Küçük İşletme Toplantılarını Planlama İpuçları

En küçük işletme toplantıları bile, ilgilenen herkes için tüm ihtiyaç ve hedeflerin karşılandığından emin olmak için uygun planlamayı gerektirir. Verimliliği sağlamak için ayrıntıların çatlaklardan kaymasını önlemek için takip edilmesi gereken bir operasyon düzeni vardır. Aşağıda, bir sonraki küçük toplantıyı planlamak için izlenecek 8 önemli adım var.

Konunuzu ve Konumunuzu Seçin

Bu adım, kitlenizin başka herhangi bir şeyden önce bilmek istediği iki değişkeni temsil etmektedir.

Toplantının "nereden ve neden", kimin davet edileceğini ve katılmayacaklarını anında etkiler.

Seçtiğiniz mekan, genel toplantıyı etkiler ve etkinliği planlarken yapmanız gereken diğer kararları insana etkiler.

Katılımcıları Tanımla

Odaklı ve verimli bir toplantı yürütmenin büyük bir bölümü dikkati dağıtmadan kaçınmaktır ve bu davetiyeleri en iyi karar vericilere sınırlamak demektir. Kurum kültürüne ilişkin tüm tarafları iletişimi içine almaya yönelik bir eğilim var, ancak önemsiz tartışmalarla ilerlemeyi yavaşlatabilecek iş ortaklarından vazgeçerek üretiminizi artırabilirsiniz. Oy kullanmayan katılımcıları davet etmek yerine, kilit katılımcıları toplantıya gelmeden astları ile konuşmaya teşvik edin.

Üç Tarih ve Saat Sunun

Her katılımcının durumu hakkında nasıl araştırma yaptığınız konusunda dikkatli olun. Toplantılarınız için karşılıklı faydalı bir tarih belirleme konusunda "Pandora'nın kutusu" konularının açılması kolaydır.

Bunu önlemenin bir yolu, birkaç tarih ve saat sunmak ve daha sonra hangisine en çok çalıştığını her kişiye sormaktır. Şanslıysanız, tarihlerden biri herkes için eşleşecektir. Değilse, aşırılıklara, çoğunluğa uyum sağlamak için takvimlerini ayarlayıp ayarlamayacaklarını sormaya çekinmeyin.

Bir Yol Programı Oluşturun

Toplantının her bölümünde kim lider olacak konularla birlikte hangi konular tartışılacağına dair bir çizelgenin olması çok önemlidir.

Planlayıcıların, doğru bir güzergah oluşturmak için üst düzey yöneticilerden tavsiyeler almaları gerekebilir. İlk taslak tamamlandığında onay için gruba gönderilmelidir.

Tanıtım İhtiyaçlarını Tartın

Fikirleri gruba sunmak için birçok farklı yol var ve her planlanan konuşmacı kendi tercihine sahip olacak. PowerPoint işlevselliği, internet erişimi ve beyaz tahtalar, yalnızca ayarlamanız gereken bileşenlerden bazılarıdır. Bu ayrıntıları talep etmek için proaktif olun ve toplantının birkaç gün öncesinden onaylamak için takip edin.

Yemek Programı Programı

Küçük toplantılar için yemek sipariş etme anahtarı menüyü işlevsel kılmaktır. Yemeklerin elinizin altındaki herhangi bir alana müdahale etmesini istemiyorsanız, mümkünse aşırı resmi yemeklerden kaçının.Oturmalı bir öğle yemeğine ihtiyaç duyarsanız, katılımcıların mümkün olan en kısa sürede toplantıya geri dönebilmesi için yemek için bitişik bir oda ayırmaya çalışın.

Son Ayrıntılarını Gönder

Etkinlikten yaklaşık yedi gün önce, güzergahın son bir kopyasını ve ayrıntılarını her katılımcıya göndermek istiyorsunuz. Bu, gün için sipariş edilen her şeyi içermelidir. Ayrıca yol tariflerini, park bilgilerini, oda numaralarını ve acil durum bağlantılarını da içerir.

Yöneticilerle çalışıyorsanız, idari asistanlarını e-postayla da kopyalayın.

Toplantı Günü

Toplantı planlayıcısı olarak, etkinliğin başarıyla başlatıldığından emin olmak sizin işinizdir. Tabii ki, odayı incelemek ve yemek hazırlama ve A / V koordinatörleriyle buluşmak için erken yerinde gelmek isteyeceksiniz. Konuma bağlı olarak, herkesin odaya gitmesini sağlaması için tabela göndermek isteyebilirsiniz.

Ve sizde başarılı bir küçük toplantıyı planlamak için nispeten basit sekiz adım var.

Her adımı uygulamak açıkça sizin için zaman ve gayret gerektirir, ancak planlarınızı katılımcılarla paylaşmak yarısıdır. Toplantıdan ne bekleyeceklerini bilen kişi sayısı ne kadar fazladır, işe başlamak için daha hazır olacaklardır.