takımın zihinlerinde taze olduğunda neyin iyi geçtiğini ve nelerin geliştirilebileceğini tartışmak önemlidir.

Başarıları ve gelişmeleri tartışmak, bu özelliklerin önümüzdeki yıl etkinlik için dahil edilmesini veya geliştirilebilmesini sağlar. Böyle proaktif planlama sponsorlara değer katmaktadır. Ve kaçınılmaz olarak, tüm başarılı topluluk yürüyüşleri her yıl büyümek ve büyümek istemektedir.

Ancak, bu gibi etkinlikleri gerçekleştirmek için birincil hedef odaklı kalmak önemlidir: bağış toplama. Daha önce bir topluluk yürüyüşü gerçekleştiren etkinlik planlamacılar için planlamanın en önemli zamanlarından biri yürüyüş bittikten sonra gerçekleşir. Bir topluluk bağış toplama yürüyüşü planlama ve yürütmenin birçok yönünü öğrenmek için, Chicago Y-ME Göğüs Kanseri Teşkilatının ev sahipliği yaptığı Anneler Günü Etkinliği'ne sahne arkasında bakmak istiyoruz.

Y-ME Anneler Günü Meme Kanseri Fırsatı Yürüyüşü

Y-ME, 1979'da iki meme kanseri kurbanı tarafından kuruldu. Göğüs kanseri hastaları için Hotline programı.

Program, eğitimli akran danışmanlarından oluşan göğüs kanseri mağdurlarına ait yalnızca 24 saat ücretsiz ücretli hattıyla ün kazandı. Ancak organizasyon ayrıca Anneler Günü'nde programlarını ve hizmetlerini destekleyen bir yıllık bağış toplama yürüyüşü düzenledi. Geri 2007'de, Y-ME, 12 ilden yaklaşık 43, 000 yürüyüşe sahip olan 7 milyon dolardan fazla artırdı.

2008'e kadar 15 şehir katılmıştır. Maalesef, Y-ME 2012 yılında kapısını kapadı ancak yıllık bağış toplama aracının mirası kâr amacı gütmeyen etkinlik planlamacıları için büyük bir vaka çalışması olarak kaldı.

Y-ME'nin hayırseverlik başarısı, planlamaya yönelik organize bir yaklaşımdan kaynaklanıyor olabilir ve öncelikle en önemli hedefleri göz önünde bulundurmalıdır. Örgütün özel etkinliklerin eski direktörlüğü görevini yürüten Liz Klug, 2007'de rekorlarını kırdıktan sonra şunu söylemişti: "Planlama sürecinde çeşitli zamanlarda bir planımız var. Bu nedenle, başarılı olduğumuzdan emin olmak için zaman içindeki en kritik noktaları tanıtmak için gerekli adımları atacağız. Örneğin, ilk kez bir etkinliğe ev sahipliği yapabileceğimiz bir şehirde, insanların geri gelmesini isteyecekleri harika bir mekan ve yere sahip olduğumuzdan emin olmaya odaklanmalıyız. Yolda hangi kahve dükkanlarına odaklanabiliriz ki broşürleri bırakacağız."Klug ve Y-ME etkinlik planlama ekibinin böylesine başarılı bir etkinliği nasıl organize ettiğine bir göz atalım.

Planlama Adımı 1: Sayıların Analizi

Bir topluluk yürüyüşü veya benzeri bir etkinliğe ev sahipliği yapmak, birkaç farklı kurucu hedefi bir araya getirmeyi gerektirir, ancak nihai olarak, etkinliği barındıran dernek veya yardım derneği, davaları için para toplamak için bunu yapar.

Bu nedenle, bir sonraki etkinliği planlamanın ilk adımı olay sona erdiğinde gerçekleşir ve bu çalışmaların çoğu "sayıları" çevreler.

"Etkinlik bittikten sonra sayıları yakından inceledik", Liz Klug , "Bu yılki önceki yılla karşılaştırdık. Katılımcı deneyimine baktık. Sponsorluk kategorilerini değerlendirdik. Olaylarla ilgili hemen gönderilen e-postalara yanıt verdik. "Etkinlik planlamacıları, bu yılki etkinliğe katılanların gelecek yıl da devam etmesini sağlamak için acil adımlar atacaklar.

Klug da ayrıntılara indi. Değerlendirmelerinde, katılan gönüllü sayıdan dağıtılan t-shirt sayısına kadar her şeye baktı. Daha sonra önümüzdeki yıl için daha fazla veya daha az ihtiyaç duyup duymadığını sordu.

Planlama Zaman Çizelgesi

Bir topluluk bağış toplama yürüyüşü organize edenler için, çeşitli zamanlarda hangi adımların atılması gerektiğini bilmek önemlidir.

Birçok kar amacı gütmeyen kuruluşun, etkinliğin başarısı için çok sayıda personel ve gönüllü komite üyesi bulunmuyor. Ancak plancılar, etkinliği halka açık takvimde görmek için bir belediye başkanının ve kamu işleri departmanının yanında sıkı çalıştıklarından emin olmalısınız.

