İDari Asistan veya İcra Sekreteri

Her iki yönetici sekreteri ve idari asistanlar bir veya iki yöneticiye veya yöneticilere gelişmiş idari destek sağlarlar. Ancak bu ofis pozisyonlarını daha bürokratik ve rutin ofis işlerinden ayıran şey onlarla ilgili sorumluluk ve gizlilik düzeyidir.

Temel ofis işlevlerine ek olarak, idari asistan ve idari sekreter, rapor yazma veya hazırlama, toplantıları organize etme ve planlama, gelen iletileri gözden geçirme, önemini belirleme, yönetim kurulu toplantılarına ilişkin gündem hazırlama, seyahat düzenlemeleri yapma, toplantıyı derleme gibi görevlerden sorumludur. araştırma yürütmek, yazışma hazırlamak ve küçük düzey ofis çalışanlarını denetlemek ve eğitmek.

Giriş Düzeyinde İdari Asistan

• İdari Asistan
• Üst Düzey İdari Asistan
• Yönetici Sekreteri
• Kıdemli Yönetici Sekreteri
• Ofis Müdürü
• Kıdemli Ofis Müdürü

Not: Yasal ve tıbbi asistan pozisyonları oldukça farklıdır ve çalıştıkları mesleğin gerektirdiği özel eğitim gerektirir.

İdari Görevliler ile Yönetici Sekreterleri Arasındaki Farklar

Yönetici sekreterlerin ve idari asistanların rolü önemli ölçüde çakışmaktadır ve rollerdeki farklılıklar kuruluşa göre değişiklik gösterebilir. Bazı durumlarda, yürütme sekreteri, toplantı planlaması, seyahat planlaması, yazılı iletişim ve hatta defter tutma gibi bir yönetici veya yöneticilerin daha idari görevlerine odaklanır. Bir idari asistan, daha fazla işletme operasyonu görevi üzerine yoğunlaşabilir ve bazı kapasitelerde daha fazla liderlik rolünü üstlenebilir, toplantılar veya konferanslar için gündem oluşturabilir, bütçeleri yönetebilir ve satıcı fatura işlemlerini üstlenebilir.

İdari asistanlar, bazı durumlarda, işletme faaliyetlerini yönetmenin kritik olduğu durumlarda daha uzmanlaşmış bir eğitime ihtiyaç duyabilirler.

Temel İş Becerileri

Hem yönetici sekreterler hem de idari asistanlar, her iki rolü de önemli olan temel iş becerileri setine sahiptirler. Bunlara istisnai örgütsel beceriler, mükemmel yazılı ve sözlü iletişim becerileri yanı sıra detay ve profesyonele güçlü bir özen dahildir.

Microsoft Word, Excel ve PowerPoint gibi yazılım özelliklerinin yanı sıra QuickBooks gibi muhasebe araçlarını da içeren ofis otomasyon araçları ile teknik yeterliliğe sahip olmalıdırlar.

İdari Asistan veya Küçük Ofisdeki İcra Sekreteri

Küçük bir ofiste idari asistanın veya yürütme sekreterinin sorumlulukları genellikle çeşitli ofis personeli tarafından yürütülür.Bazı işler aslında şirketin yöneticileri tarafından yapılabilir ve idari asistanın veya yürütme sekreterinin görevleri, daha küçük organizasyonda ihtiyaç duyulan daha geniş sorumluluk çeşitlerini kapsayabilir.

İdari Asistan veya Orta Ofisdeki Yönetici Sekreteri

Bir şirketin büyüklüğü arttıkça, oldukça örgütlenmiş ve çok çeşitli görevleri yerine getirebilen bir kişiye olan ihtiyaç artar. Bu, gerçekleştirilen iş için yüksek derecede gizlilik ve bütünlük gerektiren şirketleri yöneten yöneticiler için özellikle geçerlidir.

İdari Asistan veya Büyük Ofisdeki Yönetici Sekreteri

Büyük bir büro için birkaç idari asistan ve / veya idari sekreter olması yaygın bir husustur. Bu şirket büyüklüğünde, şirketin yöneticilerine hizmet eden personeli koordine eden bir ofis müdürüne ihtiyaç duyulmaktadır.

Bazı durumlarda, toplantı düzenlemeleri, zaman çizelgesi ve diğer önemli organizasyonel görevlere yardımcı olması için idari asistan uzun iş gezileri ile birlikte yürütücüye eşlik edecektir.