İş Telefonu Sistemi Nasıl Satın Alınır?

Çoğu kuruluş için tek en önemli ofis ekipmanı telefondur. İş sınıfı telefon sistemleri genellikle birkaç bin dolara malolur ve sistemin boyutundaki artış ve istediğiniz özelliklerin sayısıyla orantılı olarak artar.

Burada ele alınan işletme sınıfı telefon sistemleri on kişi veya daha fazlası olan ofis içindir.

Neye ihtiyacınız olan Özellikler

İşinize değer katan ve işinizi dünyaya bağlayan özellikler telefon sisteminin toplam maliyetini artıracaktır.

Bir telefon sisteminin satış elemanı size tüm çan ve ıslıkları satmaya çalışacaktır (işi budur), ancak her bir özelliğe bakmanız ve işinize değer katmayı veya paradan tasarruf etmeye karar vermeniz gerekir.

Temel Özellikler

Bir iş telefon sisteminde kullanılabilen daha yaygın özelliklerden bazıları. Her marka farklıdır, bu nedenle satış elemanından seçeneklerin tam bir listesini isteyin.

Otomatik görevli , genellikle, arayanları arama görüşmelerini yapmak için bir seçenek listesi (örneğin, "Satıştaki biriyle konuşmak için 3 tuşuna basın") sunarak bir resepsiyonist yerine geçer. Ayrıca, arayanlar doğrudan bir partinin uzantısını çevirebilir.

• Konferans Özellikleri , bir konuşmada paylaşılacak iki veya daha fazla uzantıya izin verir. Genellikle varsayılan ikisidir. İkiden fazla isterseniz, maksimum katılımcının sayısını sorun. Bazı sistemler yalnızca dahili abonelere konferans yapılmasına izin verir. Dış konferans aramalarına ihtiyacınız varsa, bunu da sorun.
• Otomatik Dizin , arayanın adının ilk birkaç harfini girerek bir çalışan uzantısına bakmasına izin verir.
• Sesli Posta , mesajların kullanılamayan çalışanlara veya telefona bırakılmasına olanak tanır. Bazı sistemler, sesli posta mesajlarını bir çalışanın e-postasına iletebilir ve ayrı üçüncü taraf sesli posta ekipmanlarının ekipmanlarıyla iletişim kurmasına izin verebilir. Fiyatlandırma yöntemine bağlı olarak bu size para kazandırabilir.
• Arama Bekletme , kullanıcı başka konularda konuşurken bir görüşmeyi bekletme olanağı verir. Genellikle sistemle birlikte verilir.
• Çağrı Yönlendirme , kullanıcıya tüm aramaları başka bir aboneye veya telesekretere geçici olarak iletme olanağı verir.
• Hızlı Arama sıklıkla kullanılan telefon numaralarını kaydeder ve kullanıcıya bir düğmeye basarak veya iki tuş ile basmasını sağlar. Sık aranan numaralar için kullanışlı bir zaman kazandırıcı.
• Yeniden arama , son numaranın bir düğmeye dokunarak yeniden çevrilmesine izin verir.
• Çağrılama , bir kullanıcının çağırmak veya duyurular vermek için bir genel seslendirme sistemi üzerinden konuşmasına izin verir.
• Beklemedeki Müzik , arayanlara beklerken dinleyecekleri bir şey verir. Şirketinizi tanıtan müzik veya önceden kaydedilmiş mesajlar olabilir.
• Yedek Gücü , elektrik kesintisi durumunda 10 ila 60 dakika arasında alternatif bir elektrik kaynağı sağlayacaktır.

Gelişmiş Özellikler

Gelişmiş özellikler, toplam sisteme önemli bir maliyet katacak ve sistemin ömrü boyunca süregelen bir maliyet ekleyecektir. Bununla birlikte, bu azaltılmış müşteri hizmetleri ve getirdikleri zaman kazandıran avantajlarla telafi edilebilir.

• Uzaktan Konum özelliği, yalnızca dahili bir dahili numara çevirerek, uzaktaki çalışanlara veya küçük uzak ofislere basit bağlantılar kurmasını sağlar.
• Find Me / Follow Me kullanıcıların telefonlarını talep üzerine başka bir telefona, cep telefonuna, ev telefonuna, sekreterliğine iletmelerine izin verir.
• Bilgisayar Telefon Entegrasyonu (CTI) telefon sisteminin Bir bilgisayar sistemi ile etkileşim kurmak. Örnekler, bir kullanıcının ekrandaki bir telefon numarasını tıklama ve telefon sisteminin otomatik olarak numarayı çevirme yeteneğini (yanlış numaraların azaltılması ve zaman kazandırılması) içermektedir; ya da bir müşterinin telefon numarasını bir bilgisayara çağırdıklarında, müşterinin hesabını çekip telefona cevap vermeden önce çalışanın ekranında görüntülerlerken geçirirler. Bu seçenek çok pahalı.

Sistemin Ne Kadar Büyük Olması

Yanıtlamanız gereken bir sonraki soru, telefonların nerede olmasını istediğinizdir. Aşağıdaki liste bir telefon uzantısını bulmak isteyeceğiniz yaygın yerleri tanımlamaktadır:

• Resepsiyonist
• Her ofis
• Faks makinesi
• Kredi kartı terminalleri, veri bağlantı noktaları
• Konferans odası
• Mağaza / depo katı
• Genel alanlar (bekleme odası, koridorlar, giriş yolları vb.)