Klug, geçen yılın sayılarını analiz ettikten sonraki ilk adımın şirketin işe alımına odaklanılmasını önermektedir. Etkinlik yeni bir program değilse, gelecek yıl yapılacak etkinlik için kurumsal desteğin kazanılması, bu yılki etkinliğin bitiminden hemen sonra önemlidir. Klug, "Etkinliğin tamamlanma raporunu teslim ettiğimizde sponsorlukların yenilenmesine odaklandık" dedi.

Kurumsal sponsorları tanıma

• Yürüyüş takımı programlarını geliştirme
• Etkinlik etkinliklerini belirleme
• İşe alıma başlama
• Etkinlik lojistiğini bitirme
• Olayı tutun
• "Teşekkür ederim" etkinliğini bekleyin
• Sonraki olayı değerlendirin ve başlatın
• Y-ME, lojistik gereksinimlerinin çoğunu yerine getirebilmek için bir dış lojistik firması kiralayacaktı. Fakat en yararlı şeylerden biri çevrimiçi bir kayıt sistemi uyguluyordu.

Online Kayıt Sistemi Başarı Ödülü

Y-ME, webin çevrimiçi kayıt işleminde önemini çok yakından öğrendi ve o zamandan beri teknolojinin çevrimiçi kayıt ve para toplama amaçlı kullanımı için şiddetle savundu.

2003 yarış web sitesi olarak hizmet etmek için çevrimiçi kurucu ilişki yönetim sistemine yatırım yaptık. Bu tür bir sistem, gönüllülerin bağışlar ve diğer katılımlar için kişisel itirazlar oluşturması için kişisel bir web sitesi olarak hizmet etmektedir. Tek bir veritabanına bilgi aktarır ve üyelerini teşvik etmek için takım kaptanı yürüyüş için bir araç olarak hizmet eder.Sonuçlar mükemmeldi.

Çevrimiçi katılımcılar 4000'den 11.594'e çıktı. Online bağışlar 5.000'den 19.650'ye yükseldi. Y-ME ekibi, 2 $ 'ya ulaşmaya katkıda bulunduğuna inanıyordu. 35 milyon hedef ve teknoloji olarak idari maliyetleri yaklaşık 20 $ düşürdü. 000.

Bu tür bir sistem, bir organizasyonun, yarış gününün ötesinde bileşenleri takip etmeye ve devam etmesine olanak tanıyan önemli bir iletişim aracı olarak da hizmet edebilir.

Yarış Günü Zaman Çizelgesi

Topluluk yürüyüşleri sabah sıklıkla planlanıyor. Tabela ve yerin karmaşıklığına bağlı olarak, etkinlik için kurulum genellikle etkinlikten bir hafta önce başlayabilir ve çoğu etkinlik yürüyüşten birkaç gün önce gerçekleşir.

Y-ME, yıllık bağış toplama etkinliğini planlarken, ekip genelde yürüyüş yürüdükleri alanı sınırlamaya çalışacak ve böylece belirli işlemleri tamamlamak için önemli bir kaynak zamanı gerektirmeyen kapatma gibi görevleri yerine getirecektir aşağı sokaklarda. Onların yürüyüşü genellikle rekabet dışıydı, bu nedenle daha rekabetçi bir yarış ortamı için ihtiyaçları göz önüne almamalarına da yardımcı oluyor.

Yarış gününün programının kendisi genelde aşağıdaki gibi akıyordu:

Etkinlik Planlama Ekibi Geliyor (Yürüyüşden 5 saat önce)

• Gönüllü Check-In (yürüyüşten 2 saat önce)
• Sponsor Check- Giriş ve Kurulum (yürüyüşten 2 saat önce)
• Kayıt başlar (yürüyüşten 1.5 saat önce)
• Başlangıç ​​Hattı Kurulumu (yürüyüşten 30 dakika önce)
• Açılış Törenleri (yürüyüşten 10 dakika önce) < Ana Sahne Eğlence Başlıyor (yürüyüş başladıktan 1 saat sonra)
• Resmi Ana Aşama Açıklamalar (yürüyüş bittikten sonra, 1.5 saat işaretinde)
• Program Resmi olarak Bitir (yürüyüş başladığında 3 saat sonra)
• Olay Hatası Başlıyor (Olay resmi olarak bittikten sonra)
• Topluluk Yürüyüşü veya Koşuyu Planlama İpuçları
• Topluluk sahibi olma veya ilk kez koşma ile ilgilenen kuruluşlar için Klug, başarılı bir olay.
• Bağlı gönüllüler, sponsorlar veya büyük ekip dahil olmak üzere sıcak yollarla başlayın. Ölçülebilir sonuçları tanımlayın.

En iyi uygulamalarınızı ve iyileştirme alanlarını belirlemek için şehrinizdeki / konumunuzdaki rakip etkinlikleri değerlendirin.

Gerekli izinleri ve etkinlik lojistiğinizi görüşmek için şehir belediye başkanları ve park bölgeleriyle birlikte çalışın: zaman, yer, katılımcı sayısı. Bu toplantılara hazır olduğunuzdan emin olun.

• Bütçenizi anlayın ve işletme masraflarınızı yeni bir etkinlik için% 25-30 seviyesinde tuttuğunuzdan emin olun. Bazı yardım kuruluşları, toplam masrafların% 15-20'sinde çalışacaklardır.
• Etkinliklerinizin faaliyet giderlerinin% 100'ünü emniyet altına alacakları sponsorları sağlayın.