ÖNleyebileceğiniz Büyük Olay Planlama Hataları

Olay planlamacılarının yarattığı ürün hassas ve kısa sürer. Olaylar çeşitli koşullardan olumsuz etkilenebilir ve hasar yapıldıktan sonra genellikle "tekrar denemek" mümkün değildir. "Planlamanın ayrıntılara böyle bir bağlılığı gerektirmesi nedeni budur. Küçük bir hata, iyileşmek zor bir zincirleme reaksiyon ortaya koyabilir. Aşağıda 5 hatanız var, bu yüzden bunları önlenebilir felaket kontrol listesine eklediğinizden emin olun.

Yeterli Kurulum Süresine İzin Vermiyor

Bir etkinlik hazırlarken her zaman zamana karşı bir yarış var, ancak her şeyi yerine getirmek için ne kadar zaman harcamanız gerektiğine dair bir tahmininin olması gerekir. Hiçbir şey, ilk konuk geldiğinde yaklaşık çalışan bir odaya sahip olmaktan daha kötü görünmüyor. Hedef, kapıların açılmasından önce en az 15 dakika herşeyin ayarlanması olmalıdır.

İstemcilerle Bir Walkthrough Planlama Değil

E-tablolar, e-postalar ve ziyafet olay emirleri, bir olayın detaylarını iletmek için mükemmel araçlardır. Bununla birlikte, yalnızca bu vesileyle ilgili bir resim boyamak için belgelere dayanmak göz ardı edilmesine neden olabilir. Daha iyi strateji, mümkün olduğunca müşterinizle birlikte güzergahı dolaşmaktır. Her anı ve ayrıntıyı, sanki olay önünüzde oluyormuş gibi tartışın.

Satıcılarınızı Onaylamayı Unutmak

Ortalama bir etkinlik satıcınız birçok farklı kategoride birden çok müşteriye hizmet veriyor.

Kısacası, bunun anlaması gereken çok şey var demektir. Kurulum saatinden 48 saat önce her zaman tüm satıcılardan bir sözlü veya e-posta onayı almak istersiniz. E-posta genellikle daha iyi çünkü beklentilerinizi açıklayabilir ve onlardan yazılı olarak yanıtlamalarını isteyebilirsiniz.

Rakip Olaylara Bakmak

Eğer şimdiye kadar "gürültülü komşusu" yaşadıysanız, o zaman bu durumların ne kadar dikkat dağıtılacağını zaten biliyorsunuz demektir.

Mekânınızdaki diğer olaylara karşı mücadele etmek büyük bir zorluk olabilir, bu nedenle bu senaryoyu mekan yönetimi ve müşterilerinizle önceden görüşmeniz gerekir. Aynı ortak alanları ve kamu kaynaklarını kiminle partinizle paylaşacaklarını öğrenin ve bir sorun haline geldiklerinde gürültüye ilişkin sorunları çözmek için yetkili olanların kim olduğunu belirleyin.

Acil Durum Planı Olmuyor

Kötü hava şartları veya mekanınızın kapanması durumunda etkinliğinize ne olacak? Bunlar planlamak kolay şeyler değildir, ancak gösteri gününde yönetilememektedirler. Olasılık önlemi için ihtiyati olma stratejinizi en az 2 hafta önceden çizin. Etkinliği iptal etmeyi planlı olsanız bile, tüm misafirlerinizle iletişime geçmek için düzenli bir yöntem gerekir.

Etkinlik Gününde Yeterli Yardım Vermiyor

Etkinlik bütçelerini dengelemeye çalışırken işçilik maliyetleri daima bir sorundur. Bu söyleniyor, el yardımcı kısa düşüş bütçeye gitmekten daha büyük sorunlara neden olabilir.Etkinlik planlayıcısı iseniz kendiniz her şeyi yapmayı bekleyemezsiniz. Çalışanları, satıcıları ve ayrıntıları koordine etmek, sizi tek başına tutmak için yeterlidir. Ek işçiler kiralamak için birkaç yüz dolar harcamaktan korkmayın çünkü bir zamanlar hareket edemeyeceksiniz.

Paket Listesi Kullanılmıyor

Yerinde olmayan bir olayın yönetilmesi genellikle geniş bir malzeme listesi gerektirir. Elbette, genellikle bu malzemeleri tüm siparişlerinize almak birkaç hafta sürer, ancak mekana asla gelmediklerinde hiçbir şey yapmazlar. Bir ambalaj listesi, arabaya yüklemeniz gereken şeyleri anında tazelemenizi sağlar. Elbette, mekanda ödünç olacak kalemleri ve kasetleri bulacaksınız, ancak ad etiketlerini veya dizüstü bilgisayarınızı unuttuğunuzda ne olacak? Bir paketleme listesi yapın ve ayrılmadan önce iki kez kontrol edin.

İyi haber, bu olay planlama hataları kolaylıkla önlenebilir niteliktedir. Aslında, bu makaleyi yazdırabilir ve ne yapmamamız gerektiğinin bir hatırlatıcısı olarak hizmet vermek üzere yayınlayabilirsiniz. Unutmayın, önleme her zaman iyileşmeden daha kolaydır!