Ardından kaç tane simültane telefon görüşmesinin ofise gelip çıkacağını belirlemelisiniz. Herhangi bir anda gelen ve giden aramalar toplamı, ihtiyacınız olan satırların (veya gövdelerin) sayısıdır.

Ortak yapılandırmalar 3, 8, 12, 16, 24 veya 48 satırdır. Daha büyük sistemlerde genişleme yuvaları bulunur, böylece daha sonraki bir tarihte daha fazla satır ekleyebilirsiniz. Gelecekteki büyümeyi hesaba katmayı unutmayın (% 25 nadir değildir). Önemli: Bunu göz ardı ederseniz, tüm hatlar kullanımdaysa, arayanlar yoğun bir sinyal alacaktır.

Bir Telefon Sistemi Satıcısı Bulma

Bir satıcı bulmak zor değildir. Öncelikle, size yakın bir bayi bulmak için Web'de "Telefon Ekipmanları ve Sarf Malzemeleri" arayabilirsiniz.

Ticaret ve ofis teknolojisi fuarları da başlamak için iyi yerlerdir. Sadece satışları karşılamakla kalmayıp insanları desteklemekle kalmayacaksınız, aynı zamanda bir sistem denemek mümkün olacak.

Sonunda, en iyi yol etrafında sormaktır. Ofise bir iş sahibi olduğunuzu bildiğiniz kişilere sorun. Ayrıca sağlanan ekipmanın ve hizmetin seviyesinin değerlendirmesini de alabilirsiniz.

Toplam Maliyetin Hesaplanması

Sistemin toplam maliyeti aşağıdaki bileşenden oluşacaktır:

• Ana Ünite / Sistem , tüm telefon altyapısını kontrol eden birimdir.Maliyet sahip olduğunuz özellik sayısına, işleyebileceği telefon setinin sayısına ve telefon şirketinden gelen hat sayısına bağlıdır.

• Ahize / Masa Setleri , masalarda oturan veya duvara asılmış birimlerdir. Birkaç farklı stilde, yetenekte ve fiyatta gelirler. Fiyatlar 70 $ ile 1 $ arasında değişebilir. Örnekler: Temel (en ucuz), Orta Düzey, Executive / Üstün, Resepsiyonist Takımları (en pahalı) ve Konferans Masası Birimleri. Diğer seçenekler arasında ahizesiz kulaklık ve kablosuz bağlantılar yer alıyor. Çoğu ahize tescillidir ve yalnızca o üreticinin temel bir sistemi ile çalışır. Varolan bir telefon sistemini değiştiriyorsanız, yeni markaların tümünün maliyeti (markaları değiştirirseniz), sahip olduğunuz tek uygun fiyatlı yeni bir modele yükseltme yapabilir.

• Kablolama , organizasyonun kan damarlarıdır ve marjinalize edilmemelidir. Bir ofis kuruyorsanız, gelecekte bir telefona gereksinim duyacağınızı düşündüğünüz herhangi bir alana ekstra kablolama ve prizler kurun. Daha sonra dönüp tavanlara ve duvarlara delik açmak zorunda kalırsanız, maliyet maliyetin bir kısmını oluşturacaktır. Mevcut kablolarla birlikte bir binaya kuruyorsanız, sözleşmeyi imzalamadan önce satıcının kablo bağlantısını uyumluluğunu kontrol ettirmesini isteyin.
• Kurulum ve Başlangıç ​​Konfigürasyonu projenin en çok zaman alan kısmı olacaktır. Telefon sistemleri sağdan-başa çıkılarak çalışmaz ve muhtemelen eğitimli bir teknisyen tarafından kurulup ilk olarak yapılandırılması gerekir. Kalkmak ve mümkün olduğunca çabuk çalışmak için, bunun sözleşmeye dahil edildiğinden emin olun. Müzakere edilebilir diğer seçenekler, bakım, gelecekteki değişiklikler ve çalışanlar için eğitim.

Nihai Kararı Verme

Son karar omuzlarına dayanır. Telefon sistemi satış görevlileri agresif olabilir, ancak siz "müşteri" olduğunuzu ve sorumlu olduğunuzu unutmayın. İstediğiniz sistem için en iyi fiyatı elde etmek için, gereksinimlerinizi birçok şirkete sunun ve projede teklif vermelerine izin verin. Yukarıda özetlenen tüm alanları kapsayan ayrıntılı bir teklif aldığınızdan emin olun.

Bir elma ve elma karşılaştırması yapmayacaksınız, bu nedenle, özelliklerin maliyetinin ayrı olarak listelenmesini isteyin (veya bir paket paket olarak dahil ediliyorsa ayrıntılı). Bu, fiyatlardaki farklılığın nedenini belirlemenize izin verecektir. Açık bir liderden hâlâ emin değilseniz, mevcut bir müşterinin sitesinde bir demo görmek isteyin. Son olarak, teklifleri karşılaştırın ve ihtiyaçlarınızı karşılayan, büyümeye izin veren ve en önemlisi en rahat hissettiğiniz olanı seçin.